Entrée en fonction: dès que possible
Durée: indéterminée
Lieu de travail: Services éducatifs du Centre administratif (Saint-Félix-de-Valois)
Horaire: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30
NATURE DU TRAVAIL
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents, dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.
Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
Elle sera également responsable de l’accompagnement des professionnels lors de l’embauche. L’organisation des rencontres, la gestion du matériel de travail, le temps supplémentaire et les vacances relatifs à ces corps d’emploi.
Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
Scolarité et expérience
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
Exigences particulières
• Avoir des connaissances en bureautique (règles de mise en page de documents et connaissance des méthodes et usages propres aux tâches d’une secrétaire).
• Avoir une excellente connaissance d’un logiciel de traitement de texte (type Word).
• Avoir une excellente connaissance d’un logiciel de chiffrier électronique (type Excel).
• Avoir une bonne connaissance d’un logiciel de courrier électronique (type Outlook).
• Avoir une excellente connaissance du français écrit et une facilité en communication orale.
• Avoir une bonne logique en mathématiques.
• Avoir une bonne capacité à travailler en équipe.
• Avoir une bonne capacité à faire preuve d’initiative et d’autonomie.
• Avoir d’excellentes habiletés en organisation, en planification du travail et en gestion des priorités.
• Faire preuve de discrétion afin d’assurer la confidentialité des dossiers.
• Bonne capacité d’adaptation.
• Avoir d’excellentes habiletés en service à la clientèle.
• Avoir un bon esprit d’analyse.
• Avoir de bonnes habiletés à exécuter des tâches complexes et variées.
• Être capable de gérer son stress tout en maintenant une excellente prestation de travail.
• Maitrise d’outils de création tels; Canevas, Genially (un atout)
Minimum : 22,54 $ Maximum : 26 $
