Description
Effervescente, pluridisciplinaire et novatrice, la Faculté des arts et des sciences est l’une des plus grandes facultés de l’Université de Montréal. Elle compte 300 programmes de tous cycles, dont certains sont uniques au Québec, voire au Canada et accueille près de 20 000 étudiantes et étudiants.
Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous
- Vous prenez plaisir à relever des défis de coordination et de logistique et vos habiletés en langue française sont reconnues.
- Vous aimez les relations humaines et avez une sensibilité qui se traduit par du service personnalisé.
- Votre sens éthique est aiguisé et vous êtes en mesure de respecter la nature confidentielle des différents dossiers.
- Vous voulez faire une différence et jouer un rôle clé au centre des activités de la plus grande faculté de l’Université de Montréal.
Vos défis au quotidien
- La personne intègrera une équipe dynamique et sera une aide précieuse pour le support administratif et le suivi des différents dossiers du doyen, Monsieur Frédéric Bouchard. Poste stratégique, cette personne sera le premier visage pour l’accueil des visiteurs, donateurs et chercheurs. Elle veillera au maintien et au suivi de certaines opérations et assurera la bonne marche du bureau. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la directrice du bureau du doyen et la conseillère.
Son mandat principal sera de :
- Prendre les dispositions relatives à l'agenda du doyen. À cette fin, prendre et fixer les rendez-vous.
- Faire des rappels et organiser les rencontres selon les priorités.
- Réaménager et proposer des modifications de l'horaire en fonction des urgences ou imprévus et s'assurer de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous. S’assurer également, en collaboration avec ses collègues, qu’il a accès à toute l’information nécessaire pour chacune de ses rencontres.
- En lien avec les différentes rencontres ou évènements prévus à l’agenda du doyen, effectuer les suivis nécessaires, préparer les documents et prendre les mesures ou poser les actions appropriées afin d’en assurer le bon déroulement (réservation de salle, préparation matérielle et technologique, gestion du traiteur, etc.).
- Répondre aux diverses demandes (visiteurs ou employés de la direction de la faculté) par courriel ou sur place, s’informer de l’objet de leur visite et les rediriger au besoin.
- Réaliser un ensemble de travaux administratifs et cléricaux afin de soutenir le doyen dans la réalisation de son mandat, incluant des tâches de mise en page, de rédaction, de création de contenu, de prise de note et de révision linguistique.
- Planifier les déplacements d’affaires du doyen : réservations pour le transport, logement et restaurant au besoin
- Utiliser les logiciels de la suite Office, se tenir à jour dans ses connaissances et participer à l’amélioration des procédures administratives.
Exigences
Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle
- Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction, ou diplôme universitaire pertinent.
- Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.
- Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365
- Une maîtrise de la langue française.
Salaire et avantages
Notre promesse employeur
- Un taux horaire entre 25,30 $ à 32,99 $ en fonction de votre expérience
- Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue
- L’accès aux cliniques et services offerts à la communauté de l’UdeM
- Des heures de travail réduites pendant la période estivale et 20 jours de vacances après un an
Davantage d’information sur ce poste
- Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine
- Date d’entrée en fonction : dès que possible
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