Notre établissement s'engage à assurer la représentation de sa communauté; par conséquent, le Cégep Vanier accueille les candidatures des membres des minorités visibles, des minorités éthniques, des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées, des personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, et d'autres personnes ayant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. L'institution maintient son engagement envers l'excellence en éducation et reconnaît que l'augmentation de la diversité de son personnel soutient pleinement cet objectif.
Vanier offre une gamme remarquable de possibilités de carrière. Nous vous invitons donc à consulter nos offres d'emploi et à poser votre candidature afin que vous puissiez vous aussi devenir un fier membre de la communauté du Cégep Vanier.
Titre d’emploi: Agent ou agente de soutien administratif, classe I
Numéro de référence: S-23-24-3235
Catégorie d’emploi: Soutien
Direction: Direction d’études
Services: Systèmes académiques – Registraire
Superviseur: Johanna Cosentino
Statut d’emploi: Régulier à temps plein
Durée du contrat: Permanent
Lieu du travail: Cégep Vanier
Horaire: Du lundi au vendredi, 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Début de l’affichage: 15 décembre 2023
Fin de l’affichage: 5 janvier 2024 à 17h00
Échelle salariale: $22.36 - $25.00
Date de début: 8 janvier 2024
Description:
Sous la supervision du cadre responsable, l'agent(e) assume des responsabilités de bureau et de secrétariat au sein du bureau des admissions et du département des systèmes académiques-registraire pour les étudiants internationaux qui s'inscrivent aux programmes réguliers du DEC, aux programmes d'échange et aux attestations d'études collégiales, ainsi qu'à tout autre projet international offert dans le secteur de la formation continue.
Plus précisément, mais sans s'y limiter, l’agent(e) :
- Assiste le personnel du service des admissions dans le traitement des dossiers d'admission internationale pour les programmes réguliers et de l'attestation d'études collégiales pour la formation continue;
- Importe les dossiers à partir d'Idefix (SRAM) et s'assure que les informations importées dans Clara sont exactes;
- Prépare les modèles et produit la correspondance d'admission, les formulaires, la saisie de données et les diverses demandes concernant les étudiants internationaux au sein du bureau des admissions;
- S'assure que toutes les informations contenues dans le dossier de l'étudiant international relatives aux admissions sont exactes et complètes pour l'enregistrement, les statistiques, les rapports et le ministère de l'éducation et de la culture, l'enregistrement, les statistiques, les rapports et le ministère;
- Est responsable du suivi et de la distribution de toutes les informations relatives à l'information internationale telle que demandée : statistiques, formulaires, lettres, publications du Collège, etc;
- Répond aux demandes de renseignements du public concernant tous les programmes du collège, les conditions d'admission, les prérequis des cours ou des programmes, les procédures de demande d'admission, l'état du dossier, les processus d'admission, les questions relatives à la résidence au Québec, ainsi que toutes les politiques et procédures académiques, et toutes les autres questions;
- Traite tous les envois de lettres d'admission, de paquets et de documents connexes des candidats internationaux et réguliers, et apporte son aide dans tous les processus connexes;
- S'assure que tous les documents (permis d'études, permis de travail, certificat de sélection du Québec, certificat d'acceptation du Québec et couvertures d'assurance, etc) reçus sont valides dans le respect des délais fixés;
- Est responsable de la numérisation et de l'épreuvage de tous les documents soumis par les étudiants internationaux ;
- Tient le coordinateur informé de toutes les situations susceptibles de se produire;
- Vérifie les dossiers des étudiants internationaux et des candidats en ce qui concerne les preuves de résidence et les autres documents/informations requis ; demande et met à jour les données des dossiers des étudiants et des candidats selon les besoins et classe les documents de manière appropriée;
- Assiste l'assistant du doyen des systèmes académiques (Registrar) dans le traitement, la vérification et la mise à jour des dossiers des étudiants internationaux pendant leurs études au Collège;
- Participe au processus d'admission des étudiants réguliers, selon les besoins;
- Participe à la formation du personnel;
- Participe à la formation du personnel ; participe aux activités du département des systèmes académiques et du registraire, le cas échéant;
- Responsable de la confirmation de la lettre d'admission sur le site Internet d'IRCC et de toutes les autres activités connexes, le cas échéant.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Classification: Agent ou agente de soutien administratif, classe I (Administrative Support Agent, Class I)
Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine
Qualifications:
- Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue;
- Au moins une (1) année d'expérience pertinente.
Conditions exigées:
- Très bonnes compétences en communication orale et écrite en anglais (à tester);
- Très bonnes compétences en communication orale en français (à tester);
- Bonnes compétences en communication écrite en français (à tester);
- Aptitude à travailler avec des informations détaillées (à tester);
- Capacité avérée à travailler de manière autonome et en équipe;
- Connaissance de base de Microsoft Word et connaissance intermédiaire d'Excel (à tester);
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle et de communication;
- Une connaissance de base du système d'éducation secondaire du Québec et du système d'éducation des cégeps est un atout.
****Merci de postuler directement sur http://www.vaniercollege.qc.ca/human-resources/jobs/ afin que votre candidature soit considérée. ***
***Si vous plaît, prendre note que les employés internes du collège ont une priorité d’emploi.***
$22.36 - $25.00
