Secrétaire de direction - Service informatique
Référence : 00002124
Durée : Emploi régulier, Temps complet
Endroit : Montréal
Date d’échéance : 4 avril 2024
Sommaire de la fonction
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la direction du directeur du Service informatique (SI), la personne recherchée participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, elle fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis. Elle dessert le SI et la Direction de la transformation numérique.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis (entre autres à l'aide de SAFIRH);
- Est responsable de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différentes personnes intervenantes, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes;
- Collabore à la bonne marche du SI et de la Direction de la transformation numérique en colligeant et en maintenant à jour l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de ces secteurs;
- Pour le SI et pour la Direction de la transformation numérique, effectue le suivi des décisions prises par les personnes directrices et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation. Prend les dispositions relatives à l'agenda de celles-ci. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les leur rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence des directrices et/ou directeurs à leurs différents rendez-vous;
- Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille la clientèle, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente les personnes dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec les personnes directrices;
- Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel tels qu'affichages, embauches, mouvements de personnel, congés, absences. Prépare les différents formulaires administratifs requis;
- Compile les feuilles de temps complétées et autorisées par les gestionnaires responsables. Effectue les vérifications de base, fais le suivi auprès de la personne gestionnaire responsable et apporte les corrections requises;
- Informe le Service des ressources humaines (SRH) des absences de longue durée, des journées de maladie, vacances, congés personnels, des affectations temporaires, des modifications de paiement des primes, des corrections à apporter pour le paiement de la paie, etc.;
- Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers. Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence
- Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion. Participe à la bonne marche du SI et de la Direction de la transformation numérique en effectuant certaines tâches pour l'ensemble des unités. Prend des notes, rédige divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire. Signe des documents, utilise les logiciels en usage, tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations;
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités institutionnelles;
- Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que : ordinateur, système informatisé de traitement de l'information et photocopieur;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction ou toute autre formation jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
RÉMUNÉRATION
Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 20 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL
Emploi régulier.
Temps complet - 35 heures par semaine.
MISE EN CANDIDATURE
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 4 avril 2024, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/65fdc6dbc3b09c057a06a172/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).
