L’École de technologie supérieure est un établissement de l’Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages :
- Assurances collectives.
- Jusqu'à 21 jours de vacances par an.
- Horaire de 4 jours l’été.
- Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place.
- Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel).
- Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif.
- Accès aux différentes ententes corporatives de l’École.
- CPE sur place, et bien d'autres avantages.
Votre rôle
Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, effectue différentes tâches relatives à la réception et au secrétariat telles que l’accueil des visiteurs et l’information, le traitement du courrier, le classement et la photocopie. Saisit et transcrit divers documents, remplit les formulaires administratifs et assure le suivi d’opérations bien définies.
- Reçoit, filtre, transmet et fait des appels téléphoniques; note les messages; donne des renseignements généraux par téléphone, courriel ou en personne. Effectue la réservation des salles de conférence sous sa responsabilité et convoque les participantes et les participants aux réunions.
- Saisit et transcrit, à l’aide d’un logiciel de traitement de texte, de données ou autre logiciel de même nature, divers documents tels que lettres, rapports, examens, plans ou notes de cours, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Effectue la mise en page de documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige de la correspondance relative à son travail.
- Effectue la saisie des données pour la mise à jour du calendrier, des listes téléphoniques et des applications informatisées courantes de son unité administrative. Produit des listes et des rapports à l’aide de logiciels appropriés.
- Exécute et assure le suivi d’opérations administratives qui lui sont confiées. Remplit les formulaires utilisés dans son unité et applique les directives établies.
- Participe à la préparation et au déroulement d’événements ou d’opérations spéciales ou spécifiques de son unité administrative.
- Tient à jour des fiches, listes, bottins, répertoires, etc.; assume la responsabilité du système de classement et des tableaux d’affichage. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue les travaux de photocopie, trie, pagine et assemble des documents.
- Utilise et voit à l’entretien mineur des divers appareils de bureau d’usage courant. Fait les appels de service, lorsque requis.
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
- Élague des dossiers étudiants (papier ou numériques) en fonction de directives spécifiques.
- Numérise ou imprime les pièces à conserver.
- Vérifie la concordance entre les pièces du dossier papier et le dossier numérique.
- Tient le registre des dossiers traités.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.
- Minimum de deux (2) ans d'expérience pertinente.
- Connaissance du doigté dactylographique.
- Maîtrise des logiciels de traitement de texte et de données.
