CHEFFE, CHEF DU BUREAU DE LA DIRECTION GÉNÉRALE (RÉGULIER) DIRECTION GÉNÉRALE
Référence : 00001898
Durée : Régulier, temps plein
Endroit : Montréal
Date d’échéance : : jeudi 8 décembre 2022
Sommaire de la fonction
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Relevant de la supérieure immédiate, la personne recherchée assume la planification et la coordination des opérations du bureau de la Direction générale tout en jouant un rôle-conseil lié à son développement. Elle assume la coordination des réunions ainsi que la mise en oeuvre des mandats prioritaires, en collaboration avec les personnes directrices fonctionnelles, les personnes directrices de département et les personnes directrices relevant de la direction générale dans le but de réaliser la vision et d'atteindre les objectifs stratégiques de l'organisation. Elle contribue à la priorisation des activités internes et externes de la directrice générale et coordonne ses communications. De façon proactive, avec l'équipe de la direction générale, elle propose des activités ou initiatives émanant de la direction générale permettant de faire avancer les objectifs stratégiques ou le positionnement de l'institution.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- De façon proactive, assure la gestion des affaires courantes qui relèvent de la Direction générale. Priorise, planifie, organise, coordonne, dirige et contrôle l'ensemble des activités du bureau de la Direction générale, et assure les suivis requis auprès des équipes concernées ainsi que toutes les communications internes et externes reliées à la fonction de la directrice générale;
- En consultation avec les équipes de directions fonctionnelles, de départements et de directions se rattachant à la Direction générale, veille à la priorisation des activités internes et externes de la directrice générale et coordonne toutes les communications reliées, notamment quant à l'information transmise au bureau de la Direction générale et qui en émane;
- Assure un suivi des communications à préparer pour les fonctions de la Direction générale en fonction des grands messages clés préconisés par l'ensemble de la direction et des orientations stratégiques institutionnelles et lorsque requis prépare les documents requis avec l'équipe de la Direction générale;
- Assure le suivi des demandes reçues par l'adjointe ou l'adjoint à la haute direction ou la directrice générale nécessitant une réflexion poussée, une priorisation ou un positionnement institutionnel. Consulte les équipes requises avec lesquelles elle porte un jugement en fonction de son niveau décisionnel, évalue les différentes avenues et recommande une ou des voies à suivre;
- Assure ou s'assure du breffage de la Direction générale lors de ses activités de représentations afin qu'elle soit prête. Cela implique notamment de veiller à la cueillette des informations clés auprès des différentes équipes afin d'avoir une vue d'ensemble sur les initiatives en cours ou les projets prioritaires pour l'institution;
- Participe avec les membres du comité de direction à la gestion des enjeux stratégiques, à la gestion des risques et au développement de Polytechnique Montréal. Assure l'obtention des résultats anticipés. Favorise la réalisation d'opérations efficaces, les efforts de collaboration et le maintien de relations harmonieuses;
- Exerce un rôle de veille sur l'environnement interne et externe à Polytechnique Montréal. Évalue les répercussions potentielles des risques présents et propose des interventions appropriées pour améliorer le positionnement de Polytechnique sur différents enjeux ou dans le cadre de différents forums clés;
- Offre des conseils stratégiques, collabore et réalise différents mandats spécifiques pour la directrice générale sur des projets spéciaux. Ces projets peuvent être liés, par exemple, à la stratégie, à la mission de Polytechnique Montréal, à différents chantiers/projets en cours ou au rayonnement interne et externe sur la scène locale et internationale;
- Assure la préparation des dossiers de la directrice générale, effectue des consultations préliminaires pertinentes et documente les enjeux. Procède à des analyses, établit les implications possibles, recommande des actions appropriées ou suggère des scénarios de solution et effectue les suivis nécessaires. Rédige des documents internes ou officiels;
- Agit à titre d'agente de liaison avec la Fondation et Alumni Polytechnique Montréal et est responsable de la vérification et du suivi de leurs différents dossiers avec la Direction générale;
