Devant faire preuve d’une grande autonomie et d’un bon jugement, elle coordonne les demandes qui proviennent de l’extérieur de la direction et agit en conseil de première ligne pour les étudiants des programmes, les candidats en reconnaissance des acquis et des compétences ainsi que les personnes de la population en général qui sont en recherche d’une formation ou d’un service éducatif. En outre, elle est la personne de référence pour certains services offerts aux enseignants par la DSEFC et pour l’équipe elle-même.
Cette personne est au cœur de l’équipe de la DSEFC, du fait de ses connaissances des différents services et personnes-ressources du Cégep. La personne recherchée doit ainsi avoir un intérêt marqué pour le service à la clientèle, apprécier réaliser des tâches variées, avoir la curiosité de découvrir les fonctions des différents services du Cégep et être proactive.
Concrètement, l'agente ou l'agent sera responsable des tâches suivantes :
- Accueille, identifie le besoin et oriente les étudiants, chargés de cours ou le personnel vers les différents services de la direction et du Cégep selon le besoin;
- Coordonne la logistique des activités administratives de la DSEFC;
- Est responsable de la facturation de frais, production de documents officiels, duplicatas, attestations de fréquentation scolaire, gestion des impressions, etc.;
- Assure la gestion des prêts d’équipement, réservation des locaux et casiers;
- Effectue les demandes de sanction et produit les attestations de réussite;
- Effectue le suivi budgétaire de certains postes pour la direction, produit les documents destinés à de la reddition de comptes et gère l’inventaire des fournitures de bureautique et des programmes requérant de l’achat de matériel et équipements;
- Accomplit un ensemble de travaux administratifs en soutien aux gestionnaires et aux professionnels de la direction;
- Offre un soutien à la gestion des dossiers de l’étudiant au regard des documents de citoyenneté;
- Identifie les besoins et demande les services de maintenance et d’entretien des locaux de la Direction;
- Fait l’extraction et traite les données quantitatives aux fins de production de documents d’analyse;
- Participe aux activités de recrutement de clientèle :
- Information de première ligne pour les gens de l’externe en recherche de services ou d'information, en présence, par téléphone ou par messagerie électronique;
- Préparation des documents requis;
- Compilation de données sur la demande de services éducatifs et conseille l’équipe sur les besoins de la clientèle.
La personne recherchée doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (6) années d’expérience pertinente.
Exigences particulières :
- Connaître les logiciels de la Suite Office et Office 365 : Word et Excel (mise en page, tableaux, graphiques, statistiques), Power Point et Outlook;
- Démontrer de la curiosité et une grande capacité d'apprentissage, entre autres, pour les logiciels de gestion et les particularités de l’offre de services de la direction et plus largement, des différents services du Cégep;
- Avoir la capacité de faire des liens entre le besoin nommé, les services offerts à la direction et ailleurs au Cégep;
- Pouvoir effectuer des recherches de manière autonome pour résoudre des problèmes;
- Avoir un bon sens de l'organisation et une bonne capacité d'adaptation;
- Pouvoir effectuer des opérations mathématiques relativement complexes;
- Avoir un excellent français oral et écrit;
- Avoir le souci du service à la clientèle;
- Faire preuve d'écoute, d’ouverture et de patience;
- Faire preuve de jugement;
- Posséder de bonnes aptitudes pour le travail d’équipe.
Tests requis
Ces exigences sont susceptibles d'être mesurées par des tests écrits ou pratiques (connaissance du travail, mises en situation, maîtrise du français).
Statut d'emploi : Régulier
Temps de travail : Temps complet
Horaire de travail : 35 heures/semaine, de 8h-16h ou de 8h30 à 16h30 selon la préférence de la personne retenue
Échelle salariale : 23.12 - 28.31$/H selon la formation et l'expérience
