Description

Milieu de travail

L’École des dirigeantes et dirigeants HEC Montréal (ED) offre des formations de courte durée dans tous les domaines de la gestion. Cette offre distinctive et unique s’adresse aux professionnels, cadres et dirigeants d’entreprises. Par ailleurs, l’ED est au coeur du développement économique du Québec par la mise en place de programmes de formation sur mesure pour les organisations afin de les accompagner dans leurs ambitions de croissance. L’ED offre également des programmes d’accompagnement en entrepreneuriat technologique pour les entreprises en démarrage (CDL Montréal, Next AI) et propulse l’École des dirigeant.e.s des Premières Nations (EDPN).

Rôle et responsabilités

L’agente ou l’agent aux activités effectue essentiellement des tâches de soutien et de collaboration soutenus pour l’inscription et la facturation des formations publiques et des activités de l’ED.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

Procède à l’inscription et à la facturation des participants, puis effectue les suivis nécessaires auprès des personnes concernées. Reçoit les appels des clients, traite les courriels au sujet de l’inscription et de la facturation, prend en charge leurs demandes.
Collabore régulièrement avec les services comptables et les parties prenantes concernées pour assurer le traitement des enjeux liés à la facturation et aux paiements. Fait l’état périodique des comptes à recevoir et le suivi auprès des clients en cas de défaut de paiement.
Effectue les recherches nécessaires à l’ajout, à la correction et à la mise à jour d’informations, apporte les modifications requises dans la base de données PeopleSoft et dans la plateforme de commerce électronique de l’ED (coordonnées erronées ou incomplètes des clients, doublons des participants ou organismes, etc.). Participe à la mise à jour des listes externes et à tout projet de mise à jour de la base de données.
Prépare divers documents (lettres, tableaux, rapports et autres) et compile des données.
Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers auprès du service des archives lorsque requis.
Fait le suivi des ententes avec les Ordres professionnels et les associations : Conçoit les tableaux des inscriptions et rédige les rapports de participation. Informe les Ordres et les associations des changements à la programmation et des cas particuliers.
Au besoin et de façon ponctuelle, apporte un appui à la réalisation d’événements, notamment sur le plan logistique.
Gère l’inventaire des fournitures qui composent le matériel remis aux participants afin d’éviter les ruptures de stock. Transmet les demandes d’achats au Service des approvisionnements.
Classe les commandes reçues dans l’entrepôt. S’assure que le matériel nécessaire est disponible dans les espaces de l’ED. Fait les demandes pour transférer les inventaires de l’entrepôt aux bureaux de l’ED.
Assure le remplacement du préposé ou de la préposée – service à la clientèle / agent de coordination lorsque nécessaire et, dans ce contexte, offre un soutien auprès des clients internes et externes en répondant à leurs questions et/ou en transmettant efficacement leurs demandes aux personnes concernées du service.
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente
Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
Souci du détail, de la minutie et des critères élevés de qualité
Esprit marqué de collaboration et de flexibilité
Excellentes habiletés dans ses relations interpersonnelles et souci élevé de l’approche client interne
Habiletés dans les communications orales et écrites
Capacité à travailler sous la direction de plusieurs personnes, à réviser ses priorités en fonction des événements et des différentes demandes
Capacité de travailler en équipe
Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision
Disponibilité à travailler à l’extérieur de l’horaire régulier (matin et parfois en soirée dont les dates sont habituellement connues à l’avance)
Intérêt pour l’apprentissage des nouvelles technologies