C’est partager son quotidien avec plus de 2500 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.
C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.
C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.
IDENTIFICATION DU POSTE
Titre d'emploi : Agent ou agente de soutien administratif, classe principale
Numéro de référence : 1851
Direction : Direction des études / SPDP
Service : Bureau de l'international
DÉTAILS DU POSTE
Catégorie d’emploi : Soutien administratif
Nom du supérieur immédiat : Isabelle Dionne
Lieu de travail : Cégep de Lévis : 205 route Mgr-Bourget, Lévis, Qc.
Statut de l'emploi : Remplacement à temps complet (durée d’un an, avec possibilité de prolongation)
Horaire de travail : 35 heures par semaine
Entrée en fonction prévue : Dès que possible
AFFICHAGE
Début d'affichage : 2024-05-02
Fin d'affichage : 2024-05-09, 23 h 59
DESCRIPTION DU POSTE
RAISON D’ÊTRE DU POSTE
Sous la responsabilité de la coordonnatrice du Bureau de l'international, la personne assure la coordination d'un ensemble de travaux administratifs reliés aux dossiers du Bureau de l'international. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie. Elle collabore à la préparation de l'échéancier des travaux et en assure la réalisation.
Principalement, et en étroite collaboration avec les professionnels de son équipe, elle participe activement, d’une part, à l’organisation logistique liée à l’accueil des étudiant.e.s ou des partenaires en provenance de l’international (programmes réguliers, sessions d’études, stages, visites de délégations, etc.). D’autre part, elle travaille entre autres à la préparation et à la conformité des dossiers de mobilité sortante (séjours hors Québec), au regard des exigences ministérielles, des pratiques budgétaires, des demandes de bourses possibles, du respect du devoir de diligence du cégep pour un accompagnement sécuritaire. Elle effectue la planification de tâches récurrentes et veille au respect de plusieurs échéanciers. Elle accueille les usagers et donne des informations relevant de sa compétence sur les projets d’études à l’international.
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
Description détaillée de la tâche
- Effectuer divers travaux administratifs ;
- Rédiger des lettres, des formulaires, des documents (Word, Excel, Onenote, etc.) et effectuer la correspondance ;
- Effectuer le suivi des dossiers et des plateformes collaboratives utilisées (SharePoint,
- Moodle, Groupe Facebook, etc.) ;
- Recueillir tous les documents requis et mettre à jour les différents fichiers et en faire le suivi;
- Assurer la gestion de la boîte courriels de l’organisation ;
- Coordonner la logistique, en étroite collaboration avec les professionnels responsables des dossiers de mobilité internationale ;
- Collaborer avec les services financiers pour assurer les différentes demandes et suivis;
- Assurer le service à la clientèle de son service et collaborer avec les autres services et professionnels du cégep de même qu’avec les partenaires externes, lorsqu’il y a lieu ;
- Accueillir les étudiants(es) et autres visiteurs ;
- Soutenir les différents besoins de l’équipe du Bureau de l’international ;
- Accomplir toute autre tâche connexe.
LES QUALIFICATIONS REQUISES POUR CE POSTE SONT :
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.
Conditions exigées par le Collège
- Bonne maîtrise des outils informatiques (ex. : Suite Office, CLARA, Moodle, etc.) ;
- Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
- Habileté à gérer son temps et à s’organiser afin de respecter les délais et les échéanciers en période de pointe ;
- Aptitude à travailler sous pression ;
- Capacité à faire des suivis budgétaires ;
- Entregent et souci de la qualité du service à la clientèle ;
- Capacité de travailler en équipe ;
- Autonomie, sens des responsabilités et esprit d’initiative notamment dans l’organisation de son travail ;
- Capacité d’analyse et de synthèse de l’information ;
- Rigueur et précision dans l’exercice de ses fonctions ;
- Capacité d’agir dans le respect de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels ;
- Bonne maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite, un atout ;
- Connaissance du système d'éducation collégial, un atout ;
- Expérience en mobilité internationale, un atout.
La personne candidate retenue sera appelée à travailler en dehors des heures normales de travail.
Tests requis
- Test de français
- Test Word et Excel
Remarques
Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.
Notez que la lettre de présentation est obligatoire.
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé de réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
La priorité est donnée aux candidats internes. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
Échelle salariale : Min : 23,12 $ Max : 28,31 $ *En lien avec la récente entente de principe conclue, une majoration salariale de 8,8 % sera appliquée prochainement.
AVANTAGES :
- Régime de retraite (RREGOP) figurant parmi les plus intéressants
- Vacances (entre 4 et 8 semaines)
- Conciliation travail et vie personnelle
- Salle d'entraînement et piscine accessible gratuitement
- Transport en commun à proximité
- Formation continue - Accessibilité à des activités de perfectionnement et à des formations
- Régime d'assurance collective avantageux
- Banque de congés de maladie
- Congé à traitement différé ou anticipé
- Congé fériés et congés sociaux (mariage, décès, etc.)
