Description

Milieu de travail

Le Centre de formation en langues des affaires vise à responsabiliser les étudiants en ce qui a trait à leur compétence linguistique, à les motiver à construire leur parcours de formation en français, en anglais des affaires, en espagnol des affaires ou en une autre langue conformément à leurs objectifs professionnels. Le Centre est aussi responsable des divers tests d’admission et de diplomation en français, en anglais et en espagnol

Rôle et responsabilités

L’agent-conseil ou l’agente-conseil aux activités planifie et organise les horaires des cours de langues des affaires (français, anglais, espagnol et chinois), des tests d’évaluations linguistiques et de classement. Il ou elle assure la logistique des cours d’anglais et de chinois. Il ou elle est responsable des suivis du budget du CFLA. Il ou elle informe et oriente tant les services internes que les étudiants, et coordonne les activités relatives au programme de jumelage et au programme de tutorat de l’École et à l’enseignement des langues à HEC Montréal.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Cours de langue

Harmonise au besoin le format du matériel pédagogique transmis par les intervenants, effectue les demandes de reproduction et veille à l’assemblage des documents pédagogiques.
Informe les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.
Voit à l'organisation matérielle de certains cours;
- Prépare les recueils et assure le suivi de la production.
- Commande divers documents pédagogiques.
- Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe.
Planifie les horaires des cours de langues (anglais, espagnol, chinois, français), des examens intra trimestriels et des examens finaux en fonction des contraintes imposées par les groupes clients.
À l’aide du système de gestion intégré, inscrit des étudiants aux cours de langues et, au besoin, aux tests linguistiques.
Structure et tient à jour les renseignements relatifs aux cours de langues du Centre de formation en langues des affaires et assure le lien avec le Registrariat et le Service aux étudiants (offre de cours par trimestre, plages horaires, nombre de groupes, chargés de cours rattachés à chaque groupe, etc.).

Tests linguistiques

Planifie et organise les tests linguistiques de diplomation, d’admission, ainsi que les tests de classement (horaires, salles, passation, etc.) en fonction des contraintes imposées par les groupes clients.
Voit à l’organisation logistique et matérielle des tests linguistiques : inscriptions, préparation de documents, impression de documents, réservation des salles, etc.
Assure la transmission des résultats par le biais du système de gestion intégré de l’École ou effectue la saisie des résultats des tests.
Adapte et modifie l’administration des tests en cours d’année pour répondre aux besoins du Registrariat et contrer les imprévus. Répond aux demandes d’information particulières portant sur les tests linguistiques ou sur les cours de langues de HEC Montréal, et rencontre les étudiants qui en manifestent le besoin.
- Rédige, met à jour et envoie des messages d’information générale aux directions administratives des programmes et aux étudiants.
Planifie les tests pour les étudiants ayant des besoins particuliers (situation de handicap).

Programme de jumelage

Reçoit les demandes, forme les dyades et assure le suivi.
Informe la coordonnatrice de toute situation nécessitant son attention.

Gestion du budget

Crée les demandes d’autorisation d’engagement et les demandes de paiement des chargés de cours d’anglais et de chinois des affaires.
Crée les demandes d’autorisation d’engagement du personnel, les demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation.
Fait le suivi des contrats d’engagement sous sa responsabilité, en collaboration avec les coordonnatrices ou les coordonnateurs.
Traite les demandes de paiements pour les biens et services rendus par les fournisseurs.
Effectue un suivi rigoureux des dépenses liées au budget sous sa responsabilité.
Prépare les relevés de dépenses.

Administration

Fournit à son supérieur les renseignements d'ordre courant et nécessitant son intervention.
Effectue la correspondance courante. Son travail comprend la recherche, la collecte et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
Participe à la révision des méthodes et des procédures de travail de sa section.
- Adapte les méthodes aux changements des règlements pédagogiques et administratifs ou introduits par les technologies.
- Propose de nouveaux modes de fonctionnement en vue d’améliorer la qualité des services et d’optimiser les processus.
Effectue le traitement et le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal.
- Assure la mise à jour des documents de suivi interne et les rend accessibles. Classe les documents et s’occupe de l’archivage des dossiers.
- Assure le suivi des congés RH pour le personnel du service.
Effectue les démarches administratives relatives à l’arrivée ou au départ de personnel: attribution des espaces de travail, des équipements et des accès téléphonique et informatique, aménagement des locaux, signalisation, etc.
Transmet les renseignements requis pour la mise à jour des listes téléphoniques, du répertoire des employés, de l’inventaire des locaux, etc.
Effectue la réception des demandes de participation au programme du Centre d’aide au français (ateliers et programme de tutorat) et procède à la création des dossiers.
Tient à jour et assure le suivi du calendrier des activités périodiques de son secteur de travail.
- De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées, prépare les documents et les dossiers requis, en conformité avec les échéanciers fixés.
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales dans une discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinentes
Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Autonomie et sens de l’organisation
Bonne capacité d’analyse
Aptitude à garder sa concentration malgré les interruptions
Connaissance du système d’éducation et du milieu universitaire (atout)
Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite (atout)
Connaissance de la langue espagnole (atout)

*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

Salaire et avantages

Avantages