Faculté des arts et des sciences (FAS) | Direction
Effervescente, pluridisciplinaire et novatrice, la Faculté des arts et des sciences est l’une des plus grandes facultés de l’Université de Montréal. Elle compte 300 programmes de tous cycles, dont certains sont uniques au Québec, voire au Canada et accueille près de 20 000 étudiantes et étudiants.
Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous
- Vous possédez des aptitudes organisationnelles élevées ; gestion du temps, priorisation des dossiers.
- Votre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.
- Vos habiletés en langue française sont reconnues (parlée et écrite).
- Vous êtes autonome et démontrez de la débrouillardise.
- Votre sens éthique est aiguisé et vous êtes en mesure de respecter la nature confidentielle des différents dossiers.
- Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.
Vos défis au quotidien
La direction de la Faculté est à la recherche d’une personne dévouée et dynamique pour assister le vice-doyen à la recherche, création et découverte et son adjointe, dans leurs mandats. La personne intègrera une équipe sous le signe de la convivialité, au cœur de la direction des activités de la Faculté des arts et des sciences.
Son mandat principal sera de :
- Prendre les dispositions relatives à l'agenda du vice doyen - (supérieur immédiat) et de l’adjointe pour la planification de diverses réunions. À cette fin, prendre et fixer les rendez-vous. Faire des rappels et organiser les rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assurer de la présence de ses supérieures à leurs différents rendez-vous.
- En lien avec les différentes rencontres ou évènements prévus aux agendas, effectuer les suivis nécessaires, préparer les documents et prendre les mesures ou poser les actions appropriées afin d’en assurer le bon déroulement (réservation de salle, préparation matérielle, correspondances courriels au participants, etc.).
- Soutenir l’adjointe du vice-décanat dans le suivi et l’organisation de différents dossiers (dossier des prix et distinctions, dossiers des chaires philanthropiques, programme de contributions financières etc.).
- Répondre aux diverses demandes et suivis administratifs et assurer la correspondance avec les personnes concernées (professeurs, professeurs-chercheurs, directeurs de départements, autres membres de la Facuté, etc).
- Effectuer de la compilation de données concernant les différentes demandes de subventions.
- Réaliser un ensemble de travaux administratifs et cléricaux afin de soutenir ses supérieures dans la réalisation de leurs mandats, incluant des tâches de mise en page, de rédaction de courriel, suivi de dossier.
- Offrir un soutien au vice-doyen lors de la procédure de nomination des directeurs de départements.
- Les tâches et responsabilités qui reviennent à la titulaire de ce poste doivent être souvent accomplies à l’intérieur d’un calendrier bien précis.
Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle
- Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction, ou diplôme universitaire pertinent.
- Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.
- Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365
- Une maîtrise de la langue française (parlée et écrite)
Notre promesse employeur
- Un taux horaire entre 25,55 $ à 33,32 $ en fonction de votre expérience
- Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue
- L’accès aux cliniques et services offerts à la communauté de l’UdeM
- Des heures de travail réduites pendant la période estivale et 20 jours de vacances après un an
Davantage d’information sur ce poste
- Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine
- Date d’entrée en fonction : dès que possible
Nous avons réussi à piquer votre curiosité?
Soumettez votre candidature du 13 février au 12 mars 2024 à 23 h 59 en cliquant sur le lien. Au plaisir de faire votre connaissance très bientôt!
