Description
Assistant / Assistante de direction
Vice-rectorat à la planification et à la communication stratégiques
Description du mandat
Soutenir et épauler de manière professionnelle, efficace et confidentielle sa direction immédiate sur le plan administratif, des communications, du fonctionnement et de la logistique et ce, de façon autonome et en faisant preuve d'initiative, de tact, de jugement à partir de directives générales.
Principaux défis
- Organiser les agendas du vice-recteur et de son adjointe. Confirmer les rendez-vous en anticipant et en évitant les conflits d'horaire. Effectuer les rappels nécessaires concernant l'emploi du temps.
- Rédiger les courriels et préparer les documents pour les instances (par exemple, CODIR, CAPS, Conseil de l’université, Comité exécutif, assemblée universitaire, comités sous la direction du vice-recteur) en les acheminant dans les délais requis. S’assurer de mettre à l’ordre du jour des instances les points relevant du vice-rectorat. Assurer un suivi avec l’Adjointe pour l’organisation des instances annuelles
- Préparer les communications émanant du vice-rectorat : lettres de nomination ou tout autre message.
- Assurer le traitement administratif des factures et des demandes administratives. Faire le lien avec les finances, la direction des immeubles, la drh ainsi que le responsable administrative au rectorat. S’assurer du paiement des factures. S’assurer de l’embauche des consultants et des étudiants.
- Participer à l’organisation de différents événements et comités Envoyer les invitations, faire le suivi des agendas avec les autres assistantes, assurer une organisation.
- Voir à la logistique des réunions en préparant tous documents ou informations nécessaires.
- Faciliter l’organisation des agendas pour les vice-recteurs associés lorsque nécessaire.
- Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des dossiers et documents physiques et virtuels. Organiser le classement selon une nomenclature permettant à toute l’équipe du vice-rectorat de travailler en mode partage.
- Veiller à la bonne organisation et tenue des dossiers pour le vice-recteur.
- Accueillir les invités et visiteurs de sa direction.
- Rédiger des comptes rendus ou des procès-verbaux. Assurer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion, cela pour l’ensemble des comités menés par le vice-recteur.
- Effectuer le suivi des mandats confiés par sa direction.
- Rechercher des informations et compiler des données afin de produire différents rapports tout en relevant les tendances, incohérences ou autres.
- Assurer le bon fonctionnement administratif du vice-rectorat : gestion du courrier et des courriels (trier et prioriser), gérer et saisir les notes de frais, mandater des fournisseurs (traiteur, imprimeur) en s’assurant de bien définir les attentes et de la réalisation du mandat à l’intérieur de l’enveloppe budgétaire.
- Analyser et interpréter les requêtes, répondre adéquatement et de façon autonome aux questions courantes et demandes de renseignements. Transférer les requêtes après avoir effectué les recherches afin de réunir la documentation et résumer les informations pertinentes au traitement.
- Filtrer et prioriser les appels, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer afin de supporter efficacement les interventions de sa direction.
- Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, rapports, matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexe et qui s'adressent à des destinataires internes ou externes.
- Faire ou améliorer la mise en page et la présentation et s'assurer de la justesse orthographique et grammaticale.
- Échanger de l'information de façon régulière avec les autres assistant(e)s de direction et participer à des activités communes.
- Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative.
Exigences
Profil recherché
- Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en administration générale ou en bureautique. Toute formation supérieure ayant permis l'atteinte des compétences requises pourrait être considérée.
- Cinq (5) années d'expérience pertinentes à l'emploi.
- Excellente maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (Powerpoint, Excel avancé, Word, Visio, Acrobat Pro).
- Excellente maîtrise de la langue française (à l’écrit et l’oral), maitrise de la langue anglaise (oral) un atout.
- Connaissance du milieu universitaire. Maîtrise des technologies de rencontres virtuelles (Teams, Zoom…)
Salaire et avantages
Information sur l'emploi
Échelle salariale: 50 582 $ à 63 228 $
Horaire de travail: Lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Statut du poste: Temporaire, jusqu'au 12 août 2022
Date d'entrée en fonction: Dès que possible
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