Adjoint ou adjointe à la présidence-direction générales
Référence : PDG11207
Durée : Permanent, temps plein
Endroit
500, boulevard Crémazie Est
Montréal, Québec
H2P 1E7
ADJOINT OU ADJOINTE À LA PRÉSIDENCE-DIRECTION GÉNÉRALE
La Fédération des cégeps est le regroupement volontaire des 48 collèges publics du Québec. Elle a été créée en 1969 dans le but de promouvoir le développement de la formation collégiale et des cégeps. Elle agit comme porte-parole officiel et lieu de concertation des cégeps, à qui elle offre des services en matière de pédagogie, d’affaires étudiantes, d’affaires internationales, de formation continue et de services aux entreprises, de financement, de ressources humaines, d’évaluation de la scolarité, d’affaires juridiques, de technologies de l’information, de recherche, de négociation et de relations du travail. La Fédération des cégeps représente les collèges pour la négociation des conventions collectives www.fedecegeps.qc.ca.
La Fédération est à la recherche d’une personne pour pourvoir un poste d’adjoint ou d’adjointe à la présidence-direction générale.
Nature du travail
Sous l’autorité du président-directeur général, la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif requis pour les activités courantes de la présidence-direction générale. Le travail implique l’organisation et le suivi de nombreuses réunions, un suivi constant des activités de la présidence-direction générale et un support administratif à l’équipe de la présidence-direction générale. La personne titulaire du poste a la responsabilité des opérations suivantes :
FONCTIONNEMEMENT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE
- Superviser, coordonner les procédures de bureau et étudier, développer et appliquer de nouvelles méthodes de travail.
- Établir l’ordre de priorité des tâches et s’assurer que les délais sont respectés et que les procédures soient suivies.
- Effectuer le suivi des décisions administratives prises par le président-directeur général et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
- Assurer les suivis des opérations nécessaires à la bonne marche de la présidence direction générale et s’assurer du respect des délais.
- Assurer un soutien et travailler en collaboration avec les directeurs des différents services.
- Gérer l’agenda et organiser les déplacements du président-directeur général.
- Assumer, à l’occasion, la coordination du travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation d’opérations dont elle est responsable (par exemple, lors de réunions).
RÉUNIONS ADMINISTRATIVES
- Faire les convocations, les ordres du jour, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.
- Mettre à jour le calendrier des différentes réunions en fonction des obligations du Règlement général de la Fédération des cégeps et en assurer le suivi.
- Organiser et assister, à l’occasion, aux activités spéciales de la présidence-direction générale.
- Collaborer à la logistique de différents événements tant au niveau de la planification et de l’organisation matérielle que du suivi des opérations.
- Monter les dossiers et les divers documents et s’assurer de leur transmission aux diverses instances (conseil des directions générales, comité directeur, forum des présidents, assemblée générale et autres rencontres spéciales) dans le respect des échéances fixées.
- Participer à la préparation, corriger et mettre en page les procès verbaux et comptes rendus en conformité avec le Règlement général de la Fédération.
TRAVAUX DE NATURE ADMINISTRATIVE
- Exécuter tous les travaux de nature confidentielle.
- Élaborer, concevoir et adapter des documents variés.
- Rédiger différents lettres et courriels selon les directives reçues.
- Dépouiller et assurer le suivi du courrier et des communications électroniques et téléphoniques.
- Filtrer les appels téléphoniques du président-directeur général et de la coordonnatrice de façon à répondre directement aux questions ne nécessitant pas leur intervention ou les transmettre selon l’importance et l’urgence.
- Assurer le classement et l’archivage.
- Répondre à des demandes d’information générale.
LES ASPECTS FINANCIERS ET BUDGÉTAIRES
- Assurer le suivi de facturation et de comptes de dépenses.
- Effectuer le suivi des budgets reliés aux différentes activités de la direction et de ses instances.
Qualifications requises
- Détenir un diplôme d’études collégiales en Techniques administratives, en Techniques de bureautique, ou dans un domaine relié à l’emploi, ou détenir un diplôme dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
- Posséder au moins trois années d’expérience pertinente.
- Avoir une excellente maîtrise des logiciels de la suite Office 2010, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
- Démontrer un haut niveau de connaissance de la langue française parlée et écrite.
Profil recherché
- Démontrer un excellent sens de l’organisation et de bonnes méthodes de travail.
- Détenir d’excellentes capacités relationnelles et de communication.
- Faire preuve de beaucoup d’autonomie.
- Avoir un bon sens de l’initiative et démontrer de bonnes capacités d’adaptation.
- Démontrer une excellente capacité à coordonner plusieurs opérations simultanément et à gérer son stress.
- Faire preuve de grande flexibilité et de disponibilité pour travailler en dehors de l’horaire normal de travail (temps supplémentaire rémunéré).
- Posséder une bonne éthique de travail et savoir respecter les règles de confidentialité.
- Démontrer de l’intérêt à tenir ses connaissances à jour.
Caractéristiques du poste
- Poste à temps complet (35 heures par semaine)
- Poste régulier
- Taux horaire de 19,89 $ à 29,64 $ selon la scolarité et l’expérience
- Entrée en fonction : décembre 2017
Nous offrons une gamme complète d’avantages sociaux, entre autres, quatre semaines de vacances annuelles après un an, une généreuse couverture d’assurances collectives, un fonds de pension, différents programmes notamment : perfectionnement, conciliation travail-famille et aide aux employés.
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre expliquant votre intérêt pour ce poste d’ici le 27 novembre 2017, à 17 h, à l’adresse suivante : dotation@fedecegeps.qc.ca
Les tests de sélection et les entrevues auront lieu le 5 décembre 2017.
Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront jointes par la Fédération des cégeps.
Taux horaire de 19,89 $ à 29,64 $ selon la scolarité et l’expérience
Fédération des cégeps
500, boul. Crémazie Est
Montréal Québec
Canada H2P 1E7
