- Classe d’emploi : Agent(e) de soutien administratif, classe 1
- Département : Direction adjointe au cheminement scolaire
- Supérieure immédiate : Madame Marie-Ève Bérubé
- Prédécesseure : Madame Hélodie Branconnier
- Statut : Temps complet
- Entrée en poste : dès que possible (Le comblement est conditionnel à l'acceptation du nouveau poste de la précédesseure)
Description du poste
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Rôles et responsabilités
La personne titulaire de ce poste :
- Donne suite aux diverses demandes qui sont faites au comptoir, au téléphone, par courrier ou par courriel, répond à la demande ou oriente la personne ou la demande vers la personne ou le service approprié;
- Tient à jour les dossiers relatifs aux demandes particulières des étudiants, s’assure que les dossiers sont complets, donne suite aux demandes et tient à jour le registre des activités effectuées pour fins statistiques;
- Distribue et recueille différents formulaires auprès de la clientèle étudiante;
- Accueille les requêtes des élèves, notamment dans les dossiers de changement de programme, d’abandon et d’annulation, de révision de notes et de commandites; en valide la conformité, prépare le dossier pour l’analyse ou le traitement selon le cas. Traite les cas d’exception et effectue un suivi administratif du dossier auprès de l’élève et du supérieur immédiat;
- Effectue les opérations relatives aux choix de cours, fait le suivi auprès des élèves de même que le support téléphonique;
- Effectue la vérification du statut de l’élève, émet la facturation, le remboursement ainsi que les reçus correspondant pour les dossiers des élèves inscrits à l’enseignement régulier et à la formation continue; participe et effectue les dépôts;
- Prépare pour son supérieur immédiat les révisions sur certains formulaires avant d’entreprendre une opération tels les abandons, les désistements, les commandites, etc.;
- Effectue les opérations liées aux tests de classement, notamment la préparation de la documentation et de la convocation, la mise à jour des listes des élèves à convoquer, la préparation du matériel des surveillants, la correction des tests au lecteur optique, le chargement des données au système informatique, la vérification et la correction des erreurs;
- Effectue les opérations reliées à la distribution et à l’archivage des diplômes des élèves;
- Participe aux opérations d’envergure du service, dont la rentrée scolaire ;
- Identifie des cas non conformes, récupère le dossier et l’achemine à la saisie de données (matricules à changer, chevauchement de services);
- Apporte le support requis par les élèves sur l’utilisation d’OMNIVOX;
- Effectue les opérations liées à la tenue et à l’archivage des dossiers des élèves (numérisation, classement, épuration des dossiers);
- Tient à jour le registre des opérations auxquelles elle participe;
- Effectue la saisie de données sur le logiciel ainsi que sur traitement de textes;
- Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
Période d’affichage : 4 au 17 avril 2024
Nous remercions de leur intérêt toutes les personnes qui soumettront leur candidature, cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.
Le Cégep de Trois-Rivières applique les principes d'accès à l'égalité en emploi. Vous êtes invités à vous identifier si vous faites partie d'un groupe visé (minorités visibles, minorités ethniques, femmes, autochtones, personnes handicapées). Certaines mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.
Qualifications requises
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente;
- Une excellente maîtrise du français (note de passage 60%) (vérifiée par test);
- Aptitudes à utiliser efficacement les outils informatiques et la suite Office (Word avancé et Excel intermédiaire) (vérifiées par tests, note de passage 60% pour chacun des tests)
Traitement : entre 22,36$ et 25$/heure
AVANTAGES
Certification Entreprise en santé
Formation offerte aux employés
Équipe dynamique et environnement de travail stimulant
Programme de reconnaissance et activités sociales
Conciliation vie professionnelle et personnelle
4 semaines de vacances par année
Régime de retraite à prestations déterminées
Régime d'assurance collective
13 congés fériés payés par année
7 congés de maladie monnayables par année
