Sous la direction du, de la supérieur-e immédiat-e exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives et assure la bonne marche du Vice-rectorat à la vie académique en son absence.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/NBN42.pdf.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Le Vice-rectorat à la vie académique a la responsabilité première des unités académiques de l’Université et assure l’application des politiques qui leur sont relatives. Il est responsable des opérations académiques telles l’organisation des sessions, l’évaluation des enseignements et la gestion des ressources qui y sont associées. Il veille à la qualité de la vie académique de l’Université et concourt à son animation. Il est responsable du développement et de la gestion de la programmation académique, de la vie étudiante et de la gestion des dossiers étudiants. Il partage la responsabilité des affaires professorales et enseignantes avec le Vice-rectorat au développement humain et organisationnel. Le Vice-rectorat a la responsabilité du Registrariat, des Services à la réussite et à la vie étudiante et du Service des études.
Cette personne :
- Tient l’agenda de la vice-rectrice et prend les dispositions s’y rattachant telles que la modification de l’agenda en tenant compte des urgences, des priorités et des imprévus;
- Veille à l’avance à la préparation des dossiers de réunion, d’événements, d’allocution, ou de représentation interne ou externe de la vice-rectrice en fonction de l’agenda; assure le cas échéant les modifications et la mise en page des projets d’allocution de la vice-rectrice;
- Reçoit et filtre les appels téléphoniques provenant de personnes s’exprimant en langue française ou anglaise; note les messages, répond aux demandes d’information ou, selon le cas, effectue les recherches afin d’obtenir ou de transmettre les renseignements demandés;
- Assure la réception et la transmission des dossiers déposés par la vice-rectrice aux différentes instances de l’Université (Commission des études, Sous-commission des ressources, Comité de la vie étudiante, Conseil d’administration, etc.) dans le respect des échéanciers; veille à leur conformité eu égard aux exigences du Secrétariat des instances de l’Université;
- Accueille les visiteuses, visiteurs, s’informe de l’objet de l’entretien et prépare les documents pertinents;
- Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel des unités internes et des organismes externes à l’UQAM pour les dossiers relevant de sa compétence; donne de l’information, effectue des vérifications, dirige les personnes vers les sources appropriées; règle les problèmes ou les réfère à la personne désignée;
- Dépouille le courrier et les courriels de la vice-rectrice, en prend connaissance, les trie en fonction des priorités en concertation avec la direction exécutive du Bureau de la vice-rectrice. Prépare les dossiers en effectuant les consultations préalables et assure les suivis relevant de sa compétence;
- Rédige des projets de lettres ou de courriels à partir de directives écrites ou verbales et les soumet à la signature de la vice-rectrice ou de la directrice exécutive du Bureau de la vice-rectrice;
- Effectue diverses tâches en soutien à l’organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l’ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle, distribution de documents nécessaires à l’étude de dossiers par les personnes concernées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions qui en découle;
- Effectue des recherches et des vérifications à l’aide de différents documents tels que politiques, procédures, règlements et conventions collectives afin de fournir des renseignements à la direction, au personnel enseignant ainsi qu’aux employées, employés; règle les problèmes relevant de sa compétence en concertation avec la direction exécutive du Bureau de la vice-rectrice; communique avec différents organismes tels que ministères, agences de santé, universités, collèges, afin d’obtenir ou de transmettre de la documentation et des informations reliées à la gestion de ses activités;
- Collabore à la réalisation des processus conventionnés ou réglementaires relevant de la vice-rectrice;
- Remplit divers formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et en assure le suivi; signe certains documents, lorsque permis par les normes et les procédures;
- Planifie et organise les déplacements de la vice-rectrice et à cet effet, réserve l’hébergement et le transport. Prépare les demandes de remboursement de la vice-rectrice conformément aux normes établies par les Services financiers de l’Université;
- Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités telles que conférences, colloques, congrès, etc.; réserve les locaux, les équipements audiovisuels ou tout autre service requis; assure les liaisons nécessaires auprès des services informatiques, audiovisuels, alimentaires ou des immeubles au moment de ces activités;
- Assume la responsabilité de l’approvisionnement en papeterie, du système de classement et effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques du Bureau de la vice-rectrice selon les normes du Service des archives et de la gestion des documents;
- Accomplit toute autre tâche prévue à la fonction d’assistante, assistant de la vice-rectrice.
DESCRIPTION DU POSTE
Titre du poste : Assistante, assistant de la vice-rectrice, du vice-recteur (NBN42)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : 6090 - Vice-rectorat à la vie académique
Groupe d'emploi : Soutien administratif
Numéro du poste : Contrat temporaire jusqu’au 30 avril 2027
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : D : Athanase-David
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée
Expérience : Cinq (5) années d’expérience pertinente
Autres :
- Possède une excellente connaissance du français à l'oral et à l'écrit : Minimum de 75 % au test de français;
- Possède un excellent sens de l’organisation et des habiletés supérieures pour la gestion d’agendas, le suivi des communications et l’organisation d’activités;
- Possède une bonne connaissance des structures et du fonctionnement de l'UQAM;
- Exerce son rôle en respectant les aspects confidentiels de la fonction;
- Possède une excellente connaissance des technologies applicables à son champ d’activité, notamment, des logiciels de traitement de textes et de données, des outils de publication sur Internet, wiki, etc.
Salaire : Entre 53 511 $ et 79 858 $
Classement salarial : 8
AVANTAGES
- Rémunération globale et conditions de travail concurrentielles
- Programme d’avantages sociaux et régime de retraite
- Programme de formation et perfectionnement
- Perspective de carrière diversifiée et intéressante
- Accès facile en transport en commun
- Horaire d’été et politique avantageuse de vacances annuelles
