Description

MILIEU DE TRAVAIL

La mission de la Direction de la recherche et du transfert (DRT) est de promouvoir la recherche à HEC Montréal et d’offrir du support aux professeurs-chercheurs de l’École pour toutes leurs activités de recherche. La recherche est au cœur de la mission de HEC Montréal, puisqu’elle permet de repousser les frontières du savoir en gestion, d’améliorer le contenu des enseignements à tous les cycles universitaires et de mieux former les étudiants.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Le ou la responsable - administration et traitement de l’information de la recherche est responsable du traitement de l’information et du suivi administratif des dossiers de recherche, plus particulièrement pour les demandes d’évaluations au Comité d’éthique de la recherche (CER), les demandes de subventions aux organismes subventionnaires et les données permettant l’application de la Politique de reconnaissance de l’excellence en recherche. Cette personne collabore également au développement des processus et systèmes d’information de la DRT et du CER.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Responsable de la vérification et la préparation des dossiers de recherche soumis au CER.
Responsable du processus d’évaluation des modifications, des renouvellements et des fermetures de projet au CER.
Est responsable de la production des documents officiels indiquant les décisions du CER.
Collabore avec les conseillères et conseillers en éthique, avec le président du CER et avec son supérieur immédiat pour améliorer la politique de l’éthique de la recherche de HEC Montréal et sa mise en œuvre.
Est responsable du cheminement administratif et de la correspondance de divers dossiers lui étant attribués à la DRT et au CER. Effectue la cueillette et l’agencement de renseignements nécessaires à divers dossiers.
Coordonne l’organisation des activités et de réunions de son secteur de travail :

o Coordonne les réunions plénières du CER, rédige le procès-verbal (CER) et les décisions du comité plénier du CER, assure le suivi des dossiers relevant de sa compétence.

Développe et améliore les outils permettant le suivi centralisé du cheminement administratif des dossiers, tant pour le CER que pour les demandes de subventions, les données dans ZoneRecherche et le traitement budgétaire :

o Assure le suivi du cheminement des dossiers et la validation des étapes des divers processus;

o Identifie les éléments interférant dans le processus d’un dossier et en informe les personnes concernées; effectue les suivis relevant de sa compétence.

Fournit des renseignements sur les activités de son secteur de travail et réponds aux questions relevant de sa compétence :

o Responsable de répondre aux questions des professeurs et étudiants concernant le CER, ZoneRecherche et les demandes de financement interne;

o Fournit le plus d’information possible concernant le CER, les demandes de subventions, le cheminement des dossiers de recherche, les données répertoriées dans ZoneRecherche, etc;

o Collabore avec les personnes appropriées dès que l’objet de la requête exige la connaissance spécifique d’un dossier ou d’un projet particulier.

Systèmes de gestion intégrés

Travaille en étroite collaboration avec l'analyste gestion des processus :

o Maîtrise les processus et applique les politiques de l'École dans l'exécution de ses tâches;

o Est responsable de veiller à l’application, au calcul et à la codification des données provenant du système de gestion intégré de la recherche aux fins de l’application de plusieurs politiques, processus et diverses redditions de compte;

o Communique avec la bibliothèque pour assurer de la validité des informations dans le système d’information ayant un impact sur les politiques sensibles concernant le corps professoral de l’école;

o S’assure et valide que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données;

o Est responsables de créer des rapports et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s’imposent;

o Gestion des informations des unités de recherche; registre, système de gestion intégrée, page Web de la DRT;

o Analyse et interprète les données, les vulgarise dans les rapports. S’assure d’avoir une vision globale des informations contenues dans la base de données et maîtrise les règles, politiques et procédures pour répondre aux questions des utilisateurs;

o Est responsable, en collaboration avec les autres personnes impliquées, de codifier, de saisir, de valider et de tenir à jour les données relatives aux projets de recherche et occasions de financement dans le système de gestion intégré;

o Communique ses priorités et les dossiers en cours d'exécution.

Travaille en étroite collaboration avec les conseillers en éthique de la recherche dans l’environnement Nagano du CER :

o Est responsable du suivi administratif des dossiers en collaborations avec les conseillers dans Nagano;

o Communique ses priorités et les dossiers en cours d'exécution;

o Maîtrise les processus et les fonctions du système de gestion des dossiers du CER et applique les politiques de l'École dans l'exécution de ses tâches;

o Est responsables de créer des rapports et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s’imposent aux processus du CER.

En réponse aux besoins, extrait des données des systèmes d’informations, les valide, les traite, de manière à produire les indicateurs, les listes ou les rapports requis :

o Produit les statistiques reliées aux différents volets de la recherche (subventions, publications, etc.).

Organise, saisit et tient à jour les données relatives aux activités sous sa responsabilité. S’assure et valide que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.

Autres

Participe aux activités de son secteur de travail, à la mise en place et à l’amélioration des processus, au développement et à la mise à jour des outils technologiques et du site Web de son secteur de travail, au classement, à l’archivage et à l’élagage des dossiers, etc.
Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Exigences

Diplôme de premier cycle universitaire en administration, éthique, ou dans toute autre discipline jugée équivalente et un minimum de trois années d'expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant :

o Notamment Excel (fonctions intermédiaires-avancées) et SQL.

Bonne compréhension des principes de fonctionnement des systèmes d’information.
Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
Intérêt pour l’apprentissage et l’utilisation de nouvelles technologies
Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problème
Sens de l’organisation, rigueur, minutie et souci du détail
Capacité de travailler avec un minimum de supervision
Capacité à travailler en équipe, approche collaborative
Diplôme d’étude supérieur (Maîtrise, doctorat) (atout)
Connaissance d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft) (atout)
Connaissance du secteur public, parapublic et du milieu universitaire (atout)
Connaissance de SQL, WordPress, Rhythmyx, Pentaho, système intégré Converis ou tout système de gestion intégré (atout)
Connaissance de l’éthique de la recherche (atout)
Connaissance du milieu de la publication scientifique (atout).