Description
Milieu de travail
HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.
Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.
Les Directions administratives de programmes effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité : analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, sanction des études, reconnaissance des équivalences, relevés de notes et diplômes.
Rôle et responsabilités
Le directeur administratif ou la directrice administrative est responsable de la gestion administrative des programmes d’études concernés offerts à HEC Montréal.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
Gestion et opérationnalisation du dossier scolaire des étudiants
- Identifie, définit et met à jour les projets et les objectifs annuels de son équipe, les échéanciers et le calendrier opérationnel pour son secteur d’activités. Évalue les résultats des activités de son secteur et transmet ses recommandations à son supérieur immédiat.
- Voit à l’optimisation des processus de travail et au respect des échéanciers fixés. S’assure que l’étude des demandes d’admission et les recommandations qui en découlent respectent les politiques. Approuve les demandes d’inscription à des cours hors de HEC Montréal.
- Veille à ce que les services de consultation auprès des étudiants et d’analyse de leurs dossiers s’intègrent aux orientations décidées par la Direction des études tout en conservant un service de qualité répondant aux besoins des étudiants. Traite les cas litigieux.
- Dans le cadre des programmes d’échanges et en collaboration avec le service des activités internationales et de la mobilité étudiante, conseille les étudiants avant leur départ et suggère les cours à suivre; identifie les cours reconnus suivis à l’étranger et s’assure de leur reconnaissance.
- S’assure du respect des conditions d’admission et du cheminement préalablement établies par la Direction du programme et rencontre au besoin les étudiants qui ne respectent pas les critères. Accorde une attention particulière aux passages d’un programme à l’autre.
- Dans les cas de plagiat, participe au comité d’évaluation et détermine les sanctions en conformité avec le règlement et en cohérence avec la jurisprudence. Informe les professeurs concernés et, dans les cas majeurs, transfert le dossier au Conseil de discipline pédagogique.
- Étudie et approuve, selon les cas, les absences aux examens et les demandes spéciales lors des examens. S’assure du respect de la procédure de changement de note après une révision.
- À partir des relevés de notes et de l’exactitude des sanctions qui s’y rattachent, recommande l’émission des attestations, des certificats et des diplômes.
- Étudie les demandes d’équivalence de cours et au besoin consulte les professeurs.
- Rédige et documente toute proposition ayant trait aux changements des procédures administratives.
Gestion administrative des études
- Définit, met à jour, documente et standardise les règles, les procédures de travail et les mécanismes de communication interne et externe de son secteur d’activité; veille à leur diffusion aux personnes concernées et à leur application.
- Conseille la Direction des études sur toute question relative à la gestion des études; sur ce plan, agit à titre de personne-ressource pour le personnel de l’École et les organismes extérieurs et soumet ses recommandations quant aux orientations données aux programmes d’études concernés.
- Participe au comité des programmes.
- En collaboration avec la Direction du programme, identifie les besoins et les orientations en matière de gestion des dossiers étudiants.
- En collaboration avec le Service aux étudiants, la Direction de la promotion des programmes et recrutement étudiant et la Direction des études, participe à la conception et la réalisation d’activités et de publications officielles et de promotion sur les programmes d’études, les cours offerts, les règlements et politiques, les clientèles, etc. S’assure de la validité des informations diffusées notamment sur le Web.
- Évalue la prévision de la clientèle et ensuite, collabore à la conception des horaires de cours et évaluations.
- Analyse le nombre d’inscriptions et gère l'offre de cours conjointement avec les directeurs des départements d’enseignement. Applique les normes de HEC Montréal relatives à la taille des groupes, tout en veillant à optimiser le rapport coûts / bénéfices. Participe à la mise en place de solutions, de correctifs et de moyens afin de répondre aux besoins des nouvelles populations étudiantes.
- En collaboration avec l’équipe de gestion des processus et systèmes, s’assure du maintien, du développement et de l’optimisation des systèmes d’information et de gestion afin de soutenir les opérations liées à la gestion des dossiers étudiants. Assure l'intégralité et l’exactitude des dossiers étudiants.
- Encadre et supervise le processus de la délivrance des diplômes pour les programmes sous sa responsabilité. Voit à une analyse diligente des dossiers, à l’application des règles, au respect des cheminements prescrits, et voit au traitement des cas particuliers à l’intérieur des délais prescrits.
- Assure les échanges et maintient des liens privilégiés avec ses homologues des autres universités et avec les facultés de l'Université de Montréal appropriées. Représente l’École et maintient des relations harmonieuses auprès de divers comités internes, externes et interuniversitaires relativement à ses responsabilités.
Gestion des ressources humaines, financières et matérielles
- Identifie la structure de travail et les besoins en ressources humaines pour répondre aux objectifs de sa section. Établit les prévisions annuelles en matière d’heures de travail, de personnel d’appoint et de dépenses d’opération et les soumet à son supérieur pour approbation. Le cas échéant, autorise les heures supplémentaires de son équipe.
- En collaboration avec la Direction des ressources humaines, rédige les descriptions d’emploi des postes sous sa responsabilité. Procède à l’embauche, à l’accueil, à l’intégration et à l’évaluation du personnel en milieu de travail.
- Crée et maintient une qualité de vie au travail et un climat stimulant au sein de sa section. Identifie et analyse les problèmes en matière de relations professionnelles et transmet ses recommandations à son supérieur.
- À l’intérieur des horaires et des congés fixés par la direction de HEC Montréal, autorise les congés et la période des vacances des employés de sa section en s’assurant de répondre aux besoins de son service.
- Évalue le rendement du personnel de sa section à partir des instruments mis à sa disposition. Rencontre les membres de son équipe afin de définir les objectifs de travail et les moyens pour les atteindre.
- Planifie et propose le plan de formation des employés de sa section en s’assurant de développer et de maintenir à jour leurs connaissances et leur employabilité.
- Planifie et élabore des budgets relatifs aux activités sous sa responsabilité et réalise les travaux de préparation nécessaires à la présentation budgétaire de sa section.
- Contrôle et autorise les dépenses prévues au budget sous sa responsabilité selon les politiques en vigueur et transmet à son supérieur, pour approbation, toute dépense imprévue au budget; assure le suivi budgétaire de ses activités.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
Exigences
Profil recherché
- Baccalauréat en administration ou dans toute autre discipline jugée appropriée
- Minimum de cinq années d’expérience dans des fonctions de gestion et de direction
- Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
- Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
- Compétences en matière de planification stratégique
- Habiletés de gestion permettant au titulaire de motiver, d’impliquer et de mobiliser son personnel
- Habiletés de communication, de présentation et de rédaction
- Capacité d’analyse et d’innovation, esprit de synthèse et aptitudes pour la résolution de problèmes
- Sens de l’organisation et des priorités
- Autonomie dans l’organisation du travail et capacité à travailler avec un minimum de supervision
- Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
- Capacité d’adaptation aux changements
- Habiletés de gestion dans un contexte fort réglementé
- Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)
- Bonne connaissance du milieu académique (atout)
Avantages
- Échelle salariale de 77 951 $ à 114 473 $ selon les années d'expérience pertinente
- 23 jours de vacances annuelles après un an de service
- 15 jours fériés
- Horaire compressé et réduit durant la période estivale
- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
- Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées
Adresse où postuler
De la même organisation
