Outre les Québécois anglophones et francophones, notre environnement multiculturel accueille des enseignants, des employés et des étudiants originaires de plus de 90 nations différentes du monde entier.
Notre établissement s'engage à assurer une représentation au sein de sa communauté. Le Cégep Vanier accueille les candidatures des membres des minorités visibles, des minorités ethniques, des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées, des personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que d'autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. L'établissement maintient son engagement pour l'excellence en éducation et reconnaît que l'augmentation de la diversité de son personnel contribue à cet objectif.
Titre d’emploi: Agent ou agente de soutien administrative, classe I
Numéro de référence: S-23-24-3279
Catégorie d’emploi: Soutien
Direction: Direction d’études
Services: Systèmes académiques – Registraire
Superviseur: Johanna Cosentino
Statut d’emploi: Régulier à temps plein
Durée du contrat: Permanent
Lieu du travail: Cégep Vanier
Horaire:Du lundi au vendredi, 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Début de l’affichage:28 mars 2024
Fin de l’affichage:12 avril 2024 à 17h00
Échelle salariale: $22.36 - $25.00
Date de début: 6 mai 2024
Description:
Sous la responsabilité du coordinateur des admissions et du soutien aux systèmes, l'agent(e) administratif assume des responsabilités de bureau et de secrétariat au sein du bureau des admissions et du bureau du registraire.
Plus précisément, mais sans s'y limiter, l’agent(e):
• Prépare des modèles et produit de la correspondance, des formulaires, de la saisie de données, des notes de réunions et diverses demandes concernant le bureau des admissions;
• Fixe et coordonne les rendez-vous pour les candidats et les étudiants potentiels;
• Met à jour le site Web du bureau des admissions de Vanier;
• Organise et fait passer les tests d'évaluation selon les besoins;
• Vérifie l'exactitude de toutes les demandes de transfert de programme, saisit les codes de verdict d'admission et envoie les lettres en conséquence;
• Répond aux demandes de renseignements du public, par téléphone, par courriel, par MIO et au comptoir, concernant tous les programmes du collège, les conditions d'admission, les prérequis des cours ou des programmes, les procédures de demande d'admission, l'état du dossier, les processus d'admission, les questions relatives à la résidence au Québec, toutes les politiques et procédures académiques et toutes les autres questions liées au bureau des admissions;
• Répond aux courriels du bureau des admissions et les redirige, si nécessaire, vers le personnel approprié du bureau des admissions et/ou les départements du collège Vanier;
• Répond aux demandes de renseignements sur les activités liées aux admissions provenant d'autres employés du Collège Vanier;
• Effectue la saisie de données, la numérisation de documents pertinents et maintient à jour les données dans les systèmes pédagogiques (Clara/Omnivox);
• Maintien de l'exactitude de l'information sauvegardée dans les dossiers communs sur le réseau O;
• Est responsable de la distribution précise des informations et du matériel promotionnel à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise;
• Participe à tous les processus liés à la correspondance des documents au sein du département;
• Participe à tous les processus liés à l'envoi des lettres/paquets d'admission et du matériel connexe;
• Vérifie les dossiers des étudiants/candidats pour s'assurer qu'ils disposent d'une preuve de résidence et d'autres documents/informations requis, demande et met à jour les données des étudiants/candidats, le cas échéant, et classe les documents de manière appropriée;
• Participe au processus d'inscription, le cas échéant;
• Participe à la formation du personnel;
• Aide au traitement des équivalences de cours et des transferts de programmes;
• Remplace d'autres membres du personnel du bureau des systèmes académiques et du registraire, le cas échéant;
• Participe aux activités du bureau du registraire en fonction des besoins.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Classification: Agent ou agente de soutien administrative, classe I
Horaire: Du lundi au vendredi, 8h30 jusqu'à 16h30 (35 heures par semaine)
Qualifications:
• DEP avec une spécialité appropriée ou un DES, ou un diplôme ou une attestation reconnue comme équivalente;
• Au moins une (1) année d'expérience pertinente.
Qualifications:
• Très bonnes compétences en communication orales et écrites en anglais (à tester);
• Très bonnes compétences en communication orales et écrites en français (à tester);
• Capacité à travailler avec précision à partir d'informations détaillées (à tester);
• Capacité avérée à travailler de manière autonome et en équipe;
• Connaissance de base de Word et d'Excel (à tester);
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle et de communication;
• Connaissance de base de Clara, Omnivox, Socrate, SRAM et de tous les autres systèmes pédagogiques après une formation appropriée.
$22.36 - $25.00
