Technicienne, technicien en administration - Registrariat
Référence : 00002019
Durée : Temporaire, temps plein
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mercredi 15 novembre 2023 à 17 h
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la direction du supérieur immédiat, la personne recherchée collabore à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives. Assure la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations administratives, financières, matérielles et l'organisation du travail.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Discute avec les personnes concernées des nouveaux projets administratifs que ces dernières veulent entreprendre afin de bien comprendre l'orientation de ces projets, la précision qu'ils requièrent et les possibilités techniques quant à leur réalisation et assure la responsabilité de l'aspect technique de tous les travaux requis pour la réalisation de ces projets;
- Participe au développement et à l'implantation de procédures administratives. Assiste à des réunions avec la direction, met en place les nouvelles procédures. Tient à jour le calendrier des opérations et le procédurier de son secteur. Coordonne et supervise le bon fonctionnement des activités exigeant des connaissances spécialisées;
- Coordonne et supervise le bon fonctionnement d'activités de son secteur exigeant des connaissances spécialisées;
- Collige, codifie et analyse des données, des rapports et des statistiques reliés à son secteur d'activité;
- Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi d'activités administratives, comptables et financières telles que les commandes et l'inventaire de fournitures, les appels d'offres, la préparation des budgets, la production des états financiers, la gestion des contrats d'entretien, l'analyse de l'évolution des revenus et dépenses, la vérification de demandes d'achat et paiement, l'ouverture de comptes, la collection des comptes à recevoir, la gestion des petits projets, la facturation de projets de recherche, le contrôle des exportations et des normes d'ameublement;
- Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion de la clientèle étudiante. Fait des recommandations pour améliorer le système informatisé de gestion des dossiers étudiants et en assure le suivi. Effectue la préparation et la vérification de rapports et données statistiques reliés à son secteur d'activités. Assure le lien avec les départements pour les demandes ponctuelles de requêtes informatiques portant sur le suivi des cohortes;
- Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi d'activités reliées à son secteur d'activité et à l'ensemble des communiqués à caractère administratif et académique transmis aux étudiantes et étudiants pour tous les secteurs d'études. Gestion des assurances post-étudiants internationaux;
- Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi de l'ensemble des banques de temps pour le personnel du service (horaire variable, vacances, personnel);
- Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi d'activités telles que la mise à jour et les corrections du système informatisé de gestion des dossiers des étudiantes et étudiants, la rédaction et la mise à jour du procédurier des opérations, la planification, l'organisation et le suivi de différents traitements informatiques et participe à la préparation du calendrier universitaire et de l'horaire. Informe et conseille les étudiantes et les étudiants sur les structures de programmes, le cheminement de leurs études, les conditions d'admission et les règlements pédagogiques;
- Gère les demandes de motivation d'absence;
- Prépare et rédige des rapports. Approuve des formulaires administratifs;
- Effectue des recherches relatives à son champ d'activités. Résout les problèmes qui lui sont soumis;
- Informe la direction des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités de son secteur, identifie les causes et émet des recommandations;
- Communique avec les personnes ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements de nature technique;
- Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail et en vérifier l'exécution;
- Consulte divers magazines et ouvrages spécialisés et se tient au courant des développements dans son domaine. Utilise les logiciels pertinents à son domaine d' activités et participe au développement de nouvelles applications;
- Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l' information, photocopieur, télécopieur, calculatrice;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.
Expérience
- Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
RÉMUNÉRATION
Classe 9 (de 28,54 $ à 37,18 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 20 jours de vacances annuelles
- 15 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Régime de retraite à prestations déterminées
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL
Emploi temporaire.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Temps complet - 35 heures par semaine.
MISE EN CANDIDATURE
Date limite de soumission des candidatures : mercredi 15 novembre 2023 à 17 h.
Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/6542b1b8817292b595d3d38a/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 9 (de 28,54 $ à 37,18 $).