- Voit au développement et au maintien de relations harmonieuses et transparentes entre la Direction générale et les personnes intervenantes internes et externes de la communauté de Polytechnique Montréal (notamment avec ses partenaires principaux) afin de favoriser la collaboration;
- De façon proactive propose ou recommande des activités ou initiatives permettant de faire avant les objectifs stratégiques, communication, ou positionnement de Polytechnique Montréal;
- En collaboration avec l'équipe du Secrétariat général, veille au bon fonctionnement des rencontres de gestion reliées à la Direction générale en préparant de façon conjointe les ordres du jour et en appuyant les personnes intervenantes dans leur préparation en prévision des rencontres dans le but d'en assurer l'efficacité et la pertinence des débats et d'en assurer les aspects stratégiques;
- Planifie et met en oeuvre le changement afin d'améliorer l'efficacité du bureau en prévoyant les mesures de soutien nécessaires pour permettre à la directrice générale de travailler le plus efficacement possible à l'avancement de Polytechnique Montréal et de ses priorités stratégiques ainsi que de son rayonnement;
- Accompagne la direction (ou représente, au besoin, et lorsque confiés par la directrice générale) et assure une représentation auprès de partenaires externes (p. ex. : institutions, partenaires d'affaires, associations professionnelles, organismes, etc.) dans le cadre de ses fonctions;
- Lorsque requis, accompagne des équipes de travail dans le cadre de mandats prioritaires qui lui sont confiés par la Direction générale;
- Participe à la planification budgétaire des projets relevant de la Direction générale;
- Fait les suivis requis concernant toutes les redditions de compte requises par la Direction générale;
- Assure la permanence, la continuité et la transition du bureau de la direction au terme des mandats de la Direction générale;
Accomplit tout autre mandat que pourrait lui confier la directrice générale.
Scolarité
- Maîtrise en gestion, en administration publique, ou dans une autre discipline appropriée.
Expérience
- Minimum de dix (10) années d'expérience pertinente dans des postes comportant des responsabilités comparables dans un établissement d'enseignement ou dans une institution publique d'envergure.
- Expérience en relations avec des parties prenantes et compréhension des relations gouvernementales (atout).
- Expérience de gestion en milieu universitaire (atout).
- Connaissance d'une troisième langue (atout).
Aptitudes et qualités recherchées
- Vision stratégique et grande capacité d'adaptation.
- Sens politique orienté sur les besoins organisationnels et l'atteinte des bénéfices dans une approche systémique.
- Compréhension de la gouvernance, de la règlementation et des mécanismes de coordination entre toutes les instances décisionnelles.
- Grande aisance relationnelle à tous les niveaux hiérarchiques.
- Compréhension des principaux enjeux reliés au domaine universitaire, à sa mission et à son financement.
- Esprit analytique et de synthèse développé.
- Excellentes habiletés en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, en français et en anglais.
- Capacité d'influence et de rôle-conseil auprès de la direction (capacité de rallier, de susciter la collaboration et l'adhésion des diverses personnes intervenantes).
- Habiletés de facilitation et aptitude pour le travail d'équipe.
- Orientation vers les résultats, tout en respectant des valeurs de respect et de collaboration.
- Capacité à travailler efficacement sous pression, sur plusieurs dossiers simultanément tout en gérant les priorités.
- Éthique de travail, comportement calme, stable, professionnalisme et discrétion, intégrité et tact absolu pour traiter un volume élevé de questions confidentielles
- Capacité à exercer un leadership inspirant auprès d'une équipe de travail.
- Réseau de contacts développé au niveau des décideurs politiques et administratifs.
RÉMUNÉRATION
Classe 5 (de 76 254 $ à 129 113 $) (Évaluation provisoire).
Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles;
- 15 jours fériés;
- Congés sociaux et parentaux;
- Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été);
- Possibilité de télétravail;
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement;
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées.
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL
Temps complet - 5 jours par semaine.
MISE EN CANDIDATURE
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 8 décembre 2022.
Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/6376a3eb74c0ecf9678b4568/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 5 (de 76 254 $ à 129 113 $) (Évaluation provisoire).
SVP Postulez en ligne au : rita.illicohodes.com/go/6376a3eb74c0ecf9678b4568/51fc022458b70066fae4a291/fr
