Description
L'équipe de la Direction du développement du campus est responsable de la planification et de la réalisation des projets immobiliers. Elle intègre et coordonne les domaines de la planification, du développement de projets, de la conception et de l'ingénierie, de la gestion des projets et de la gestion de l'espace afin de livrer des projets à haute valeur ajoutée répondant aux besoins de Polytechnique.
Sous la direction du directeur du développement du campus, la personne recherchée assure un soutien dans l’accomplissement des tâches de la Direction du développement du campus. Elle assume la responsabilité de l’organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de son unité. Elle contribue au bon fonctionnement des comités de direction et de gestion des projets immobilier majeurs et des comités institutionnels reliés à la planification et à la gestion des espaces.
Principales responsabilités
Gestion administrative
- Administre le secrétariat de la Direction du développement du campus.
- Analyse, trie et filtre les demandes d'informations à l'interne et à l'externe.
- Assiste à des réunions et rédige des comptes rendus.
- Assure le suivi des dossiers.
- Produit des rapports annuels.
- Soutient le directeur et l’équipe dans la mise à jour des directives et politiques.
- Planifie et prépare l'agenda du directeur.
- Traite les courriels et le courrier du directeur.
- Supervise le système de classement et d'archivage.
- Rédige la correspondance et divers documents et rapports. Voit à la mise à jour des pages Web de l'unité.
Comités institutionnels
- Établit les calendriers annuels des réunions du Comité du plan directeur des espaces et du Comité pour l’attribution et la gestion des espaces.
- Contribue à la préparation de la documentation.
- Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions.
Projets majeurs
- Établit les calendriers des réunions des comités directeurs et de gestion pour les projets immobiliers majeurs.
- Contribue à la préparation de la documentation.
- Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions.
- Produit les rapports de suivi des projets.
- Assure le suivi administratif des projets auprès de partenaires gouvernementaux.
Dossiers annuels
- Contribue à la préparation du plan directeur des investissements universitaires et de la déclaration des budgets d’investissements en maintien des actifs immobiliers.
- Assure le bon cheminement des dossiers dans les instances de Polytechnique.
- Soutient le secteur Planification et gestion des espaces pour la mise à jour annuelle de l’inventaire des espaces de Polytechnique.
Gestion financière
- En collaboration avec le directeur du développement du campus, prépare et effectue le suivi du budget de fonctionnement de l’équipe.
- Tient à jour les états de compte et les transactions de revenus et de dépenses.
Gestion matérielle
- Participe à la planification et l'organisation matérielle d'activités telles que réunions, colloques, congrès, voyages, etc.
- Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions.
Gestion des ressources humaines
- Assiste le directeur dans les volets administratifs de la gestion de ressources humaines de l’équipe.
- Au besoin, supervise le travail du personnel clérical temporaire ou occasionnel pour faire face aux fluctuations de la charge de travail.
Autres activités connexes
- Sur demande, effectue des projets et mandats à court terme et souvent non récurrents.
Exigences
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) ou une formation jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de huit (8) années d'expérience pertinente.
Aptitudes et qualités recherchées
- Capacité de travailler sur plusieurs mandats en même temps.
- Connaissances approfondies de différents logiciels, tels que Word, Excel, PowerPoint, SAFIRH, courriel, agenda électronique.
- Excellentes habiletés rédactionnelles.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit ainsi qu'une connaissance de l'anglais fonctionnel.
- Initiative, autonomie, discernement et polyvalence, sens de l'organisation du travail et rigueur d'exécution
- Connaissance de la suite Adobe Creative Cloud un atout.
Salaire et avantages
Rémunération
Classe 12 (de 53 466 $ à 90 526 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 15 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
- Emploi régulier.
- Temps complet - 5 jours/semaine.
Adresse où postuler
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le lien suivant : polytalents.polymtl.ca/jobs.cfm?offerid=53.
Date limite de soumission des candidatures : lundi 4 septembre 2023, à 17 h.
Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
Date limite de soumission des candidatures : lundi 4 septembre 2023, à 17 h.
Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
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