Bureau de soutien à la réalisation des projets
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Dans un contexte de croissance importante, l’Université met en place un bureau du soutien à la réalisation des projets. Sous l’autorité de la Direction des services administratifs et à la communauté, et en partenariat avec l’ensemble des parties prenantes du portefeuille de projets, la directrice ou le directeur du Bureau de soutien à la réalisation de projets est responsable de l’implantation et du développement du bureau. Elle définit avec la collaboration de son supérieur et de son équipe les orientations, les objectifs et les priorités du Bureau en fonction du plan stratégique de l’organisation. Elle veille à l’alignement des projets du portefeuille institutionnel avec les orientations stratégiques de l’Université, à l’optimisation des ressources et à l’implantation de standards et de méthodologies pour assurer la performance et la qualité des livrables en respectant les budgets alloués et les échéanciers accordés. Finalement, elle supervise l’équipe de travail dédié à ce secteur.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Participer au développement et à l’implantation du Bureau de soutien à la réalisation de projets en établissant une structure et un cadre de fonctionnement du Bureau;
- Contribuer à implanter une culture de gestion de projets et d’amélioration continue au sein de l’organisation;
- Responsable de soutenir la planification et la réalisation des projets en assurant leur alignement avec les orientations institutionnelles;
- Proposer et promouvoir l’adoption d’outils et de pratiques innovantes dans le but d’optimiser les processus de gestion de projets et d’amélioration continue en conformité avec les normes de la pratique;
- Met en place des outils et des mécanismes de suivi réguliers qui permettent d’assurer une bonne reddition de comptes, de présenter une vision globale de l’avancement des projets institutionnels et en assure la diffusion afin de faire rayonner les projets et de promouvoir une culture d’amélioration continue et d’efficacité au sein de l’organisation;
- Mobilise et offre un soutien logistique et administratif auprès des services et des départements de l’organisation dans les initiatives issues de leur plan d’action annuels afin d’assurer l’adéquation avec la planification stratégique et les autres plans;
- Développe et met en place des processus de collaboration et de communication optimales entre les services et/ou les départements pour les projets transversaux et accompagne les personnes responsables des projets dans la gestion du changement;
- Conseille la direction et les gestionnaires dans le but de supporter la prise de décision et suggère des opportunités d'amélioration dans son secteur d'activités;
- Gère les ressources humaines, notamment en ce qui a trait à la coordination des activités, l’embauche, la supervision, l’évaluation et le développement du personnel sous sa responsabilité;
- Maintient ses connaissances à jour dans son secteur d'activité et exerce une veille des tendances innovantes en matière de gestion de projets, d’amélioration continue et d’agilité;
- Peut être appelé à représenter sa direction lors de comités, d’instances et de groupes de travail;
- Assume toute autre tâche ou responsabilité inhérente à sa fonction et confiée par son supérieur immédiat.
EXIGENCES
- Détient un baccalauréat en administration des affaires ou dans une discipline appropriée et pertinente;
- Possède une expérience significative (8 à 10 années) à titre de gestionnaire de projets, chef d’équipe ou responsable de projets;
- Détient une expérience significative combinée à une formation pertinente en gestion de projets ou en amélioration continue (exemple, certification PMP, diplôme de 2e cycle en gestion de projets, certification Lean Six Sigma.);
- Maîtrise différents outils et méthodes de gestion de projets et d’amélioration continue;
- Bonne connaissance du milieu universitaire.
COMPÉTENCES-CLÉS
- Gestion du changement
- Communication interpersonnelle, animation de réunion et travail d’équipe
- Capacité d’analyse et de résolution de problème
- Capacité fort de leadership et gérer des équipes et à mobiliser les partenaires
- Planification et orientation vers le résultat
- Sens des priorités et du partenariat
- Bonne capacité d’adaptation et habiletés administratives
MODE DE TRAVAIL
Mode hybride (télétravail et présentiel). Déplacements occasionnels à Montréal ou à Québec.
TYPE DE POSTE
Poste régulier rattaché au bureau de Montréal ou de Québec.
Rémunération : catégorie 3 (de 89 825 $ à 162 773 $) - classification non officielle, poste en évaluation, selon les conditions de travail prévues au protocole du personnel cadre de l'Université TÉLUQ.
