Description

POSTE PERMANENT

Titre du poste : Adjointe exécutive, adjoint exécutif (appellation interne « Assistante, assistant du vice-recteur / de la vice-rectrice »)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Vice-rectorat à la vie académique

Groupe d'emploi : Soutien administratif (non syndiqué)

Statut : Poste permanent, régulier temps complet (35 heures / semaine)

Pavillon : D : Athanase-David

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Sous la direction du, de la supérieur-e immédiat-e exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives ou académiques et assure la bonne marche du vice rectorat en son absence.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines www.rhu.uqam.ca/NBN42.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :

Cette personne :

Tient l’agenda du vice-recteur et prend les dispositions s’y rattachant telles que modification de l’agenda en tenant compte des urgences, des priorités et des imprévus;
Veille à l’avance à la préparation des dossiers de réunion, d’événements, d’allocution, ou de représentation interne ou externe du vice-recteur en fonction de l’agenda; assure le cas échéant les modifications et la mise en page des projets d’allocution du vice-recteur;
Reçoit et filtre les appels téléphoniques provenant de personnes s’exprimant en langue française ou anglaise; note les messages, répond aux demandes d’information ou, selon le cas, effectue les recherches afin d’obtenir ou de transmettre les renseignements demandés;
Accueille les visiteuses, visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents pertinents;
Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel des unités internes et des organismes externes à l’UQAM pour les dossiers relevant de sa compétence; donne de l’information, effectue des vérifications, dirige les personnes vers les sources appropriées; règle les problèmes ou les réfère à la personne désignée;
Dépouille le courrier et les courriels du vice-recteur, en prend connaissance, les trie en fonction des priorités en concertation avec le directeur du Bureau du vice-recteur. Prépare les dossiers en effectuant les consultations préalables et assure les suivis relevant de sa compétence;
Rédige des projets de lettres ou de courriels à partir de directives écrites ou verbales et les soumet à la signature du vice-recteur ou du directeur;
Effectue diverses tâches en soutien à l’organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l’ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle, distribution de documents nécessaires à l’étude de dossiers par les personnes concernées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions qui en découle;
Effectue des recherches et des vérifications à l’aide de différents documents tels que politique, procédure, règlement et conventions collectives afin de fournir des renseignements à la direction, au personnel enseignant ainsi qu’aux employées, employés; règle les problèmes relevant de sa compétence en concertation avec le directeur du Bureau du vice-recteur; communique avec différents organismes tels que ministères, agences de santé, universités, collèges, afin d’obtenir ou de transmettre de la documentation et des informations reliées à la gestion de ses activités;
Collabore à la réalisation des processus conventionnés ou réglementaires relevant du vice-recteur à la Vie académique;
Remplit divers formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et assure le suivi; signe certains documents, lorsque permis par les normes et les procédures;
Planifie et organise les déplacements du vice-recteur et à cet effet, réserve l’hébergement et le transport;
Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités telles que conférence, colloque, congrès, etc.; réserve les locaux, les équipements audiovisuels ou tout autre service requis; assure les liaisons nécessaires auprès des services informatiques, audiovisuels, alimentaires ou des immeubles au moment de ces activités;
Assume la responsabilité de l’approvisionnement en papeterie, du système de classement et effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques du bureau du vice-rectorat selon les normes du Service des archives et de la gestion des documents
Utilise et maîtrise les logiciels de traitement de textes, des tableurs et des logiciels de présentation (Excel, PowerPoint, etc.) ainsi que des logiciels d’optimisation du travail (Wiki, Teams, etc.);
Accomplit toutes autres tâches prévues à la fonction d’assistante, assistant du vice-recteur.

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. La priorité sera donnée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada.

Exigences

EXIGENCES NORMALES :

Scolarité : Diplôme d’études secondaires (DES)

Expérience : Six (6) années d’expérience pertinente

Autres :