Sous la direction du, de la supérieur-e immédiat-e exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives ou académiques et assure la bonne marche du vice rectorat en son absence.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://www.rhu.uqam.ca/BN41.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne :
Tient l’agenda de la secrétaire générale et de la directrice exécutive et prend les dispositions s’y rattachant telles que l’organisation et la validation des rencontres, la modification de l’agenda en tenant compte des urgences, des priorités et des imprévus;
Prépare à l’avance les dossiers de réunion, d’événements, d’allocution, ou de représentation interne ou externe en fonction de l’agenda; assure, le cas échéant, les modifications et la mise en page des projets d’allocution de la secrétaire générale;
Reçoit et filtre les appels téléphoniques, note les messages, répond aux demandes d’information ou, selon le cas, effectue les recherches afin d’obtenir ou de transmettre les renseignements demandés ou de diriger les personnes vers les sources appropriées;
Accueille les visiteuses, visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents pertinents; S’assure de la bonne tenue des lieux physiques Secrétariat général (ex. gestion de la salle) afin d’y accueillir les invités;
Rédige des projets de lettres ou de courriels à partir de directives écrites ou verbales et les soumet à la signature de la secrétaire générale et de la directrice exécutive;
Soutient la secrétaire générale et de la directrice exécutive dans la préparation des dossiers destinés au Secrétariat des instances de l’Université (conseil d’administration, comité exécutif, etc.) ainsi qu’à d’autres instances et comités;
Effectue diverses tâches en support à l’organisation de diverses réunions (ex. comité de gouvernance, comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels);
Tient à jour le budget du Secrétariat général ;
Assume la responsabilité de l’approvisionnement en papeterie, du système de classement et effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques du bureau du Secrétariat général selon les normes du Service des archives et de la gestion des documents;
Remplit divers formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et assure le suivi; signe certains documents, lorsque permis par les normes et les procédures;
Utilise et maîtrise les logiciels de traitement de textes, des tableurs et des logiciels de présentation (Excel, PowerPoint, etc.) ainsi que des logiciels d’optimisation du travail (Wiki, Teams, etc.); tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations.
Plus spécifiquement, cette personne :
Gère différentes boîtes courriels, telles que Secrétariat général-Équipe, Demande accès UQAM et Plaintes LCOP;
Assiste la secrétaire générale pour le traitement des lettres-mandats aux avocats et notaires externes (mise en page, vérification des tarifs, envoi, tableau de suivis);
Participe au traitement des demandes d’accès reçues en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, en collaboration avec la responsable sur l’accès, la substitut à la responsable et les conseillers juridiques (réception des demandes, ouverture des dossiers, accusé réception, mise à jour du tableau des suivis des demandes, envoi de la note de repérage, classement des documents reçus, envoi de la décision, inscription aux registres, production de statistiques);
Fait les suivis nécessaires pour la mise à jour des informations dans certains systèmes (GDUNO, Registre des entreprises du Québec);
Assister la secrétaire générale et la directive exécutive dans les processus de nomination et d’accueil des membres du Conseil d’administration et des personnes nommées par le Conseil d’administration (ex. cadres supérieurs, protectrice universitaire, directeur Bureau de l’audit interne, registraire);
Accomplit toutes autres tâches prévues à la fonction d’assistante, assistant du, de la secrétaire général (e), ou à la demande de la secrétaire générale.
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études secondaires (DES)
Expérience : Six (6) années d’expérience pertinente
Autres :
- Excellente connaissance du français à l’oral et à l’écrit : minimum de 75% au test de français
- Bonne connaissance des structures et du fonctionnement de l’UQAM
- Rigueur, intégrité et discrétion
- Très bon sens de l’organisation
Salaire : Entre 44 200 $ et 65 962 $
Classement salarial : 7
