Assistante ou assistant de direction

Organisation:

Université de Montréal

Région de travail:

Montréal

Fin du concours:

Le vendredi 10 octobre 2025 avant 23:30

Type du poste:

Régulier, temps plein

Catégorie d'emplois:

Personnel de soutien

Description

Le Vice-rectorat à l’administration et aux finances veille à l’allocation optimale, fondée sur les orientations stratégiques de l’Université, des ressources financières, technologiques et immobilières de l’établissement ainsi qu’à son intégrité financière. Le Vice-rectorat et ses équipes planifient, supervisent et réalisent des projets d’envergure qui permettent à la communauté universitaire de mener à bien ses activités de recherche et d’enseignement. Il a la responsabilité d’assurer un environnement de travail et d’études sain et sécuritaire sur les différents campus. En plus de soutenir la direction du vice-rectorat dans ses différents mandats, la personne retenue se verra confier des tâches de natures administratives en soutien à l’ensemble du rectorat et des unités qui y sont rattachés.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

Vous êtes reconnue ou reconnu pour vos compétences communicationnelles et relationnelles, votre tact et votre diplomatie.
Vous êtes une personne débrouillarde faisant preuve de discrétion et ayant la capacité de travailler sous pression tout en étant polyvalente ou polyvalent.
Vous démontrez une minutie inégalée, et votre jugement est remarquable.
Vous appréciez l'organisation et démontrez une maîtrise des priorités lors de la planification.

Vos défis au quotidien

Assurer la gestion optimale du courrier, des courriels et des appels en interprétant et répondant efficacement aux diverses demandes. Accueillir les invités et visiteurs de sa direction.
Gérer l'agenda en fixant et confirmant les rendez-vous, les déplacements et les voyages d'affaires en anticipant et en évitant les conflits d'horaire. Assurez une organisation efficace et les invitations aux réunions en rédigeant l'ordre du jour et en préparant les documents nécessaires à chaque dossier.
Participer à l'organisation et à la planification d'évènements tels que conférences, collations des grades, formations ou autres.
Rédiger, réviser et améliorer la mise en page des documents complexes pour des destinataires internes ou externes. Rédiger les comptes rendus et les procès-verbaux puis s'assurer du suivi des tâches afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion.
Gérer les notes de frais de sa direction et mandater des fournisseurs (traiteur, imprimeur, etc.) en définissant clairement les attentes tout en respectant le budget et les spécifications établies.
Collaborer avec d'autres assistantes ou assistants de la direction en échangeant régulièrement des informations et en participants à des activités communes.
Assumer le rôle de coordonnateur de la communication entre la direction et les parties prenantes, y compris le cabinet du recteur.

Exigences

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en administration générale ou en bureautique. Toute formation supérieure ayant permis l'atteinte des compétences requises pourrait être considérée.
Cinq (5) années d'expérience pertinentes à l'emploi.
Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage.
Vitesse de frappe à 50 mots nets par minutes.
Maîtrise des langues française et anglaise.

Salaire et avantages

Davantage d’information sur le poste