Technicienne ou Technicien en administration
Référence : 23-24/245
Durée : Régulier, temps plein
Endroit : Montréal
SALAIRE : 26,62 $ à 41,78 $(Classe 9)
DATE LIMITE POUR POSTULER: 15 février 2024, 17h
L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.
À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!
Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!
Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Technicienne ou Technicien en administration. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.
Sous la direction de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, collabore à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives. Effectue divers travaux à caractère administratif en vue d'assurer la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations et l'organisation du travail.
Description détaillée des tâches du poste, à titre indicatif:
Volet Admission
- Responsable des dossiers d'admission représentant une complexité, notamment le programme de doctorat;
- Responsable du traitement des demandes relatives aux codes permanents du Ministère (système Ariane);
- Assume la gestion de la couverture d'assurance requise pour les étudiants internationaux.
- Personne-ressource pour le traitement des tests diagnostiques;
- Collabore étroitement avec le professionnel dans les dossiers à caractère technique, notamment à l'égard de la Déclaration de clientèle et lors de la visite des vérificateurs;
- Personne-ressource pour certaines tâches du travail des agentes de gestion des études;
- Encadre et soutient les agents.es de gestion des études à optimiser l'utilisation du logiciel Clara de traitement des demandes d'admission;
- Présente des données colligées sous différentes formes telles des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques ou techniques (aux directions de programme notamment);
- Participe à l'analyse des processus liés à son secteur d'activités afin d'améliorer et d'optimiser les méthodes et les outils de travail.
Volet Cheminement académique
Responsable du dossier de la reconnaissance des acquis. À cet effet :
- Agit à titre de personne-ressource auprès de l'équipe interne, auprès de ses collègues des départements, auprès des étudiants ainsi qu'auprès des enseignants;
- Agit à titre de personne-ressource pour les questions de reconnaissance des professionnels formés à l'étranger ainsi qu'auprès de l'OIQ sur ces questions;
- Représente l'École lors de rencontres interuniversitaires;
- Évalue les possibilités et les impacts de développer la RAC expériencielle;
- Effectue l'analyse des processus afin d'améliorer et d'optimiser les méthodes et les outils de travail; collabore à l'implantation de ces outils;
- S'assure d'une communication fluide des informations sur la RAC. Pour ce faire, améliore et tient à jour la documentation, les formulaires, l'information sur le site web, etc.;
- Responsable des dossiers étudiants représentant une complexité, notamment le programme de doctorat;
Collabore étroitement avec le professionnel en fournissant le soutien dans les tâches à caractère technique. À cet égard, agit comme personne-ressource auprès des agentes de gestion des études, notamment dans les tâches suivantes :
- Valide la réussite des cours des échanges étudiants (mobilité sortante);
- Valide l'application de la sanction découlant des décisions rendues par les comités de discipline;
- Effectue la création de cours à la banque de cours (inscription AEHE);
- Responsable de la préparation des listes et des diplômes pour la collation des grades;
- Répond à toute autre demande de nature technique;
- Assure un suivi et assiste la personne coordonnatrice aux affaires académiques du BDR pour régler des urgences ou des irrégularités en période de pointe
- Améliore l'expérience étudiante par une approche client dédiée aux besoins de cette clientèle tout au long de son parcours d'études
- Présente des données colligées sous différentes formes telles des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques ou techniques
- Participe à l'analyse des processus liés à son secteur d'activités afin d'améliorer et d'optimiser les méthodes et les outils de travail.
AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?
- Scolarité : Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.
- Expérience : Deux (2) ans d'expérience pertinente notamment reliée à la gestion des opérations de nature technique
- Exigence de l'anglais, niveau intermédiaire
- Exigence technique Excel intermédiaire
Autres :
- Bonne maîtrise des logiciels de traitement de données(Word et Access);
- Connaissance du logiciel Clara, un atout;
- Connaissance du logiciel Interface BI (Tableau) (un atout);
- Bonne maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit;
- Bonne capacité à travailler en équipe;
- Excellente capacité d'analyse;
- Esprit méthodique et bon sens de l'organisation;
- Respect des échéanciers serrés;
- Capacité de travailler sur différents dossiers simultanément;
- Capacité à gérer son stress lors d'urgence ou d'imprévus.
Les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de connaissance en bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/65bd03f67e61ca1548434315/51fc022458b70066fae4a291/fr
SALAIRE : 26,62 $ à 41,78 $(Classe 9)
