AGENTE, AGENT À LA GESTION DES DOCUMENTS AUX ARCHIVES
Référence : 00001366
Durée : Temporaire, temps plein
Endroit : Montréal
Date d'échéance: 6 mars 2020
SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Polytechnique Montréal favorise l'excellence, la créativité, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l'un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d'excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employé(e)s. Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.
Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de huit mille cinq cents étudiant(e)s et compte sur l'expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.
Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée participe au processus de gestion des documents. Participe à l'élaboration des règles et à l'application du système de gestion des documents administratifs et historiques. Participe à l'élaboration et à la révision du cours de formation des responsables, donne la formation, assiste les usagers et les différentes clientèles et effectue divers travaux reliés au processus d'archivage des documents administratifs et historiques.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Collabore à la bonne marche de son secteur d'activités : Participe à l'élaboration des règles et à l'application du calendrier de conservation des documents et au guide de classification; vérifie l'application du système de gestion des documents dans les postes de classement; assiste les usagers internes en ce qui a trait à la gestion des documents (analyse de situation, adaptation du système de classement, besoins particuliers);
- Participe à la préparation des documents requis pour la diffusion des archives et à la préparation des activités de promotion des archives; diffuse l'information concernant les services offerts; recueille les informations auprès des usagers;
- Participe à l'élaboration et à la révision périodique du cours de formation des responsables de postes de classement et donne la formation à ces derniers;
- Procède à l'ouverture, à la modification et à la destruction des dossiers actifs pour tous les usagers du système de gestion des documents, effectue la saisie des données et apporte les modifications ou les corrections permettant de garantir l'exactitude des données; assure la préparation matérielle; communique avec les usagers au besoin. Résout les problèmes relevant de sa compétence;
- Participe au bon fonctionnement du centre de documents semi-actifs et historique en appliquant les procédures prévues et voit à la confidentialité des documents qui y sont déposés;
- Reçoit et traite les transferts de documents semi-actifs et inactifs en provenance des unités administratives; procède à la création de l'enregistrement d'un dépôt; vérifie et effectue les modifications ou les corrections des enregistrements faits par les usagers; achemine les boîtes vers les dépôts internes ou externes; procède à la préparation de la documentation requise pour le versement à l'extérieur; assure le suivi des transferts;
- Reçoit et traite les demandes de dossiers semi-actifs, effectue les recherches et les vérifications nécessaires avec les systèmes de recherche de l'information pour répondre à ces demandes et fait le suivi de chaque demande;
- Vérifie la pertinence de l'élagage des documents confidentiels et s'assure qu'ils soient détruits selon les règles de confidentialité;
- Procède à l'élagage des documents non pertinents; prépare les documents pour la numérisation et réalise les index suite à la prise de vue; procède également à l'opération de prise de vue; atteste, sous forme d'affidavit, de la reproduction et de la destruction des documents numérisés en vertu du Code civil du Québec;
- Collabore à la réalisation et à la mise à jour de l'inventaire des documents et de leurs contenants; participe au déclassement, à la relocalisation et à la destruction des dossiers physiques déposés aux archives;
- Collabore au suivi du budget du Bureau des archives; communique avec les fournisseurs; complète différents formulaires et s'assure qu'ils sont dûment autorisés;
- Accueille les usagers du service et leur explique les politiques et les procédures reliées au Bureau des archives. A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles et des procédures en vigueur dans son secteur;
- Assiste la clientèle de la section des archives dans leur recherche de documents et constitue des dossiers relatifs à leur recherche;
- Effectue la production de rapports statistiques concernant son secteur d'activités;
- Initie ou forme d'autres employés dont le travail est relié aux archives;
- Effectue la saisie et le traitement de textes et de données tels que lettres, avis, rapports, formulaires, factures et listes;
- Reçoit, ouvre et distribue le courrier, les documents et messages reçus et expédie le courrier et les documents;
- Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, calculatrice, photocopieur, télécopieur, appareil de reproduction sur microfilm, lecteur de microfilm et chariot;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
SCOLARITÉ :
- Diplôme d'études collégiales en techniques de documentation ou diplôme d'études collégiales générales combiné à un certificat en archivistique.
EXPÉRIENCE :
- Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.
AUTRES :
- Connaissance du domaine des archives.
- Maîtriser les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.).
- Connaissance des systèmes de gestion des documents.
RÉMUNÉRATION :
De 25,43 $ à 33,16 $, classe 8.
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL :
- Temps complet - 35 heures par semaine.
- Durée de l'affectation : 6 mois (à titre indicatif).
MISE EN CANDIDATURE :
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER" sur le site suivant : https://rita.illicohodes.com/go/5e4ea61aeb8ff1058896df54/51fc022458b70066fae4a291/fr
Date limite de soumission des candidatures : vendredi 6 mars 2020 à 17 h.
Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
De 25,43 $ à 33,16 $, classe 8.
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER" sur le site suivant : rita.illicohodes.com/go/5e4ea61aeb8ff1058896df54/51fc022458b70066fae4a291/fr
