Description

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction des ressources humaines est une équipe incontournable de partenaires et d’experts associés à la réalisation de la mission de HEC Montréal. Cette direction est axée sur une culture humaine et efficiente faisant vivre de façon cohérente les meilleures pratiques enseignées maximisant ainsi la mobilisation et le sentiment d’appartenance à l’organisation.

Le service stratégies d’attraction, d’acquisition et de gestion des talents conseille les directions et l’École dans le recrutement, la sélection et le cheminement professionnel de nos talents, tout en jouant un rôle d’ambassadeur de la marque et de gardien de l’expérience candidat.

Rôle et responsabilités

Le technicien ou la technicienne – attraction, acquisition et dotation des talents fournit de l’assistance administrative dans le cadre des activités d’attraction, d’évaluation, de sélection et d’accueil des employés. La personne titulaire participe à l’ensemble des étapes du processus de dotation et est amenée à offrir un support à l’ensemble de l’équipe. Elle met à profit ses compétences organisationnelles et relationnelles pour optimiser la fluidité du processus de dotation. De plus, elle agit comme personne-ressource et soutient les opérations administratives.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

Crée les offres d’emploi dans le système de gestion de candidature. Prépare et met en ligne les affichages de postes en assurant un standard de qualité, une uniformité et en assure sa diffusion tant à l’interne qu’à l’externe.
En collaboration avec le secteur de la rémunération globale, s’assure de fournir aux gestionnaires recruteurs et à ses collègues de l’équipe les descriptions d’emplois à jour et peut à l’occasion assister à leurs révisions
Assure une vigie et propose des sites Web et médias sociaux permettant de mieux cibler des candidats potentiels.
Reçoit les CV recommandés et autres candidatures spontanées, les ajoute au système de gestion de candidatures (ATS) et les ajoute aux mandats appropriés.
Participe aux diverses étapes du processus de dotation en effectuant certaines activités telles que :
Au besoin, réalise des entrevues téléphoniques en soutien à ses collègues.

o Au besoin, effectue les recherches de candidats sur différentes plateformes Web dont LinkedIn (sourcing) et bâtit des bassins de candidatures passives.

o Administration et correction des tests de sélection.

o Révise les lettres d’embauche des conseillères en vue de l’approbation par sa gestionnaire.

o Gestion des documents d’embauche et suivis auprès des parties prenantes.

o Participe au processus d’accueil des nouveaux employés.

Tient à jour la liste des embauches à l’École afin de permettre le suivi de la période de probation en collaboration avec le service de la rémunération globale.
Tient à jour le système de gestion de candidatures (ATS) et tous autres outils de gestion permettant le suivi et l’analyse des activités de dotation à l’École; agit à titre de « super-utilisateur » du système.
Décèle, note et communique les problèmes de fonctionnement du système ou des rapports informatiques, émet de recommandation en conséquence et assure le suivi.
Compile les données nécessaires à la production de statistiques et rapports (ex. : rapport de dotation).
Responsable de l’extraction du rapport des demandes (DAE) qui seront présentées aux membres du CPMO – Comité de Planification de la main-d’œuvre; met à jour PeopleSoft en conséquence.
Responsable de la saisie budgétaire; met à jour les dépenses dans le rapport Excel et gère le suivi de la facturation en conséquence. Au besoin, assure les suivis avec les fournisseurs de services. Soulève les incohérences et en fait part à son/sa gestionnaire.
Au besoin, participe à l’élaboration et à la rédaction de certaines présentations PowerPoint du service.
Réponds aux boîtes de courriers électroniques génériques de la Direction des Ressources Humaines et de son service.
Collabore aux rappels temporaires et définitifs de dossiers selon les procédures établies.
Soumet à son/sa gestionnaire tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son/sa gestionnaire.

Exigences

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, en ressources humaines ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de 4 années d’expérience de travail pertinente

Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

Connaissance du cycle complet de recrutement
Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (Suite Office)
Bonne connaissance d’un système de gestion des candidatures (Workday, Taleo, CV manager etc)
Capacité à travailler sous pression à l’intérieur de délais restreints
Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
Capacité d'analyse et de synthèse
Capacité de travailler avec un minimum de supervision
Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
Aptitude pour le travail en équipe, collaboration
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Avoir une expérience dans l’utilisation des médias sociaux pour les fins de recrutement (atout)
Connaissance du milieu universitaire (atout)