Outre les Québécois anglophones et francophones, notre environnement multiculturel accueille des enseignants, des employés et des étudiants originaires de plus de 90 nations différentes du monde entier.
Notre établissement s'engage à assurer une représentation au sein de sa communauté. Le Cégep Vanier accueille les candidatures des membres des minorités visibles, des minorités ethniques, des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées, des personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que d'autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. L'établissement maintient son engagement pour l'excellence en éducation et reconnaît que l'augmentation de la diversité de son personnel contribue à cet objectif.
Titre d’emploi:Technicien ou technicienne en administration – affaires corporative
Numéro de référence:S-23-24-3270
Catégorie d’emploi:Soutien
Direction/Services: Communication et affaires générales
Superviseur: Isabelle Moncion
Statut d’emploi:Régulier à temps plein
Durée du contrat:Permanent
Lieu du travail: Cégep Vanier
Horaire:Du lundi au vendredi, 8h30 jusqu’au 16h30 (35 heures par semaine)
Début de l’affichage: 5 mars 2024
Fin de l’affichage:18 mars 2024 à 17h00
Échelle salariale: $24.21 - $32.32
Date de début:15 avril 2024
Description:
Sous la responsabilité de la Directrice des communications et des affaires corporatives, le ou technicien.ne en administration est chargé.e de superviser et d'effectuer de nombreuses tâches administratives et techniques liées au secteur des affaires corporatives.
Plus spécifiquement, mais sans s'y limiter, le technicien ou la technicienne en administration doit:
Gouvernance:
- Organiser, participer et assurer le suivi des rencontres du Conseil d’administration (CA) et de ses comités incluant la préparation des projets d’ordre du jour, la rédaction des procès-verbaux et des résolutions, la préparation des documents de références et l’organisation logistique des rencontres en mode hybride, en personne ou à distance;
- En collaboration avec la Directrice des communications et des affaires corporatives et la Direction générale, contribuer à l’intégration des nouveaux membres du Conseil d’administration et agir à titre de personne référence pour les membres du CA;
- Suivre les durées des mandats des membres du CA et mettre en œuvre les processus de nominations requis selon les postes;
- Maintenir et faire le suivi du calendrier de révision des politiques et soutenir les directions concernées dans la réalisation de ces révisions et mises à jour;
- Relire, réviser et à l’occasion participer activement à la rédaction de documents institutionnels du Cégep, notamment les politiques, règlements et procédures, plan stratégique, rapport annuel, etc.
Gestion documentaire:
- Recevoir les demandes internes d’information et de formation en lien avec la gestion documentaire et assurer le suivi avec la Directrice des communications et des affaires corporatives;
- Suivre le calendrier de rétention du cégep et informer les directions concernées des meilleures pratiques (selon le guide de gouvernance de gestion documentaire du Cégep) et des actions à entreprendre selon l’étape de vie du document;
- Recevoir les demandes de traduction de la part des différentes directions du collège et coordonner la réalisation des traductions auprès de traducteurs et services externes.
Affaires corporatives:
- Participer à l’organisation de formation du personnel quant à l’application et la portée de certaines lois, notamment en matière de protection des renseignements personnels;
- Soutenir la Directrice des communications et des affaires corporatives dans la gestion des demandes d’accès à l’information;
- Soutenir la Directrice des communications et des affaires corporatives dans le traitement et le suivi de dossiers judiciarisés concernant le Cégep.
- En tant que membre de l’équipe des Communications et des affaires corporatives, le technicien ou la technicienne en administration peut être appelé à contribuer à certaines activités de l’équipe des communications;
- Doit être disponible pour les rencontres du Conseil d’administration et du comité exécutif en dehors des heures habituelles de travail.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Classification: Technicien ou technicienne en administration
Horaire: Du lundi au vendredi, 8h30 jusqu’au 16h30 (35 heures par semaine)
Qualifications:
- DEC en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Conditions exigées:
- Au moins deux années d’expérience de travail directement liée au poste;
- Excellent sens de l'organisation et des priorités;
- Excellentes compétences en anglais et en français, à l'oral et à l'écrit (à tester);
- Connaissance avancée de Microsoft Office Word (à tester);
- Connaissance intermédiaire de Microsoft Office Excel (à tester);
- Capacité à travailler avec des documents confidentiels;
- Disponible pour travailler selon un horaire flexible en fonction des réunions du conseil d'administration et du comité exécutif;
- Sens très développé de la rigueur et de l'attention aux détails;
- Bonne connaissance des procédures d'assemblée délibérante, en particulier des Robert's Rules of Order (à tester);
- Excellente maîtrise de Teams et de SharePoint, et capacité à s'adapter facilement aux applications Office365 et à d'autres plateformes de collaboration numérique;
- Une expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur ou de l’éducation serait un autout.
$24.21 - $32.32
****Merci de postuler directement sur www.vaniercollege.qc.ca/human-resources/jobs/ afin que votre candidature soit considérée. ***
