Sous la direction de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat, fournit une assistance dans l'accomplissement des tâches à caractère académique et administratif au sein du département.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
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Planifie et contrôle des activités académiques et administratives au sein du département; coordonne et assure, en collaboration avec les intervenants impliqués, la réalisation d’activités associées à l'organisation des trimestres telles que l’accueil de la nouvelle clientèle étudiante, la planification et la supervision du processus d'inscription, la préparation et la consolidation des prévisions de cours, etc.
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Agit à titre d’intermédiaire entre la direction du département, les directeurs de programmes, le décanat à la formation et le décanat de la gestion des ressources relativement au montage, aux équilibrages et aux vérifications des horaires finaux des cours à tous les cycles.
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Rencontre des étudiantes, des étudiants qui ont des problèmes particuliers et complexes en rapport avec leur cheminement académique, examine leur cas, effectue les analyses requises, les conseille et fait des recommandations à la personne désignée ayant trait aux doubles inscriptions, aux ententes interuniversitaires, à la reconnaissance des acquis, aux exemptions, aux substitutions, aux restrictions à la poursuite des études, aux exclusions, à l’approbation de fin de scolarité, etc., assure l’encadrement des étudiantes, des étudiants mis en tutelle.
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Agit à titre d'intermédiaire entre la clientèle étudiante, le registrariat, la direction du département, le Bureau des relations internationales ou tout autre intervenant concerné.
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Recueille et analyse des données ou des renseignements et assiste la personne désignée dans l'élaboration de différents documents tels que le plan d'activités, plan triennal, élaboration, modification ou évaluation de programmes d’enseignement, accréditation des programmes d’enseignement par le Bureau canadien d’accréditation des programmes d’ingénierie (BCAPI); rédige, tient à jour et assure l'application de procédures; réalise des études sur des sujets particuliers.
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Assure la qualité de la forme (normes de présentation visuelle, uniformité de style, etc.) des documents produits par le département, tels qu’examens, projets synthèses, plans de cours, etc.
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Agit à titre de personne-ressource auprès des différentes unités administratives impliquées et auprès des personnes du département dans la réalisation des activités dont elle a la responsabilité.
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Effectue des recherches, compile des statistiques et prépare la documentation nécessaire à l'étude et au cheminement de différents dossiers tels que la modification des politiques et des règlements et la mise sur pied d'activités départementales; conseille les intervenants impliqués sur des aspects d'ordre académique, pédagogique, administratif et budgétaire.
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Collabore avec les intervenants concernés à la promotion des programmes d'études; peut participer à des tournées d'information dans les maisons d'enseignement, organise des activités d'information, rédige et assure la diffusion de la documentation auprès des organismes externes et des associations professionnelles.
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Participe à des réunions ou agit à titre de représentante de la supérieure, du supérieur; assiste à divers comités et assure, lorsque requis, le suivi des décisions prises dans le cadre de leurs travaux.
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Collabore à l'organisation ou planifie et organise diverses activités telles que les journées d'étude, colloque, salon, accueil des nouvelles étudiantes, des nouveaux étudiants, cérémonie de collation de grades, etc.
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Participe au développement, à l'implantation ainsi qu'à la mise à jour des programmes et des systèmes de gestion informatisés reliés à son champ d'activités et ce, en collaboration avec les ressources spécialisées au sein du département.
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Maintient à jour ses connaissances relatives à son champ d’activités, à son environnement et à son réseau d’intervenants.
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Utilise différents appareils tels que micro-ordinateur.
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Peut être appelée à initier au travail les nouvelles coordonnatrices, nouveaux coordonnateurs, à diriger du personnel de soutien, à collaborer à son entrainement, à répartir le travail, à en vérifier l'exécution et, à la demande de la notatrice, du notateur, à donner son avis lors de la notation.
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Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
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La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une salariée, un salarié occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la catégorisation.
Description détaillée des tâches : (à titre indicatif)
1. à 17. Idem
18. Agit comme responsable et mandataire pour son département des applications SIGNETS et PLANETS auprès du corps professoral et des chargés de cours.
19. Assume la responsabilité et la coordination des dossiers reliés à la mobilité étudiante.
20. Rédige et collabore à la rédaction des différents rapports académiques.
21. Est responsable de la diffusion et de la mise à jour d’informations sur les médias sociaux (Twitter, Facebook, etc.), le site Web départemental et le site Web de certains cours.
22. Compile les statistiques sur la clientèle (entrante, sortante...).
23. Assume la coordination des projets de fin d'études.
23. Est membre actif du comité des programmes du département. S'implique activement dans le processus d'accréditation des programmes du BCAPG ou de toute autre révision des programmes.
25. Est membre actif du comité de discipline du département: monte les dossiers pour les infractions de nature académique; agit en tant que personne-ressources auprès des professeurs et des chargés de cours; fait le suivi des dossiers auprès du secrétariat général.
EXIGENCES NORMALES:
Scolarité : Baccalauréat en sciences de l’éducation, en administration ou dans une discipline appropriée.
Expérience : Trois (3) ans d’expérience pertinente en gestion académique et administrative dans le secteur de l’enseignement universitaire.
Autres :
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Grand sens de l’organisation;
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Capacité à gérer plusieurs projets simultanément;
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Habileté à transiger avec des étudiants, des professeurs, plusieurs entités administratives ou au sein de comités;
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Autonomie, esprit d’initiative et capacité d’innovation;
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Très bonne connaissance de l’environnement Microsoft Office;
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Facilité à communiquer oralement ou par écrit;
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Bonne connaissance des réseaux sociaux (un atout);
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Connaissance du logiciel Interface BI (Tableau);
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Connaissance de Moodle (un atout).
Période: Remplacement d'un congé de maternité - 13 mois
Classe / Salaire: 12 / 25,59$ à 45,39$
Durée et Horaire: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi
Service: Département de genie logiciel et des TI
ÉTS - École de technologie supérieure
1100, rue Notre-Dame Ouest
Montréal Québec
Canada H3C 1K3
