Description

Résumé du poste
POSTE NON-SYNDIQUÉ
IMPORTANT: En vigueur immédiatement
DATE LIMITE POUR POSTULER: Le 2 juin 2025
Considérant les consignes mnistérielles relatives au gel du recrutement dans la fonction
publique émises par le Secrétariat du Conseil du trésoir et effectives depuis le 1er
novembre 2024, seules les candidatures des personnes employées ayant un status de
personne employée
régulière au Collège et dans le réseau collégial pourront être prises en considération
pour le comblement d'un affichage qui n'est pas en service direct aux personnes
étudiantes.
RÉSUMÉ DU POSTE :SOUS LA SUPERVISION DIRECTE DU DIRECTEUR GÉNÉRAL, L'ADJOINT(E) DE
DIRECTION EFFECTUE UNE VARIÉTÉ COMPLÈTE D'ACTIVITÉS DE SOUTIEN ADMINISTRATIF EN FAISANT
PREUVE D'UNE GRANDE INDÉPENDANCE. L'ADJOINT(E) DE DIRECTION TRAVAILLE EN ÉQUIPE ET
ASSURE LA LIAISON ENTRE LE DIRECTEUR GÉNÉRAL ET L'ÉQUIPE DE DIRECTION DU COLLÈGE.
L'ADJOINT(E) ASSISTE LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DANS LA COMPILATION D'INFORMATIONS
PRÉLIMINAIRES, ANTÉRIEURES ET SOMMATIVES, SELON LES BESOINS.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
Administration générale
• Fournir un soutien administratif et analytique très efficace tout en préservant la confidentialité et
la discrétion :
• Identifier les questions prioritaires à l'attention du directeur général, programmer les réunions
nécessaires, rassembler les documents de base pertinents et préparer l'ordre du jour ;
• Analyser l'ensemble de la correspondance, des rapports et des soumissions reçus en veillant à ce
que soient jointes toutes les informations complémentaires ou clarifiantes ainsi que tous les
commentaires ou recommandations personnels pertinents ;
• Assure le suivi de toutes les demandes adressées au DG, notamment celles provenant des
autorités gouvernementales ou ministérielles, de la Fédération des cégeps, de la communauté
interne, des parties externes, etc ;

• En l'absence du directeur général, s'assurer que les questions urgentes sont d'abord portées à
l'attention du directeur général par le biais de dispositifs électroniques (courriel, téléphone cellulaire,
etc.) et, si nécessaire, à l'attention d’un autre responsable désigné ;
• rédiger des lettres et des mémorandums en anglais et en français ;
• répondre au téléphone et au courrier électronique à la demande du directeur général ;
• examiner les plaintes, les demandes, etc. et agir le cas échéant ou renvoyer à d'autres
départements du Collège ;
• examiner toute la correspondance, tous les rapports et toutes les soumissions sortants pour en
vérifier la présentation, l'exactitude grammaticale et l'exhaustivité, en demandant des informations
supplémentaires ou des éclaircissements si nécessaire, afin de fournir une réponse complète et
rapide ;
• établir et maintenir un système de contrôle des rapports avec le personnel du collège afin
d'assurer le suivi des demandes du directeur général ;
• tenir à jour l'agenda du directeur général et programmer les rendez-vous ;
• rassembler, analyser et traiter des données ou des informations en vue d'aider à la préparation
de présentations Power Point et de rapports de synthèse conformément aux spécifications du
directeur général et en prévision des engagements de la DG ; • maintenir une connaissance
approfondie de l'organisation du Collège, de ses objectifs, de ses buts, de ses problèmes et de ses
priorités actuelles.
• gérer la section du directeur général sur l'intranet du Collège et d'autres plateformes (par exemple
SharePoint) ;
• contrôler l'utilisation de la signature électronique du directeur général ;
• tenir à jour le calendrier des vacances des directeurs ;
• enregistrer les absences/vacances du directeur général, des directeurs et des TEPA pour la
Fondation
• effectuer d'autres tâches sur demande.
Réunions et événements
• Coordonner les réunions, les conférences et les événements spéciaux entre le directeur général et
les cadres supérieurs, d'autres collèges et universités, des agences extérieures, des représentants
de ministères et d'agences gouvernementales (internationales, fédérales, provinciales et
municipales), des organisations du secteur privé, des entreprises et des particuliers :
• accueillir les visiteurs au bureau du directeur général ;
• organiser des services spéciaux (repas, parking, etc.) ;
• organiser des événements spéciaux ;
• organiser les déplacements, l'hébergement et/ou d'autres arrangements ;
• sur demande, assister aux réunions, rédiger et transcrire les procès-verbaux.
Projets spéciaux
• Responsable de la direction et de l'exécution de projets spéciaux pour le bureau du directeur
général (par exemple : révision du plan stratégique, initiatives en matière d'assurance qualité, etc.)
Budgets
• Contrôler et suivre les budgets et les rapports financiers pour les principaux projets (internes et
gouvernementaux) ;
• Contrôler les budgets approuvés ;
• informer le directeur général des dépenses du bureau et lui signaler toute anomalie ;
• préparer et traiter les factures et les paiements pour les comptes du directeur général ;
• autoriser les dépenses dans le cadre d'une délégation de pouvoir autorisée
Conseil d'administration:
• secrétaire du conseil d'administration;
• préparer les résolutions et les extraits du conseil, y compris la traduction ;
• Suivi des décisions du conseil d'administration
• transmission au MEES des décisions et des nominations, le cas échéant ;
• organiser les élections des membres du conseil d'administration et participer au processus -
étudiants, parents, personnel de soutien, enseignants ;
• Interagir directement avec les administrateurs du MEES pour assurer la nomination des membres
du conseil d'administration dans les délais impartis.

• mettre à jour et fournir la liste des organisations socio-économiques et commerciales de la
communauté ;
• organisation de l'information en vue de la décision du conseil d'administration concernant
certaines catégories de membres du conseil d'administration ;
• assurer la liaison et les arrangements administratifs avec les membres du conseil d'administration
;
• organiser les réunions/réceptions du conseil d'administration ;
• l'organisation et le fonctionnement des comités de sélection des directeurs généraux et des
directeurs adjoints ;
• préparer les réunions du conseil d'administration et du comité exécutif, y compris les ordres du
jour, les procès-verbaux et les documents, y compris leur livraison, la commande de nourriture, la
délivrance de certificats, la mise à jour des listes, la création d'index des procès-verbaux,
l'organisation des dossiers des nouveaux membres.
• compiler les résultats de l'enquête du conseil d'administration et préparer des rapports pour
analyse.

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Exigences

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :
Formation :
DEC - de préférence en administration des affaires - administration générale ou équivalent
Exigences spécifiques :
• 3 ans d'expérience directement liée
• excellente connaissance numérique et des applications Microsoft Office
• connaissance supérieure des procédures de bureau
• bonnes compétences organisationnelles
• anglais - niveau avancé à l'oral et à l'écrit
• français - oral et écrit avancés
• capacité supérieure à traiter les gens de manière agréable, avec tact et discrétion
• capacité à travailler de manière autonome et coopérative avec un minimum de supervision
Des tests pourraient être exigés afin d'évaluer les connaissances suivantes :
- Word (niveau intermédiaire)
- Excel (niveau intermédiaire)
- Français (niveau avancé à l’oral et à l’écrit en production et en compréhension)
- Anglais (niveau avancé à l’oral et à l’écrit en production et en compréhension)