Description

Mandat temporaire d'une durée approximative de 12 mois (remplacement de congé maternité)

MILIEU DE TRAVAIL

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement étudiant (admissions, inscriptions, horaires, examens, relevés de notes et diplômes).

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

L’agent-conseil ou l’agente-conseil des cycles supérieurs est responsable des analyses, du traitement technique et des contrôles associés aux différentes étapes du cheminement de l'étudiant. La personne titulaire conseille la clientèle étudiante tout au long des études, et ce, à toutes les étapes du processus, depuis l’admission jusqu’à la diplomation.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Guide et fournit des informations aux étudiants sur leur cheminement scolaire et rencontre, en personne ou virtuellement, ceux qui en manifestent le besoin afin de les aider à atteindre leurs objectifs.
Assure la gestion courante des dossiers des étudiants en conformité avec les directives, les structures de programmes et le Règlement pédagogique.
Effectue la mise à jour des dossiers étudiants dans le système de gestion intégré.
Étudie les demandes d’admission provenant des systèmes d’éducation québécois et étrangers, les recommande aux comités de sélection et s’assure des réponses rendues avant d’en transmettre le contenu aux étudiants :

o Établit le niveau du programme d’études suivi en regard de sa durée, sa structure, son contenu et ses conditions d’admission.

o Évalue l’excellence académique et autres exigences des candidats.

o Applique les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.

o Assure le suivi des conditions d’admission.

Analyse les demandes de réadmission ou de changement de programme selon les normes et exigences en vigueur, applique les règles de transition au besoin. Vérifie l’exactitude des verdicts transmis aux étudiants.
Étudie et traite les inscriptions des étudiants conformément aux règles établies (entente interuniversitaire, cohortes d’étudiants, programmes d’échanges et doubles diplômes, etc.).
Étudie les demandes de reconnaissance des acquis, les achemine pour approbation aux autorités concernées s’il y a lieu et vérifie l’exactitude des réponses transmises aux étudiants.
Une fois la scolarité terminée, analyser la totalité du dossier des étudiants et procéder à la diplomation.
Gère, s’il y a lieu, le processus entourant le dépôt de travaux dirigés, de projets d’intégration, stages, projets supervisés et mémoires et assure le suivi auprès de l’Université de Montréal dans le cas des programmes conjoints.
Analyse les dossiers des étudiants une fois la scolarité terminée et recommande l’octroi du diplôme.
Communique aux étudiants des réponses officielles au nom de la Direction pédagogique.
Participe à l'accueil des nouveaux étudiants du programme. Représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion, telles que les séances d'information et les portes ouvertes :

o Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.

Agit comme personne-ressource auprès de la Direction pédagogique et des différents partenaires internes et externes. Collabore avec plusieurs unités : ZoneInfo, recrutement, Direction pédagogique, Service de gestion de carrière, Services aux étudiants, professeurs, Mobilité étudiante, paie et comptabilité, etc.
Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, statistiques, jurisprudence, règlements, procédures et guides).
Agit comme personne-ressource lors de l’élaboration et de la révision des procédures administratives et pédagogiques.
Soumet tout dossier requérant une attention particulière et soumet ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Exigences

Diplôme d'études collégiales dans une discipline jugée pertinente et un minimum de six années d'expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Maîtrise des logiciels de bureautique niveau intermédiaire, notamment les fonctions de Teams, Outlook, Word et d’Excel
Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP)
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.
Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
Capacité d’analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes
Sens de l’organisation et de la planification, initiative et autonomie
Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
Rigueur et équité dans l'application de règles
Capacité d’adaptation aux changements
Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)
Connaissance des logiciels Sharepoint et PowerPoint (atout)
Connaissance dans l’utilisation d’outils de création de formulaires (ex : Dexero, Forms) (atout).