Description

Milieu de travail

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité : analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l‘étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Rôle et responsabilités

L’agente ou l’agent à l’admission répond aux demandes de renseignement concernant l’admission à l’année préparatoire et au baccalauréat en administration des affaires (B.A.A.), procède à l’analyse des demandes d’admission et émet les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

Étudie les demandes d’admission provenant des systèmes d’éducation québécois et étrangers, les recommande aux autorités concernées s’il y a lieu et s’assure des réponses rendues avant d’en transmettre le contenu aux candidats :
- Établit le niveau du programme d’études suivi en regard de sa durée, sa structure, son contenu et ses conditions d’admission.
- Situe le diplôme dans le contexte du système d’enseignement où il a été obtenu et détermine sa place relative par rapport aux autres diplômes de ce système.
- Identifie les caractéristiques des modèles d’évaluation des différents systèmes d’enseignement : échelle de notation, distribution des résultats, distinction selon les institutions.
- Situe les résultats du candidat et détermine sa position relative en termes d’excellence académique.
- Établit la conversion des résultats afin de pouvoir appliquer les critères de performance académique de HEC Montréal.
- Applique les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.
Étudie les demandes de reconsidération de verdict.
- Le cas échéant, informe les candidats au dossier toujours refusés des motifs justifiant cette décision.
Assure le suivi et le traitement des dossiers des candidats admis sous conditions :
- Sur présentation des pièces requises, met à jour les dossiers dans le système de gestion intégré.
- Relance les étudiants inscrits dont le dossier n’est pas conforme; les informe des conditions et des délais à respecter afin de pouvoir étudier à HEC Montréal.
- Applique les procédures appropriées aux dossiers non conformes (désinscription, refus, etc.).
Collabore à l’identification des candidats admissibles aux bourses d’admission.
Agit comme personne-ressource lors de l’élaboration et de la révision des procédures administratives et pédagogiques. Elle est appelée à suivre les divers processus et calendrier opérationnel établis pour la gestion de l’admission.
Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, statistiques, jurisprudence, règlements, procédures et guides). Extrait des données, les valide, les traite et les transforme de manière à produire des listes.
Participe à l’accueil des candidats et des étudiants lors de séances d’information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.
- Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.
Lorsque requis :
- Participe au service à la clientèle de deuxième niveau pour les demandes de renseignements concernant l’admission.
- Soutient les agents-conseils aux études de son secteur dans leurs responsabilités.
Soumet tout dossier requérant une attention particulière et ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Exigences

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

Diplôme d'études collégiales dans une discipline jugée pertinente
Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES À L’EMPLOI

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Maîtrise des logiciels de bureautique niveau intermédiaire, notamment les fonctions de Word et d’Excel

APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES

Habiletés dans les relations interpersonnelles, dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.
Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
Capacité d’analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes
Sens de l’organisation et de la planification, initiative et autonomie
Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
Rigueur et équité dans l'application de règles
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

ATOUTS

Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire
Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP)
Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, SharePoint et Adobe Pro

Salaire et avantages