Assistante administrative, assistant administratif (Direction fonctionnelle)
Référence : 60000000005
Durée : Emploi temporaire Temps complet
Durée du mandat : 12 mois (à titre indicatif)
Endroit: Montréal
Date d’échéance: Dimanche 18 janvier 2026, à 17 h
Polytechnique Montréal est fière de faire partie de la liste « Les meilleurs employeurs de Montréal » 2025 de Mediacorp Canada.
EN SAVOIR PLUS
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
L'équipe de la Direction de la recherche et de l'innovation est responsable de veiller au positionnement et au rayonnement de Polytechnique Montréal en matière de recherche et d'innovation par des activités de représentation et des initiatives stratégiques, sensibilise sa communauté aux enjeux liés à la recherche et à l'innovation, voit à la saine gouvernance des activités, et assure les opérations de soutien et de développement.
Sous la responsabilité du directeur de la recherche et de l'innovation, la personne recherchée apporte un soutien essentiel à la réalisation des tâches au sein de la DRI. Elle est responsable de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de l'unité, contribuant ainsi au bon fonctionnement du comité de gestion et des projets majeurs associés à l'unité.
Principales responsabilités
Gestion administrative
- Assiste la direction sur ses mandats, en fonction des priorités de l'unité. Assure la coordination et le suivi des dossiers administratifs, des activités et des projets qui lui sont confiés;
- Apporte son soutien aux différentes sections de l'unité;
- Gère l'agenda et le courriel de la personne directrice;
- Trie, filtre et analyse les demandes d'informations internes et externes, et en assure le suivi;
- Assure le bon cheminement des dossiers dans les instances de Polytechnique;
- Contribue à la définition des besoins fonctionnels et techniques pour divers projets;
- Rédige la correspondance et divers documents;
Comité de gestion
- Organise et coordonne les différentes réunions du comité de gestion de l'unité. Contribue à la préparation de la documentation. Assiste aux réunions et assure le suivi des décisions;
- Gestion des ressources humaines
- Assiste la personne directrice dans les volets administratifs de la gestion de ressources humaines de l'équipe;
- Participe à l'accueil et à l'intégration du personnel de l'unité en collaboration avec les gestionnaires de l'unité;
- Supervise le travail du personnel clérical pour faire face aux fluctuations de la charge de travail;
Gestion financière
- En collaboration avec la personne directrice, prépare et effectue le suivi du budget de fonctionnement;
- Tient à jour les états de compte et les transactions de revenus et de dépenses;
Gestion matérielle
- Participe à la planification et l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, etc.;
- Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions;
- Autres activités connexes
- Sur demande, effectue des projets et mandats à court terme et souvent non récurrents (études, recherches de renseignements et organisation d'événements de nature sociale ou de rayonnement).
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) ou toute autre formation jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de huit (8) années d'expérience pertinentes.
Aptitudes et qualités recherchées
- Connaissances approfondies de différents logiciels informatiques tels que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.
- Maîtrise de la préparation de présentations PowerPoint.
- Excellentes habiletés rédactionnelles en français.
- Connaissance des processus de suivi budgétaire.
- Grandes habilités de communication et de collaboration.
- Grandes qualités interpersonnelles et esprit d'équipe.
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Compétences organisationnelles avancées.
- Esprit d'initiative et capacité à résoudre des problèmes.
- Fournit un service de soutien à l'équipe de la direction fonctionnelle et coordonne plusieurs activités administratives qui varient selon les exigences de la personne directrice.
- Les mandats et projets sont généralement bien définis et les résultats contribuent directement au bon fonctionnement et à l'efficacité de la direction fonctionnelle.
- Initiative, autonomie, discernement et polyvalence sont des qualités essentielles.
- Habilité à rédiger de façon claire et précise toute documentation (p. ex. lettres, procès-verbaux, courriels, etc.).
- Maintien de bonnes relations envers les différents intervenants de l'interne et de l'externe et fait preuve de tact et diplomatie.
- Discrétion et intégrité sont essentielles dans le traitement de dossiers de nature confidentielle ou stratégique.
Rémunération
Classe 1 (de 59 940 $ à 101 485 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (minimum de 3 jours en présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel
- Régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi temporaire.
Durée du mandat : 12 mois (à titre indicatif).
Temps complet - 5 jours/semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes en situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : Dimanche 18 janvier 2026, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au: https://rita.cegid.cloud/go/695d179d90de83643cffd25e/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 1 (de 59 940 $ à 101 485 $).
