Dans le cadre de vos fonctions, vous relèverez de la direction générale des deux institutions. Votre rôle consiste plus spécifiquement à effectuer des tâches administratives pour soutenir le travail de la directrice générale et de la coordonnatrice à la direction générale. De plus, vous participerez aux opérations administratives reliées aux ressources humaines.
Vos tâches et vos défis :
- Gérer l’agenda de la directrice générale et de la coordonnatrice à la direction générale;
- Concevoir, rédiger, saisir, corriger et effectuer la mise en page des documents tels que des lettres, rapports, politiques, etc.;
- Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations et la préparation du matériel et des documents nécessaires pour les personnes participantes;
- Assurer la coordination du processus d’embauche (affichage des offres d’emploi, sélection des CV, dossiers d’entrevues, contact des candidats, dossier d’embauche, contrats et charges de travail);
- Coordonner l’arrivée du nouveau personnel (clés, cartes magnétiques, guide du personnel, casiers, etc.);
- Collaborer avec la personne supérieure immédiate dans la gestion des dossiers du personnel;
- Gérer le bassin de candidatures de l’école;
- Participer à l’élaboration du système de classement et à l’archivage des documents;
- Assurer la coordination entre l’Association de parents et la direction générale;
- Assurer la coordination entre la Fondation du Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie et la direction générale;
- Assurer la coordination entre la Fondation Vincent-d'Indy et la direction générale;
- Assurer le suivi des demandes de financement.
La personne que nous recherchons doit :
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) ou professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou une attestation d’études reconnue au Québec;
- Avoir au moins trois (3) années d’expérience pertinente et de bonnes connaissances en bureautique;
- Posséder une excellente maitrise du français parlé et écrit;
- Posséder un bon niveau d’anglais parlé et écrit;
- Maitriser les logiciels de la suite Microsoft Office, dont Word, Excel et PowerPoint.
Notre collègue idéal ou idéale :
- Est sympathique et a un bon esprit de collaboration;
- Peut travailler sur plusieurs dossiers simultanément, de façon autonome ou en équipe;
- A un bon sens de l’organisation et sait établir ses priorités;
- Se distingue par son initiative et sa capacité d’adaptation;
- Est reconnue pour offrir un service à la clientèle hors pair;
- Fait preuve de grande discrétion et de jugement dans l’exécution de ses fonctions;
- Fait preuve d’intelligence sociale et aime travailler en équipe.
Ce que nous offrons : Travailler au Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie et à l’École de musique Vincent-d’Indy, c’est évoluer dans des milieux qui accordent une importance au développement professionnel, à la conciliation travail et vie personnelle, et au bienêtre des élèves et des membres du personnel. Plusieurs avantages sociaux s’ajoutent à l’échelle salariale, dont un régime de pension, des assurances collectives, l’accès à des services psychosociaux et de télémédecine, des journées santé et quatre semaines de vacances. Pour découvrir les avantages : https://www.psnm.qc.ca/fr/carrieres/avantages-de-travailler-au-psnm
Taux horaire : Selon la politique salariale en vigueur
Nature du poste : Poste régulier à temps complet – 35 heures / semaine
Date d’entrée en fonction : Dès que possible
Ce poste vous intéresse? Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation, avant le 15 février 2024, par courriel à l’adresse ressourceshumaines@psnm.qc.ca.
