Numéro de référence: S-19-20-1872
Catégorie d’emploi: technicien ou technicienne en administration
Direction: Bureau du directeur général
Services: Directeur général
Superviseur: Janelle Villanueva
Statut d’emploi: Remplacement à temps plein
Durée du contrat: Approximativement 1 an
Lieu du travail: Collège Vanier
Horaire: lundi – vendredi, 8h30 jusqu’à 16h30
Début de l’affichage: 17 janvier 2020
Fin de l’affichage: 24 janvier 2020
Échelle salariale: $22.23 - $29.05
Date de début: 17 février 2020
Description:
Sous l'autorité de l'adjointe au directeur général, la technicienne administrative du Collège assure le soutien du bureau du directeur général.
Nature du travail:
Réception au Collège:
- Répondre au numéro de téléphone central du Collège et au compte de courriel central et redirige les demandes de renseignements selon les besoins;
- Accueillir, informe et guide les étudiants, le personnel et les visiteurs du Collège;
- Répondre aux questions courantes et directionnelles et fournir des renseignements généraux aux visiteurs;
- Distribuer des documents et des prospectus et en tenir le stock;
- Compiler et tenir à jour les listes de contrôle, les dossiers et les fiches de renseignements pertinents aux demandes de renseignements de la réception;
Activités administratives et bureautiques du Bureau du Directeur général:
- Fournir une aide administrative pour appuyer les activités du Bureau du directeur général;
- Traiter tout le courrier entrant et sortant du bureau;
- Remplir les formulaires d'absence, les contrats, les bons de travail, les demandes d'achat, les demandes de chèques, les demandes de capital, etc;
- Planifier et organise les rendez-vous et les réunions selon la demande;
- Tenir à jour les dossiers et les fichiers dans un système organisé;
- Préparer des documents et des certificats officiels;
- Épreuves, révisions et mises à jour des pages Web pertinentes, des annonces et des événements;
- Prendre les procès-verbaux des réunions officielles du comité du collège, tel que demandé;
- Aider à la préparation et à la distribution de la documentation, c'est-à-dire les ordres du jour, les procès-verbaux, les rapports, etc. pour les divers comités du collège, selon les affectations;
Événements, réceptions et réunions:
- Responsable de la planification et de l'entretien des diverses salles de réunion et de la salle du Conseil et apporte son aide en fournissant un soutien technique au besoin;
- Assembler les trousses et les documents au besoin;
- Coordonner et aider aux événements et aux fonctions du Collège (c.-à-d. la vente de billets pour les événements/activités, les productions musicales, etc. );
- Génère des rapports comptables pour appuyer les événements et les fonctions du Collège;
- Collabore et dirige, en collaboration avec le personnel de Vanier Communications, l'organisation d'événements collégiaux majeurs (p. ex., portes ouvertes, remise des diplômes, soirée d'information);
Plan d'opération d'urgence:
- Identifie et signale les requêtes potentiellement perturbatrices ou problématiques ou celles nécessitant une intervention de sécurité;
- Effectuer les procédures appropriées établies par le Plan d'opération d'urgence ou par le Comité de gestion des crises;
Fondation du Collège Vanier:
- Fournir un soutien administratif au secrétaire-trésorier de la Fondation du Collège Vanier;
- Responsable de la compilation des renseignements sur les donateurs, y compris la tenue des registres des retenues sur la paie des employés;
- Collecter, analyser et attribuer des fonds à divers programmes/activités;
- Préparer la correspondance et créer des rapports concernant la collecte de fonds et les remerciements aux donateurs;
- Tenir à jour les registres des portefeuilles de placement;
- Préparer des reçus d'impôt pour tous les donateurs;
- Tenir à jour le bulletin d'information et les annonces sur le site Web;
- Assister les organisateurs de projets dans diverses tâches telles que les certificats pour les bénéficiaires, la publicité, les rapports, etc;
- Collaborer avec les gestionnaires de projets d'appel des collèges (ex. agent d'aide financière pour l'appel des étudiants dans le besoin, agent d'éducation internationale pour les projets de mobilité des étudiants, etc.);
D'autres tâches connexes peuvent être assignées qui sont liées au technicien administration du Collège et au bureau du directeur général, ou aux objectifs stratégiques du Collège.
Classification: Technicien ou technicienne en administration
Horaire: Lundi à vendredi, 8h30 jusqu’à 16h30 (35 heures par semaine)
Contrat: Remplacement. Approximativement 1 an.
Qualifications:
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Conditions exigées:
- Capacité d'accueillir et de recevoir les membres de la communauté externe et interne de manière compétente et gracieuse ;
- Capacité à travailler avec les gens et à trouver des solutions ;
- Sensibilité aux situations provocantes ou problématiques ;
- Connaissance de base du système du CÉGEP ;
- Connaissance de base de Microsoft Word et connaissance intermédiaire d'Excel (à tester) ;
- Excellentes compétences orales en français et en anglais (à tester) ;
- Solides compétences rédactionnelles en anglais et compétences rédactionnelles fonctionnelles en français (à tester) ;
- Capacité d'être agile est un atout.
****Merci de postuler directement sur http://www.vaniercollege.qc.ca/human-resources/jobs/ afin que votre candidature soit considérée. ***
***Si vous plaît, prendre note que les employés internes du collège ont une priorité d’emploi.***
Dans le cadre de son programme et la loi du gouvernement du Québec sur l'Équité en emploi, le Cégep Vanier encourage les hommes et femmes qualifiés, membres des minorités visibles et ethniques, autochtones et personnes handicapées, à soumettre leur application.
Les renseignements recueillis dans le présent questionnaire demeuront strictement confidentiels et ne seront connus que par des personnes responsables à la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse ainsi que les Ressources humaines du Cégep, le cas échéant.
$22.23 - $29.05
