Description

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, les processus et systèmes, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

La Zone Info encadre les activités d’information concernant les programmes d’études et les services offerts à HEC Montréal par différents canaux : en personne, au téléphone, par courriel et sur le site Web. Elle effectue également les traitements reliés à la gestion administrative du dossier étudiant, traite l’ensemble des demandes d’admission, effectue tous les traitements reliés au processus d’admission, conseille les étudiants en matière d’immigration et s’assure de la conformité des statuts des étudiants (étrangers, québécois, non-résidents du Québec). Elle produit des documents officiels et délivre des diplômes.

Rôle et responsabilités

L’agent, agente – dossiers étudiants internationaux assure le suivi de la conformité du statut des étudiants internationaux, traite les demandes d’admission des candidats présumés non-résidents du Québec et applique les droits de scolarités appropriés à ces dossiers. De plus, la personne titulaire de cet emploi prépare des attestations officielles personnalisées.

Compte tenu de la forte clientèle anglophone parmi les étudiants internationaux, la personne titulaire de cet emploi est appelée de façon courante à utiliser la langue anglaise dans le cadre de son travail, tant à l’écrit qu’à l’oral.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

Assure le suivi de la conformité du statut des étudiants internationaux.
- Informe ces étudiants des documents valides à fournir périodiquement pour pouvoir poursuivre leurs études : permis d’études, permis de séjour, certificat d’acceptation du Québec (CAQ), preuve d’assurances, etc.
- Communique avec ces étudiants pour obtenir les documents nécessaires à la régularisation de leur dossier.
- Relance les étudiants dont les documents viennent à échéance sous peu.
- Sur présentation des pièces requises, met à jour les dossiers dans le système de gestion intégré.
- Transmet les dossiers non conformes à son supérieur immédiat, puis applique les décisions prises pour chacun d’eux (frais majorés, désinscription, etc.).
Structure les renseignements relatifs au suivi des dossiers des étudiants internationaux.
- Tient à jour les listes d’étudiants étrangers fournies par le MES et avise ce dernier de toute modification (statut de l’étudiant, programme d’études, etc.).
Vérifie le statut des étudiants présumés non-résidents du Québec.
- Applique les droits de scolarité appropriés selon le statut de l’étudiant.
- Lorsque requis, communique avec l’étudiant ou le MES pour obtenir les pièces justificatives.
- Suite à l’octroi d’une exonération de frais majorés, applique les frais de scolarité appropriés aux étudiants identifiés (bourse du MES, bourses et exonération de HEC Montréal).
Accueille les visiteurs de son secteur de travail; recueille les documents nécessaires à la régularisation des dossiers et les transmet aux membres de l’équipe appropriés.
Participe à des séances d’information à l’intention des étudiants étrangers.
Prépare les documents officiels personnalisés, selon des besoins de l’étudiant, en français ou en anglais.
Attestation d’études, d’inscription, de fréquentation scolaire, de stage, formulaire particulier à remplir, etc.
Recherche et valide les renseignements requis pour la production du document.
Traite les dossiers d’admission des étudiants internationaux candidats au programme d’échanges.
Produit les lettres de réponses d’admission.
Au terme du trimestre, remet les relevés de notes au SAIME
Traite les demandes d’autorisation d’études hors établissement.
Pour les étudiants de HEC Montréal :
Répond aux demandes de renseignements des étudiants concernant l’utilisation du système BCI.
Assure le lien et le suivi entre l’étudiant et la direction administrative du programme d’études concerné.
Pour les étudiants d’une autre institution :
Effectue les étapes nécessaires à l’inscription de l’étudiant à HEC Montréal.
Au terme du trimestre, transmet à l’université d’attache les résultats des étudiants en accueil.
Crée, modifie et met à jour les données nécessaires à l’attribution des codes permanents.
Au besoin, communique avec les étudiants ou le MES et assure le suivi des dossiers.
Lors d’une modification de nom, effectue le suivi approprié auprès des étudiants pour obtenir les pièces justificatives nécessaires à l’émission ou à la validation du code permanent.
Encrypte les fichiers à transmettre aux instances extérieures (MES, ARIANE, etc.) pour préserver le caractère confidentiel des données.
Répond en personne, par courriel et par téléphone aux demandes d’informations relatives aux différents programmes d’études offerts à HEC Montréal ainsi qu’aux activités prévues au calendrier universitaire.
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Diplôme d’études collégial
Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
Compréhension des principes de fonctionnement d’un système de gestion intégré
Connaissance des principes et des règles concernant l’accès aux renseignements personnels et confidentiels
Ouverture au multiculturalisme
Habileté dans les relations interpersonnelles (approche client)
Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
Capacité à travailler sous pression et en équipe
Connaissance du secteur universitaire (atout)
Connaissance des règles d’immigration applicables aux étudiants étrangers. (atout)