Technicienne, technicien en administration
Référence : 78000000014
Durée : Emploi temporaire Temps complet
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mercredi 21 mai 2025, à 17 h
Polytechnique Montréal est fière de faire partie de la liste « Les meilleurs employeurs de Montréal » 2025 de Mediacorp Canada.
EN SAVOIR PLUS
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité de la cheffe de section, recrutement étudiant et éveil aux sciences, la personne recherchée collabore à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives. Elle assure la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations administratives, financières, matérielles et l'organisation du travail.
Principales responsabilités
- Discute avec les personnes concernées des nouveaux projets administratifs que ces dernières veulent entreprendre afin de bien comprendre l'orientation de ces projets, la précision qu'ils requièrent et les possibilités techniques quant à leur réalisation et assure la responsabilité de l'aspect technique de tous les travaux requis pour la réalisation de ces projets (p. ex. : mise à jour de procédures liées à la coordination des ambassadeurs);
- Participe au développement et à l'implantation de procédures administratives. Assiste à des réunions avec la direction, met en place les nouvelles procédures (p. ex. : standardisation des courriels modèles, amélioration du processus de traitement des demandes via les boîtes courriel);
- Coordonne et supervise le bon fonctionnement d'activités de son secteur exigeant des connaissances spécialisées;
- Collige, codifie et analyse des données, des rapports et des statistiques reliés à son secteur d'activité (p. ex. : compilation des statistiques de Service à la clientèle — courriels et appels.);
- Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi d'activités administratives, comptables et financières telles que les commandes et l'inventaire de fournitures, les appels d'offres, la préparation des budgets, la production des états financiers, la gestion des contrats d'entretien, l'analyse de l'évolution des revenus et dépenses, la vérification de demandes d'achat et paiement, l'ouverture de comptes, la collection des comptes à recevoir, la gestion des petits projets, la facturation de projets de recherche, le contrôle des exportations et des normes d'ameublement;
- Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion de la clientèle étudiante. Effectue les prévisions selon différents regroupements, la préparation et la vérification de rapports et de données statistiques (p. ex. : compilation des statistiques de Service à la clientèle — courriels et appels.);
- Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi d'activités telles que la mise à jour et les corrections du système informatisé, la rédaction et la mise à jour du procédurier des opérations, la planification, l'organisation et le suivi de différents traitements informatiques (p. ex. : rédaction de guides internes pour l'organisation de concours);
- Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi administratif relié à la coordination et à la planification d'activités de recrutement et de conversion. Assume la responsabilité des communications avec les participants et les diverses parties prenantes;
- Prépare et rédige des rapports; approuve des formulaires administratifs;
- Effectue des recherches relatives à son champ d'activités. Résout les problèmes qui lui sont soumis;
- Communique avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements de nature technique;
- Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail et en vérifier l'exécution (p. ex. : soutien à la coordination et la formation des ambassadeurs);
- Consulte divers magazines et ouvrages spécialisés et se tient au courant des développements dans son domaine. Utilise les logiciels pertinents à son domaine d'activités et participe au développement de nouvelles applications (p. ex. : mise à jour continue sur les outils de marketing relationnel ou de gestion de base de données pour le recrutement étudiant);
- Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que : système informatisé de traitement de l'information, photocopieur;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en technique administrative ou en technique pertinente à la fonction.
Expérience
- Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise du français parlé et écrit.
- Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique).
Rémunération
Classe 9 (31,95 $ à 42,87 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 21 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel
- Régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi temporaire.
Temps complet - 35 heures par semaine.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : mercredi 21 mai 2025, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/681b6a906e59e8e7b08dbd3b/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 9 (31,95 $ à 42,87 $).
