DATE LIMITE POUR POSTULER: 5 mars 2024
RÉSUMÉ DU POSTE: SOUS LA SUPERVISION DIRECTE DE LA RESPONSABLE DES ADMISSIONS ET DES HORAIRES ET LA SUPERVISION GÉNÉRALE DE LA DIRECTION ADJOINTE DES ÉTUDES, L'AGENT(E) OFFRE UN SOUTIEN ADMINISTRATIF POUR TOUS LES ASPECTS DE L'ÉTABLISSEMENT DES HORAIRES ET DES INSCRIPTIONS, INCLUANT LES PRÉINSCRIPTIONS. L'AGENT(E) SERA RESPONSABLE DES TÂCHES DE RÉCEPTION/RENSEIGNEMENTS POUR LES PROGRAMMES DE JOUR ET LA FORMATION CONTINUE LORS DE L'ABSENCE DE LA RÉCEPTIONNISTE.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
Horaire et inscription :
Le(la) titulaire :
- collabore à la préparation et la diffusion des renseignements concernant les horaires aux coordonnateur(trice)s de programme et à l'entrée de données qui en découlent pour les sessions d'automne et d'hiver des programmes de jour;
- collabore à la révision des horaires de cours en vue de leur publication;
- effectue, selon la politique du Collège, la préinscription des étudiants aux cours de jour;
- fait le lien entre les coordonnateur(trice)s de programme relativement à la préinscription;
- divise les groupes de niveau des programmes techniques selon les critères établis;
- met à jour CLARA relativement à la configuration des salles et de l'équipement;
- fait le lien avec les enseignant(e)s concernant les demandes de changement de salles;
- effectue toutes les réservations de salles après l'achèvement de l'horaire des cours;
- prépare l'horaire des examens finaux, incluant l'assignation des sièges et les affiches pour les sessions d'automne et d'hiver conformément à la politique du service et dépose une demande de mise en place du gymnase;
- collabore à tous les aspects de l'inscription;
- analyse les erreurs lors du processus d'inscription et les résout et collabore au service d'assistance téléphonique;
- effectue le classement et la progression des étudiant(e)s des programmes techniques et préuniversitaires et dresse la liste des étudiant(e)s des programmes techniques en défaut de paiement;
- vérifie les accords relatifs aux heures de dîner; aux horaires des enseignant(e)s travaillant 4 journées conformément aux conventions collectives de chacune des disciplines;
- collabore à l'inscription intersession;
- collabore à la rectification des cours;
- prépare, imprime et publie les renseignements sur l'horaire et l'inscription sur le site Web du Collège et sur les portails des étudiant(e)s et du personnel, incluant, mais sans s'y limiter : l'horaire des cours, les renseignements sur les examens finaux et les cours d’intersession;
- répond à un fort volume de demandes par téléphone, par courriel ou en personne concernant l'inscription et son processus et dirige les demandeurs vers les ressources appropriées, au besoin.
Réception :
Le(la) titulaire
- travaille à la réception durant les heures de repas et de pause, à la fin de la journée et en l'absence du(de la) réceptionniste;
- effectue toutes autres tâches connexe.
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :
Formation :
Diplôme d'études secondaires (DES) ou professionnelles (DEP) dans un domaine approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente
Exigences spécifiques :
- Expérience pertinente d'un an
- Anglais - niveau intermédiaire, à l'oral et à l'écrit
- Français - niveau intermédiaire à l'oral
- Français - de base à l'écrit et en compréhension écrite
- Compétences informatiques (Word, Excel)
- Fort degré d'exactitude dans son travail administratif et l'entrée de données
- Connaissance du système scolaire collégial, un atout
- Capacité à travailler sous pression
- Bonnes compétences en communication
- Capacité à organiser son travail
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps
Des tests pourraient être exigés afin d'évaluer les connaissances suivantes :
- Anglais - niveau intermédiaire, à l'oral et à l'écrit
- Français - niveau intermédiaire à l'oral
- Français - de base à l'écrit et en compréhension écrite
- Word (niveau intermédiaire)
- Excel (niveau intermédiaire)
- Résolution de problème et esprit d'analyse
NIVEAU DE SALAIRE
Agente ou agent de soutien administratif, classe I - $22.36 - $25.00
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La vie à la JAC
Plus qu'un lieu de travail, JAC est une communauté qui vous accueille, quels que soient votre apparence, vos origines ou ce que vous aimez faire pendant votre temps libre. Ici, vous trouverez plus que des "collègues" ; les gens de JAC sont des mentors, des compagnons de café (ou de thé !), des membres de l'équipe, des partenaires de déjeuner... Et cela commence par notre directeur général : terre-à-terre, joyeux et dévoué à la création d'un environnement dynamique où les gens prennent soin les uns des autres. Travailler ici est plus qu'un emploi, c'est une carrière enrichissante. C'est votre chance de participer à de nouveaux projets ou de créer les vôtres ! Quoi qu'il en soit, explorez ce qui vous intéresse. Nous vous fournirons les technologies et les occasions d'apprendre et de vous développer en permanence.
Tout le monde est invité à postuler !
Notre collège souscrit à un programme d'égalité d'accès à l'emploi et encourage les candidats qualifiés à postuler. Nous remercions les candidats de nous soumettre leur curriculum vitae. Nous ne contacterons que les personnes sélectionnées pour une entrevue. Il se peut que nous fassions passer des tests psychométriques et que nous évaluions les compétences en communication écrite et orale en français et en anglais ainsi que les compétences en informatique.
Veuillez cliquer sur le lien www.johnabbott.qc.ca/career
afin de consulter l'affichage pour un poste d'agent(e) de soutien administratif, classe I - bureau de la registraire ; poste de remplacement à temps plein ; no. 2109
