Description

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les Services aux étudiants ont pour mission d’offrir un environnement favorable à l’apprentissage et à la réussite des études de la clientèle étudiante de l’École. À cet effet, ils encadrent les activités liées à la vie étudiante, aux services d’aide individuelle et financière et à l’accueil et l’intégration des nouveaux étudiants dont les étudiants étrangers.

Le secteur de la vie étudiante est responsable de l’accueil et de l’intégration des nouveaux étudiants à la vie universitaire et à la vie montréalaise, du développement et de l’encadrement de la vie associative, et des évènements d’envergure de la vie étudiante. De plus, ce secteur a pour rôle d’offrir conseils et soutien aux étudiants pour toutes les questions liées à leur situation à l’école.

Rôle et responsabilités

L’agent-principal ou l’agente-principale – Secteur de la vie étudiante participe à l’organisation, à la coordination et à la mise en œuvre des activités d’accueil et d’intégration à la vie universitaire. En outre, cette personne coordonne les aspects logistiques et technologiques de l’ensemble de ces activités ainsi que le travail des étudiants employés à l’accueil et les agents aux activités à la vie étudiante. Elle veille également à soutenir les coordonnatrices et le directeur dans leurs fonctions.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Planifie, forme, distribue, et coordonne le travail des agentes et étudiants sous sa responsabilité. À cet égard, elle voit au bon déroulement des activités du service à la clientèle, planifie la logistique des activités de la rentrée scolaire, de la remise des diplômes, de la gestion administrative du fonds Leadership et autres.
Coordonne le développement et la mise en place de tout instrument, outil ou système améliorant les opérations et l’atteinte des objectifs de son secteur de travail. En outre, elle participe aux projets de développement technologique de son secteur, implante les nouveaux processus, rédige des procédures, forme le personnel, contrôle les accès, etc.
Collabore à l’identification et à l’analyse des besoins de la communauté étudiante pour favoriser l’intégration, la participation, le développement du leadership et la réussite des étudiants. Notamment, activités des regroupements étudiants, activités d’intégration des nouveaux étudiants, soutien en matière de d’immigration, collation des grades, etc.
Participe au développement, à l’organisation et à la mise en œuvre des activités, des évènements, des ateliers et des services de soutien du secteur de la vie étudiante.
Informe et assiste les nouveaux étudiants sur leur installation à Montréal (assurances, logement, etc.) et sur les bonnes et stratégies à adopter pour réussir leur intégration à l’École. Les renseigne sur leurs privilèges et leurs obligations ainsi que sur les politiques, les procédures et les règlements en vigueur à l’École.
Coordonne le comptoir d’accueil des Services aux étudiants
Participe à l’organisation, à la mise en œuvre et à l’animation des sessions d’information et des activités du secteur de la vie étudiante; que ce soit pour faciliter l’intégration des nouveaux étudiants ou pour encourager le développement du leadership étudiant.
Collabore à la préparation matérielle et à l’organisation logistique des différentes activités du secteur de la vie étudiante (ex : Gala Prix reconnaissance, collation de grades, concours du Fonds leadership, etc.) : réservations d’espace, location d’équipements, invitations, gestion des présences, analyse des demandes, etc.
Développe et entretient des relations professionnelles avec la communauté de HEC Montréal et ses partenaires. Travaille en étroite collaboration avec ses homologues de la communauté universitaire et les agents gouvernementaux dans le cadre de projets communs.
Collabore à la mise en œuvre du plan de communication et de promotion destinées à accroître la visibilité des activités du secteur de la vie étudiante. Participe à la conception, à la rédaction, à la mise à jour et à la diffusion du matériel d’information. (Dépliants, site web, infolettres, médias sociaux, etc.).
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales dans une discipline appropriée
Minimum de quatre années d’expérience pertinente de travail
Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant
Leadership
Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
Capacité à animer des groupes
Capacité à travailler en équipe
Ouverture au multiculturalisme et sensibilité interculturelle
Capacité de travailler sous pression et de gérer plusieurs dossiers simultanément
Sens de la planification et de l’organisation
Initiative et autonomie
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Disponibilité pour travailler en dehors des horaires réguliers de travail
Connaissance du milieu universitaire (atout)
Connaissance de d’autres langues (atout)