COMMIS COURS HORS-FACULTÉ, STAGES, ÉCHANGES INTER-UNIVERSITAIRES (TEMPORAIRE) REGISTRARIAT
Référence : 00001733
Durée : Temporaire, temps plein
Endroit : Montréal
Fondée en 1873, Polytechnique Montréal, qui s'apprête à fêter son 150e anniversaire, accueille aujourd'hui près de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise l'excellence et la créativité. Ces valeurs, de même que l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité de niveau Argent de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.
Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.
Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée accueille les clientèles spéciales et leur fournit les renseignements requis; effectue diverses tâches reliées à leur admission, leur inscription, leur choix de cours et leur bulletin; fait le suivi et tient à jour les différents dossiers; aide les étudiantes et étudiants durant leur séjour à Polytechnique Montréal et/ou dans une autre université.
Principales responsabilités
- Reçoit informatiquement les demandes de cours hors établissement pour toute la communauté étudiante; fournit les renseignements et effectue toutes les opérations relatives à l'inscription des étudiantes et étudiants à des cours hors-faculté; vérifie leur admissibilité, crée les dossiers étudiants, enregistre les choix de cours, crée les cours dans la banque de gestion académique;
- Approuve et signe toutes les demandes de cours hors établissement ; réfère les cas particuliers au registraire;
- Procède à l'inscription des étudiantes et étudiants, produit les avis de paiement, les avise de leur horaire de cours; selon les procédures établies, interroge le système informatique, fait sortir les rapports appropriés et s'assure de la validité des données. Inscrit les notes aux dossiers des étudiantes et étudiants et leur achemine les bulletins;
- Initie et supporte la clientèle dans l'utilisation du logiciel en vigueur;
- Reçoit et coordonne les annulations et abandons de ces étudiantes et étudiants et en assure le suivi auprès des établissements d'accueil. Produit des listes et des documents statistiques utiles à la gestion des cours hors-faculté;
- Communique, à titre de responsable, avec différentes personnes intervenantes des établissements afin d'obtenir et de fournir des renseignements concernant leur programme et ceux offerts à notre institution;
- Communique avec les étudiantes et étudiants pour obtenir les informations manquantes à leur dossier; communique avec le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) pour régulariser les situations problématiques et transmet les informations nécessaires;
- Procède à la création du dossier pour les étudiantes et étudiants en échange, en collaboration avec le Service aux étudiants, les coordonnatrices et coordonnateurs du programme d'échanges dans les départements et la Direction des études de l'ingénieur, applique le processus d'admission conformément aux règles déjà établies;
- Prépare les attestations d'admission et d'inscription et complète les formulaires exigeant le sceau de Polytechnique Montréal;
- Accueille et informe la clientèle étudiante, en collaboration avec le Service aux étudiants en leur expliquant les règlements et procédures en vigueur et en fournissant les documents nécessaires pour leur séjour au Québec;
- Agit comme personne-ressource pour ces étudiantes et étudiants durant leur passage à Polytechnique;
- Accueille les stagiaires en laboratoire; procède à la création du dossier; vérifie les documents requis; selon les procédures établies, détermine le niveau académique et réfère les cas litigieux à qui de droit; procède à l'inscription et aux choix de cours et émet la carte d'identité. Assure le suivi des notes et production du bulletin;
- Lors de période de pointe, collabore à l'envoi et à la remise des bulletins et des fiches d'inscription aux étudiantes et étudiants;
- Prépare la documentation nécessaire pour l'envoi des demandes d'admission;
- Collabore à la préparation de la collation des grades;
- Classe et tient à jour différents dossiers, listes et documents;
- Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, photocopieur et appose le sceau de Polytechnique Montréal sur certains documents;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
- Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres
- Connaissance d'un logiciel de traitement de textes et de traitement des données.
Rémunération
Classe 6 (de 24,38 $ à 29,94 $).
Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 20 jours de vacances annuelles;
- 15 jours fériés;
- Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été);
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
- Régime de retraite;
- Possibilité de télétravail.
Durée et/ou horaire de travail
Temps complet - 35 heures par semaine.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Mise en candidature
Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/623e1d442f32d536ad5525cd/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 6 (de 24,38 $ à 29,94 $).
SVP Postulez en ligne au : rita.illicohodes.com/go/623e1d442f32d536ad5525cd/51fc022458b70066fae4a291/fr
