Sous la direction du ou de la supérieur(e) immédiat(e), cette personne exécute différents travaux afin de le-la dégager de certaines tâches administratives ou académiques et assure la bonne marche du bureau en son absence.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://ru.uqam.ca/NBN31.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Contexte
L’Université du Québec à Montréal (UQAM) est un acteur incontournable de la relance du Quartier latin. Plus important propriétaire foncier et immobilier du quartier dénombrant un peu plus de 40 000 usagers entre personnes étudiantes et membres du personnel, l’Université est engagée depuis plus de cinquante-cinq ans auprès des communautés locales. Cet engagement s’incarne par les trois missions universitaires - enseignement, recherche et création, et services aux collectivités - et plus récemment par la création du poste de Vice-rectrice associée à la Relance du Quartier latin. Le mandat de la Vice-rectrice associée est d’établir et de mettre en œuvre un plan d’action institutionnel de relance du Quartier latin (PAIR-QL) fédérant les forces vives de l’UQAM et du quartier en faveur du développement social, économique, culturel et urbain. Dans ce contexte, la vision énoncée est celle d’un quartier apprenant, c’est-à-dire, un quartier aménagé à l’échelle humaine… Cette vision s’articule autour d’un parcours culturel à vocation socio-éducative autour d’enjeux du quartier comme la valorisation de la langue française, la francisation, la médiation sociale et culturelle, l’agriculture urbaine et la sécurité alimentaire, l’entreprenariat social.
Nous recherchons donc une assistante de direction pour assurer les tâches administratives pour assister la Vice-Rectrice dans son mandat :
Gestion de l’agenda
- Gérer l’agenda de la Vice-Rectrice associée à la Relance au Quartier latin
- Convoquer des rencontres avec des partenaires externes, des professionnels de l’Université et tout autre membre de la communauté de l’UQAM. Faire des suivis personnalisés auprès d’eux pour leur envoyer des documents ou s’assurer de leur présence lors des rencontres.
Mise en page/ Création de supports
- Préparer des présentations PowerPoint de qualité sur le plan graphique en appui à la Vice-rectrice (mise en page, graphisme)
- Mettre en page des rapports ou des documents de demandes de subvention
Administration
- Faire des comptes rendus de comités divers (comité aviseur, assemblée des partenaires, comité directeur)
- Réserver des salles, commander le traiteur, gérer et mettre en place la logistique dans les salles requises pour tenir des rencontres, des comités et des ateliers.
- Faire des suivis administratifs de projets en cours soit avec les bailleurs de fonds ou les partenaires
- Faire des contrats en lien avec des projets de la relance du Quartier latin
- Payer des factures de fournisseurs (ou faire le lien avec les services compétents à l’UQAM)-
- La liste des tâches n’étant pas exhaustive, l’agent de recherche et planification pourra être amené à réaliser d’autres mandats confiés par la Vice-rectrice associée à la Relance du Quartier latin de l’UQAM
Groupe d'emploi : Soutien administratif
Numéro du poste : Contrat temporaire d’un an
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Possibilité de faire un 4 jours semaine
Pavillon : D : Athanase-David
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée (secrétariat, graphisme, communication etc.)
Expérience : Trois (3) années d'expérience pertinente
Autres :
- Très bonne capacité de rédaction
- Connaissance suite Office 365
- À l’aise avec les outils Indesign, Photoshop pour la création de visuels (atout)
Salaire : Entre 48 181 $ et 64 248 $
Classement salarial : 6
