Description

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Situé sur un bel espace vert au cœur de l'arrondissement St-Laurent

Le Cégep Vanier un établissement public de langue anglaise qui compte environ 1 000 employés à temps plein et à temps partiel, plus de 6 000 étudiants de jour et une direction de la formation continue florissante qui fournit des services aux étudiants adultes, aux étudiants étrangers ainsi qu'aux clients de la communauté et des entreprises.

Outre les Québécois anglophones et francophones, notre environnement multiculturel accueille des enseignants, des employés et des étudiants originaires de plus de 90 nations différentes du monde entier.

Notre établissement s'engage à assurer une représentation au sein de sa communauté. Le Cégep Vanier accueille les candidatures des membres des minorités visibles, des minorités ethniques, des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées, des personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que d'autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. L'établissement maintient son engagement pour l'excellence en éducation et reconnaît que l'augmentation de la diversité de son personnel contribue à cet objectif.

Numéro de référence: S-23-24-3305

Catégorie d’emploi: Soutien

Services: Systèmes académiques - Registraire

Superviseur: Isabelle Lacombe

Statut d’emploi: Remplacement à temps plein

Durée du contrat: Jusqu’au 30 juin 2024

Lieu du travail: Cégep Vanier

Horaire: Du lundi au jeudi (10h00 à 18h00) et vendredi (8h30 à 16h30) (pendant le semestre) et du lundi au vendredi, 8h30 à 16h30 (dehors des heures du semestre); (35 heures par semaine)

Début de l’affichage: 17 avril 2024

Fin de l’affichage: 23 avril 2023 à 17h00

Échelle salariale: $22.36 - $25.00

Date de début: 20 mai 2024

Titre d’emploi: Agente ou agent de soutien en administratif, classe I (remplacement)

Sous la supervision du cadre responsable, le rôle de l'agent(e) de soutien administratif à la réception, à l'inscription et aux dossiers est de fournir un soutien administratif au département des systèmes académiques - registraire pour le secteur de l'éducation permanente.

Plus précisément, mais sans s'y limiter, l'agent(e) de soutien administratif:

Fournit des services d'accueil aux étudiant.e.s, aux professeurs, au personnel et aux visiteurs qui s'informent auprès de service des Systèmes Académiques – registraire et formation continue;
Répond aux appels téléphoniques, au courrier, aux courriels et aux demandes de renseignements en personne en temps opportun;
Fournit des informations précises sur les services offerts et les programmes de formation continue (AEC-DEC);
Participe à tous les aspects des processus d'admission et d'inscription des étudiant.e.s ; notamment vérifier et saisir les informations relatives au calendrier et à l'inscription, superviser et traiter l'ouverture des dossiers des étudiant.e.s et vérifier l'éligibilité à l'anglais, entre autres tâches;
Participe à la vérification de l'admissibilité des étudiant.e.s à un programme ou à un cours et veiller à l'exactitude de la collecte et de la numérisation des pièces justificatives dans le dossier des étudiant.e.s;
S'assure que toute l'information relative aux dossiers et aux registres des étudiant.e.s est maintenue avec exactitude selon les règles et les règlements des systèmes pédagogiques;
Crée et traite les modifications apportées aux dossiers des étudiants;
Communique avec les étudiant.e.s et enseignant.e.sconcernant les confirmations, les annulations ou les changements d'horaire;
Traite les fonctions comptables du département, y compris les remboursements des étudiant.e.s;
Prépare et aide au processus de confirmation de présence des étudiant.e.s et au suivi;
Prépare et assiste le processus de confirmation de l'assiduité de l’étudiant.e et le suivi et/ou les enseignant.e.s;
Rassemble, classe, localise et numérise les dossiers conformément aux procédures établies et participe au classement, à la numérisation et au processus d'archivage;
Forme les nouveaux employés;
Participe aux activités du service des Systèmes Académiques – Registraire et formation continue, selon les besoins;
Participe à la préparation et au traitement du matériel de promotion des activités du département;
Tient à jour les listes de diffusion et traiter les envois postaux;
Assure la conformité avec le BAnQ (Bureau des Archives nationales à Québec) et toutes les politiques et procédures du Collège;
Collabore au maintien de l'intégrité des normes et des procédures établies par le département des systèmes académiques, du bureau d'enregistrement et de la formation continue;
Les tâches peuvent varier en fonction des besoins du département des Systèmes académiques-Registraire et formation continue.étu.

Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.

Classification: Agente ou agent de soutien administratif, Classe I (Administrative Support Agent, Class I)

Horaire: Du lundi au jeudi (de 10h à 18h) et le vendredi (de 8h30 à 16h30) (pendant le semestre) et du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 (en dehors du semestre) (35 heures/semaine).

Contrat: Dès que possible jusqu'au 30 juin 2024, avec possibilité de prolongation.

Exigences

Qualifications:

Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée ou diplôme d'études secondaires (DES) ou diplôme équivalent ou attestation d'études;
Au moins une (1) année d'expérience pertinente.

Conditions exigées: