Description

Temporaire, pour une durée de 9 à 12 mois

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les Service aux étudiants ont pour mission d’offrir un environnement favorable à l’apprentissage et à la réussite des études de la clientèle étudiante de l’École. À cet effet, ils encadrent les activités liées à la vie étudiante, aux services d’aide individuelle et financière, au programme d’échanges internationaux et à l’accueil et l’intégration des nouveaux étudiants dont les étudiants étrangers.

Le secteur de la vie étudiante est responsable de l’accueil et de l’intégration des nouveaux étudiants à la vie universitaire et à la vie montréalaise, du développement et de l’encadrement de la vie associative, des évènements d’envergure de la vie étudiante et de la Résidence HEC Montréal-Darlington. De plus, ce secteur a pour rôle d’offrir conseils et soutien aux étudiants pour toutes les questions liées à leur situation à l’école.

Rôle et responsabilités

Le coordonnateur ou la coordonnatrice – secteur vie étudiante, accueil, intégration et résidence coordonne les activités d’accueil et d’intégration de HEC Montréal. À cet effet, cette personne voit à l’élaboration et à la réalisation du programme d’activités favorisant l’intégration à la vie universitaire et à la vie montréalaise, conçues à l’intention des nouveaux étudiants de HEC Montréal, plus particulièrement les étudiants étrangers et les nouveaux résidents. Enfin, elle seconde son supérieur immédiat dans la réalisation de ses activités de rétention et la réussite scolaire des étudiants. De plus, elle s’occupe de la gestion de la résidence universitaire ainsi que d’offrir des conseils en logement.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Identifie et analyse les besoins de HEC Montréal en matière de services destinés aux étudiants pour favoriser l’intégration, la participation et le développement du leadership étudiant.
En regard de l’orientation, des objectifs et des priorités de son secteur de travail, et de concert avec son supérieur immédiat, collabore au développement et à la mise en œuvre des politiques, des programmes, des outils, des pratiques, des activités et des services offerts en matière de vie étudiante et de leadership étudiant.
Développe et entretient des relations professionnelles avec la communauté de HEC Montréal et ses partenaires. Elle travaille en étroite collaboration avec ses homologues des autres universités dans le cadre de projets communs. Représente HEC Montréal lors d’événements, de colloques, de congrès, ou divers comités et groupes de travail liés à son champ d’activité.
Collabore à la mise en œuvre du plan de communication et de promotion destiné à accroître la visibilité des activités de son secteur. Participe à la conception, à la rédaction, à la mise à jour et à la diffusion du matériel d’information.
Rédige ou participe à la rédaction de différents documents liés à son champ de compétence tels que rapports d’activités, analyses ou évaluations de programmes, politiques, procédures, etc.
En collaboration avec son supérieur immédiat, évalue la qualité et le succès des activités offertes; propose des indicateurs et collige les données appropriées.
Participe au développement et à la mise en place de tout instrument, outil ou système améliorant les opérations et l’atteinte des objectifs de son secteur de travail.

Gestion des évènements

Planifie, coordonne et organise les activités liées à son secteur d’activités (ex : kiosques d’information, journées d’orientation, activités d’intégration, sorties, gala prix reconnaissance des regroupements étudiants, collation des grades, etc.)
Évalue les besoins en matière de personnel (employé, contractuel et bénévole) pour les évènements sous sa responsabilité. Collabore à l’embauche du personnel étudiant. Planifie et distribue les responsabilités de chacun. Guide, encadre et supervise ces ressources; s’assure du respect de l’image de marque souhaitée par HEC Montréal.

Gestion de la résidence

Assure le développement et la mise en œuvre du programme de recrutement des nouveaux résidents pour l’année scolaire.
Coordonne le travail d’une l’agent-conseil et des conseillers étudiants de la résidence.
Voit à l’entretien et au renouvellement des infrastructures physiques et des équipements lorsque requis.
Participe à l’élaboration des budgets annuels de fonctionnement et en assure la gestion en rapportant mensuellement l’état du budget avec l’explication des écarts.
Identifie les besoins des résidents et évalue la possibilité d’améliorer les concepts d’hébergement s’il y a lieu.
Fait le lien avec les services de la Direction des infrastructures et de la sécurité pour le développement ou le changement de tout processus opérationnels relatifs à leur champ d’expertise.
Représente l’École en situation d’urgence.

Accueil et intégration

De façon proactive, se tient à l’affût des nouveautés, des tendances et des meilleures pratiques en matière d’accueil et d’intégration des étudiants. Évalue les options intéressantes pour l’École et propose à son supérieur de nouveaux projets ou activités visant l’amélioration de la vie étudiante à HEC Montréal.
Conseille et assiste les nouveaux étudiants sur leur installation à Montréal (logement, adaptation) et sur les bonnes stratégies à adopter pour réussir leur intégration à l’École. Les renseigne sur leurs privilèges et leurs obligations ainsi que sur les politiques, les procédures et les règlements en vigueur à l’École.
Participe à l'évaluation et à la résolution des problèmes individuels que rencontrent les étudiants; les conseille et les informe sur les ressources spécialisées disponibles et les y réfère, le cas échéant.
Conçoit, développe et met en œuvre des activités de soutien pour les étudiants. Développe et anime des sessions d’information.
Voit à la préparation matérielle et à l’organisation logistique des activités de son secteur. Planifie et distribue les responsabilités de chacun et s’assure que celles-ci soient réalisées dans le respect de l’image de marque souhaitée par HEC Montréal.
Effectue au besoin des recherches et identifie des organismes externes pouvant répondre aux différents besoins de la clientèle étudiante. Évalue la qualité de leurs services.
Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat ; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessité par ses fonctions de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Baccalauréat dans une discipline jugée pertinente - ou toute combinaison pertinente d’études et d’expérience)
Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
Très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant
Sens de l’organisation et de la planification
Innovation et créativité
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
Ouverture au multiculturalisme
Aptitudes pour la coordination et le travail d’équipe
Aptitudes pour coordonner des groupes de travail et du personnel bénévole
Disponible pour travailler à l’extérieur de l’horaire régulier
Autonomie et initiative
Capacité à travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
Connaissance du milieu universitaire (atout)