DATE LIMITE POUR POSTULER : 17 juin 2025
RÉSUMÉ DU POSTE : SOUS LA SUPERVISION DIRECTE DU DIRECTEUR DES SERVICES AUX ÉTUDIANTS, ACCOMPLIT LES TÂCHES ADMINISTRATIVES ET CLÉRICALES AUX SEIN DES SERVICES AUX ÉTUDIANTS
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
Le(la) titulaire :
- remplace la réceptionniste à l’accueil pendant l’heure du dîner, les périodes de pointe, les absences et les vacances ;
- accueille les visiteurs, fournit des renseignements généraux et/ou les dirige vers les services appropriés ;
- évalue les besoins des étudiants à l’aide de questions structurées afin d’assurer une référence vers le professionnel approprié ;
- planifie les rendez-vous dans Outlook pour le service de counseling et possiblement d’autres départements ;
- classe et retrouve les dossiers des étudiants pour le service de counseling ;
- tient à jour les registres de présence du personnel, les congés de maladie, les vacances et les congés sociaux ;
- utilise un terminal informatique, un traitement de texte (MS Word, MS Excel, Clara, JACAA) ;
- saisie des données dans JACAA à des fins statistiques (SRA) ;
- informe les étudiants quant aux services offerts tels que les ateliers, les visites, les groupes d’exploration de carrière, les périodes de disponibilité sans rendez-vous et les rendez-vous pour le counseling et autres services disponibles ;
- diriger les étudiants vers les ressources appropriées au sein des Services aux étudiants (Aide financière, Activités étudiantes, Services de santé) et à l’extérieur (Bureau du registraire, Formation continue, SUJAC) ;
- participe à diverses tâches au sein des Services aux étudiants, telles que : préparation des factures pour les services de bar, de cafétéria et d’autobus du Collège, soutien administratif, etc. ;
- évalue les besoins des étudiants à l’aide d’un triage structuré pour assurer une référence adéquate ;
- évaluer la gravité des urgences et contacte le professionnel approprié ;
- rédige des lettres et des notes de service ;
- prépare les bons de transfert pour les frais d’autobus ;
- commande et distribue la papeterie pour le département et distribue le courrier ;
- effectue toute autre tâche administrative et cléricale pouvant lui être confiée.
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :
Formation :
Diplôme d'études secondaires (DES) ou diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée ou posséder un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Exigences spécifiques :
- Au moins une (1) année d’expérience pertinente (un atout)
- Maitrise de l’anglais
- Français – niveau intermédiaire à l’oral
- Connaissances informatiques (Excel et Word)
- Connaissance de Clara et JACAA est un atout
- Capacité à interagir avec les gens de manière agréable et efficace
- Excellentes habiletés interpersonnelles
- Grande intelligence émotionnelle
- Très grande empathie et capacité à maintenir un environnement calme lors de la gestion de demandes urgentes
Des tests pourraient être exigés afin d'évaluer les connaissances suivantes :
- Anglais (niveau avancé à l’oral et à l’écrit, en compréhension et en production)
- French (niveau intermédiaire à l’oral)
- Word (niveau de base)
- Excel (niveau de base)
Niveau de salaire
Agente ou agent de soutien administratif, classe I (C505) - 24,99 $ - 27,95 $
À John Abbott, vous pouvez créer une carrière qui vous plaît, et nous pensons que vous garder en bonne santé et heureux est un élément essentiel de votre développement. Outre la sécurité de l'emploi et des collègues fabuleux, voici quelques avantages que nous offrons :
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La vie à la JAC
Plus qu'un lieu de travail, JAC est une communauté qui vous accueille, quels que soient votre apparence, vos origines ou ce que vous aimez faire pendant votre temps libre. Ici, vous trouverez plus que des "collègues" ; les gens de JAC sont des mentors, des compagnons de café (ou de thé !), des membres de l'équipe, des partenaires de déjeuner... Et cela commence par notre directeur général : terre-à-terre, joyeux et dévoué à la création d'un environnement dynamique où les gens prennent soin les uns des autres. Travailler ici est plus qu'un emploi, c'est une carrière enrichissante. C'est votre chance de participer à de nouveaux projets ou de créer les vôtres ! Quoi qu'il en soit, explorez ce qui vous intéresse. Nous vous fournirons les technologies et les occasions d'apprendre et de vous développer en permanence.
Tout le monde est invité à postuler !
Notre collège souscrit à un programme d'égalité d'accès à l'emploi et encourage les candidats qualifiés à postuler. Nous remercions les candidats de nous soumettre leur curriculum vitae. Nous ne contacterons que les personnes sélectionnées pour une entrevue. Il se peut que nous fassions passer des tests psychométriques et que nous évaluions les compétences en communication écrite et orale en français et en anglais ainsi que les compétences en informatique.
Veuillez cliquer sur le lien www.johnabbott.qc.ca/career afin de consulter l'affichage pour le poste d'agente ou agent de soutien administratif, classe I ; poste permanent à temps complet ; no. 2710
