Le(la) titulaire du poste joue un rôle essentiel dans la prestation d’opportunités d'apprentissage et de formation au marché du travail à des étudiant(e)s adultes provenant de divers milieux. À ce titre, le(la) gestionnaire est responsable du bon fonctionnement quotidien du Centre de formation continue. Il(elle) s'acquitte de cette responsabilité en s'alignant clairement sur les lois, politiques et procédures pertinentes et en respectant les objectifs stratégiques du Collège John Abbott. Le(la) gestionnaire favorise une approche collaborative avec tous les membres de l'équipe, a le souci du détail, est flexible et innovateur(trice) dans la recherche de solutions et contribue ainsi à un environnement d'apprentissage et de travail professionnel au Centre de formation continue et au-delà.
RESPONSABILITÉS
En collaboration avec l'équipe de gestion de la formation continue, les coordonnateurs de programme, le personnel de soutien et les départements pertinents du Collège, gérer et améliorer continuellement (tels que, mais sans s'y limiter) :
Activités administratives
- Mise en œuvre rigoureuse des obligations contractuelles, prescrites par les partenaires externes, tels que Service Québec
- Procédures administratives soutenant le cycle complet de l'expérience scolaire de l'étudiant(e), de l'information sur le programme à la diplomation
- Processus de rémunération du personnel à temps partiel et contractuel, en collaboration avec les Ressources humaines
- Procédures de tests d'admission
- Archivage de la documentation scolaire, conformément aux politiques ministérielles
- Inscription aux cours et aux programmes et la transmission des dossiers des étudiants, en collaboration avec le registrariat
- Procédures relatives à la traduction de la documentation en français
- Procédures administratives liées à la gestion du temps du personnel, telles que la déclaration des absences, les heures supplémentaires, etc.
- Services de correction d'examens pour les clients externes
Gestion budgétaire
- Assurer le suivi des budgets provenant de diverses sources, dont le ministère de l'Enseignement supérieur (MES), Service-Québec et d'autres partenaires externes, et en rendre compte.
- Prévoir, surveiller et suivre les revenus et les dépenses d'exploitation et d'immobilisations.
- Se tenir informé(e) des règlements et des changements financiers du MES et de Service Québec.
- Initier, vérifier et faire le suivi de la facturation des contrats de formation et de service
- Évaluer la faisabilité et la tarification du contenu, de l'élaboration et de la prestation de cours personnalisés
- Maintenir la transparence, la consultation et le flux d'information avec les coordonnateurs(trices) de programme en ce qui concerne les décisions budgétaires.
Portfolios académiques
- Superviser les services de reconnaissance des acquis.
- Superviser les cours et les programmes académiques, au besoin.
Ressources matérielles et approvisionnement
- Gérer les besoins matériels du Centre de formation continue.
- Assurer la liaison avec le service de Ressources matérielles et le service des Technologies de l’information concernant les recommandations pour l'achat de mobilier, d'équipement et les demandes de rénovation.
Activités administratives générales
- Superviser le travail d’une équipe composée de personnel de soutien et de professionnel(le)s de la Formation continue.
- Assurer la liaison avec les organismes internes et externes pour représenter la Formation continue et le Collège, au besoin.
- Analyser, élaborer, documenter et mettre en œuvre des procédures administratives.
- Aider à la préparation et à la mise en œuvre des objectifs stratégiques, des priorités annuelles et des plans de travail du département.
- Effectuer d'autres tâches connexes assignées par la Directrice de la Formation continue.
CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ
Baccalauréat avec une spécialisation appropriée à l'emploi, un atout
Exigences spécifiques
- Strong understanding of the mandate of Continuing Education in the Quebec labor market
- Minimum de trois ans d'expérience dans l'enseignement et/ou la formation en entreprise
- Capacité avérée à coordonner des projets simultanés
- Capacité avérée à élaborer et à mettre en œuvre des processus et à assurer la réalisation dans les délais fixés
- Capacité avérée à travailler en collaboration, à mobiliser des personnes et des équipes, à fixer des objectifs et à les respecter
- Expérience dans la gestion d'équipes
- Capacité de médiation dans les situations de conflit
- Haut degré de confidentialité
- Capacité à se concentrer sur les détails et sur une vision plus large
- Grande aisance à travailler avec une variété de systèmes de gestion numérique
- Bonne connaissance de Clara, Omnivox, LEA, un atout
- Anglais avancé
- Français intermédiaire
- Compétences informatiques (Microsoft Office, Excel)
- Fortes compétences organisationnelles et de leadership
- Très autonome et motivé
- Connaissance du fonctionnement des cégeps du Québec et familiarité avec la Formation continue, un atout
Des texts pourraient être nécessaires pour démontrer la connaissance de
- Anglais avancé - compréhension, oral et écrit
- Français intermédiaire - compréhension, oral et écrit
- Excel intermédiaire
- Microsoft Office intermédiaire
Avantages de travailler au Cégep John-Abbott
Ici, vous pouvez créer une carrière qui vous plaît. Outre la sécurité de l'emploi et des collègues fabuleux, voici quelques avantages que nous offrons :
- Vacances et congés payés
- Flexibilité et équilibre entre vie professionnelle et vie privée
- Heures d'été
- Régime de retraite
- Environnement d'apprentissage exceptionnel avec des possibilités de perfectionnement professionnel
- Programme de remise en forme pour le personnel
- Prestations de santé (soins médicaux, soins dentaires, etc.)
- Événements de reconnaissance des employés
- Et bien plus encore !
La vie à JAC
Plus qu'un lieu de travail, JAC est une communauté qui vous accueille. Ici, vous trouverez plus que des « collègues » ; les gens de JAC sont des mentors, des compagnons de café (ou de thé !), des membres de l'équipe... Et cela commence par notre directeur général : terre-à-terre, joyeux, et dévoué à la création d'un environnement dynamique où les gens prennent soin les uns des autres. Travailler ici est plus qu'un emploi, c'est une carrière enrichissante. C'est l'occasion de participer à des projets qui peuvent contribuer à une vie de campus florissante et vous soutenir dans votre apprentissage et votre croissance continus.
Nous vous invitons à soumettre votre candidature
Notre collège souscrit à un programme d'égalité d'accès à l'emploi et encourage les candidat(e)s qualifié(e)s à postuler. Veuillez noter que nous ne contacterons que les personnes sélectionnées pour une entrevue. Il se peut que nous fassions passer des tests psychométriques et que nous évaluions les compétences en communication écrite et orale en français et en anglais ainsi que les compétences en informatique.
