Commis au baccalauréat - Registrariat
Référence : 00002052
Durée : Temporaire, temps plein
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mardi 21 novembre 2023, à 17 h.
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la direction de la supérieure immédiate, effectue diverses tâches et opérations reliées au cheminement académique du baccalauréat. En soutien à l'équipe, assure la régularisation des dossiers étudiants en études préparatoires, l'inscription des stages, le suivi des exigences particulières ainsi que l'application des règlements. Fournit des renseignements à la clientèle étudiante, aux départements ou services.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Répond aux demandes de renseignements en ce qui concerne les politiques, les règles, les procédures de gestion et les pratiques en vigueur quant au cheminement académique du baccalauréat, telles les questions relatives aux stages, à l'année préparatoire, aux abandons des cours, aux exigences et au cheminement;
- Reçoit les demandes de choix de cours et les analyse afin de valider qu'elles sont conformes aux règlements et au cheminement prescrit au dossier étudiant (préalables, corequis, exemptions, etc.). Communique, s'il y a lieu, avec la personne étudiante pour l'informer des modifications qui doivent être apportées à son choix afin que les conditions exigées pour son cheminement soient remplies. Procède au traitement et à la saisie du choix de cours et effectue les corrections requises;
- Reçoit les demandes reliées aux conflits d'horaire ou aux débordements, fait les vérifications et les recherches nécessaires et propose des solutions aux membres de la communauté étudiante ou au département. Complète la demande en procédant aux changements de proposition et modification de choix de cours au dossier étudiant;
- Reçoit et valide les demandes d'abandon des cours reçues par courriel en s'assurant que les conditions prévues aux règlements sont respectées. Procède au traitement de la demande dans le dossier étudiant. Si la demande est refusée, assure le suivi en communiquant avec l'étudiante ou l'étudiant pour l'en aviser;
- En collaboration avec le Service des stages et emplois (SSE), valide les demandes de stages en fonction des procédures établies. Vérifie la présence des crédits préalables requis aux stages, établit si des autorisations sont requises et s'il y a lieu, communique avec la personne étudiante afin de récupérer les autorisations nécessaires ou l'aviser d'un refus. Fait le suivi des informations à venir (autorisations requises de l'employeur et du département, notes à venir) et procède à l'enregistrement des demandes de stages dans le dossier étudiant et dans la Ruche. Produit les listes des stages et les remet à la personne technicienne à des fins d'analyse;
- Reçoit, traite et assure le suivi de divers documents et formulaires relatifs aux dossiers étudiants. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données dans le système de gestion des dossiers étudiants conformément aux demandes et fait les suivis nécessaires, incluant la communication avec les personnes étudiantes. Tient à jour la grille des corequis;
- Participe activement à la préparation et à l'organisation des activités de la rentrée (horaire, choix de cours, support aux nouveaux membres de la communauté étudiante, etc.) ainsi qu'à plusieurs opérations institutionnelles sous la responsabilité du Registrariat et ayant trait au cheminement du baccalauréat (tests diagnostiques, test de français). Prépare les documents et le matériel nécessaire, réserve et voit à l'aménagement des locaux et de l'équipement appropriés. Participe aux opérations lors de la journée d'accueil;
- Apporte un soutien aux préparatifs relatifs à la séance du test de français. Collabore à la préparation et à l'envoi de la convocation à la clientèle étudiante, à la réception des demandes d'exemption et la préparation des dossiers étudiants pour fins d'analyse, à la saisie des exemptions accordées dans le système GEADE, à la préparation des copies d'examen, au transfert des copies au Centre des études complémentaires (CEC) pour correction et à la saisie des résultats et recommandations;
- Effectue la saisie et le traitement de textes et de données tels que lettres, rapports, formulaires et listes. Imprime et remplit les fiches de suivi pour la gestion des exigences particulières à l'année préparatoire et exécute la procédure établie pour la création d'un horaire. Produit et compile sur demande des statistiques relatives à son domaine d'activités. Reçoit, distribue et expédie divers documents tels que formulaires, lettres, attestations;
- Classe et tient à jour différents dossiers, listes, documents et fichiers relatifs à son travail;
- Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, photocopieur et appose le sceau de Polytechnique sur certains documents;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
- Minimum d'une (1) année d'expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
RÉMUNÉRATION
Classe 5 (de 23,32 $ à 28,05 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 20 jours de vacances annuelles
- 15 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Régime de retraite à prestations déterminées
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL
Emploi temporaire.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Temps complet - 35 heures par semaine.
MISE EN CANDIDATURE
Date limite de soumission des candidatures : mardi 21 novembre 2023, à 17 h.
Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/654a98a6559a404484c41c74/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 5 (de 23,32 $ à 28,05 $).
