Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe
selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
De façon plus spécifique, la personne :
• accueille les personnes au pavillon Dujarié, reçoit et répond aux appels et aux courriels et fournit les renseignements d’ordre général sur les cours et les programmes offerts par la Formation continue;
• exécute des travaux administratifs relativement complexes sous la supervision de la directrice adjointe;
• maintient à jour les banques de données concernant les demandes de renseignements de la clientèle potentielle, les partenaires, les différents regroupements, organismes, etc.;
• effectue des appels automatisés et envoie des communiqués (Mio) aux étudiants;
• effectue des réservations de locaux et les prêts de clés pour le pavillon Dujarié et le pavillon Central pour les activités le soir et la fin de semaine;
• effectue les commandes de matériel de bureau pour l’Éducation permanente et s’assure du maintien de l’ordre du local d’impression;
• assure la reprise d’examen des étudiants de la Formation continue;
• participe à la préparation du matériel pour les aides pédagogiques individuels lors des journées portes ouvertes;
• effectue la planification et la réservation des locaux pour tous les cours de l’éducation permanente;
• effectue les entrées de données des évaluations de programmes;
• participe au processus d’inscription aux stages et archivage des rapports de stage à la fin des sessions;
• assure le transport et la logistique du courrier interne entre le pavillon Dujarié et le pavillon Central et fait le suivi des demandes d’impressions des pavillons Namur et Bélanger;
• Participe au processus d’admission et au processus d’inscriptions des cours de l’éducation permanente (cours et programmes crédités, cours de perfectionnement, etc.);
• apporte un soutien aux étudiants de l’éducation permanente dans leur utilisation d’Omnivox;
• apporte un soutien aux professionnels de l'Éducation permanente;
• prépare les commandes des prêts de livres pour les cours crédités de la Direction de la formation continue et les envoie à la bibliothèque;
• participe aux activités de promotion de la formation continue ainsi qu’aux activités de reconnaissance (étudiants et enseignants);
• collabore avec les agents de bureau du service afin de les appuyer dans d’autres dossiers au besoin;
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Scolarité et expériences :
(DEP) avec option appropriée ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.
Exigences particulières :
• Très bonnes aptitudes pour le service à la clientèle et très bon esprit d’équipe;
• Très bon sens de l’organisation;
• Faire preuve de discrétion et bonnes aptitudes pour l’analyse, avoir le souci du détail et savoir faire preuve d’un bon jugement;
• Très bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite) (réussir test de français niveau II);
• Connaissances des méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat;
• Être en mesure d’utiliser convenablement le progiciel CLARA et MIA de Skytech, et ce, après avoir reçu un perfectionnement, si cela s’avère nécessaire;
• Bonne connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, etc.);
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise (parlée).
Taux horaire : De 24,99 à 27,95 $
