NATURE DU TRAVAIL :
Voir le plan de classification du personnel professionnel et la description de tâches ci-jointe.
Responsabilités générales
La personne titulaire du poste analyse, développe, et applique les méthodes et techniques relatives à l’organisation et à la gestion des documents administratifs et d’archives. Elle est responsable de la gestion, de la conservation et de la diffusion des documents d’archives du Cégep de Lévis sur l’ensemble des supports. Elle participe à l’élaboration des politiques et des procédures et veille à leur implantation. Elle met en œuvre l’architecture documentaire institutionnelle : politique de gestion documentaire, calendrier de conservation et plan de classification, en contrôle l’application et répond aux demandes de recherche. Elle assure un rôle conseil auprès des différents départements et assure le développement et la promotion des archives.
Elle analyse les besoins, et émet des recommandations quant aux meilleures pratiques à implanter. Elle organise et anime, à l’intention du personnel concerné, des sessions de formation et de perfectionnement et en assure l’évaluation et le suivi. Elle collabore au projet de dématérialisation de l’information ainsi qu’à la configuration, au déploiement et à la mise à jour du logiciel de gestion intégrée de l’information.
Au-delà de la gestion traditionnelle des documents papier, la personne titulaire doit avoir une vision d’ensemble de la gestion intégrée des documents dans le but de développer et de maintenir un processus simple et efficace d’accès à l’information destiné à l’ensemble des employés du Cégep.
La personne archiviste pourra également être appelée à supporter la coordonnatrice au secrétariat général et aux affaires corporatives en effectuant différentes recherches et en produisant différentes analyses et rapports.
De façon plus spécifique, les principales tâches s’exerceront de la façon suivante :
- Récupérer et analyser les besoins des départements;
- Évaluer les activités à réaliser et planifier le calendrier de livraison;
- Émettre des recommandations sur les solutions à adopter et les meilleures pratiques à mettre en place;
- Procéder à l’analyse et la mise en place des processus d’encadrement pour la gestion de l’information : politiques, cadre de gestion documentaire, cadre de gouvernance pour la gestion de l’information et ce, en accord avec la règlementation et législation en vigueur;
- Définir les stratégies de déploiement et de gestion du changement;
- Participer à la définition des exigences fonctionnelles et techniques;
- Coordonner des projets tout au long de leur cycle de vie et ainsi assurer leur succès;
- Assurer le suivi d’implantation des nouvelles solutions et s’assurer que celles-ci répondent bien aux besoins des utilisateurs;
- Accompagner les utilisateurs dans l’utilisation du logiciel de gestion intégrée de l’information;
- Définir et faire valider le modèle de sécurité à mettre en place;
- Former les utilisateurs, notamment en élaborant le matériel de formation et des guides d’utilisation ;
- Toute autre tâche connexe.
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Qualités et habiletés particulières facilitant le succès dans l'emploi :
- Minutie, rigueur et sens de l’organisation;
- Capacité pour la communication et habiletés d’animation;
- Sens de la confidentialité;
- Capacité à travailler en équipe;
- Esprit d’analyse et de synthèse;
- Souci du service à la clientèle;
- Autonomie;
- Sens de l’initiative;
- Créativité et audace dans la proposition des solutions.
QUALIFICATIONS REQUISES :
Baccalauréat dans une discipline appropriée à l’emploi
EXIGENCES PARTICULIÈRES :
• Posséder un certificat ou une maîtrise en archivistique serait un atout;
• Posséder de l’expérience avec au moins un logiciel de gestion documentaire;
• Connaissance des lois touchant les archives et l’accès à l’information;
• Excellente connaissance de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Posséder une certaine connaissance de la langue anglaise, au niveau de l’écrit, serait un atout.
Échelle salariale
De 47 265 $ à 81 818 $
