Cette personne exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
1. Planifie, organise, coordonne et évalue les activités administratives dont elle a la responsabilité. Voit au bon déroulement et à la réalisation des activités à l'intérieur des échéanciers établis;
2. Collabore au développement des objectifs et des orientations de l'unité à laquelle elle est associée; collabore à l'élaboration de différents documents tels que plan triennal, plan annuel d'activités et norme institutionnelle;
3. Recueille et analyse les besoins reliés aux activités sous sa responsabilité ou au fonctionnement de son unité en termes de ressources humaines, matérielles, financières, de répartition et d'aménagement des espaces; effectue les recherches appropriées, prépare ou collabore à l'élaboration des documents qui y sont associés tels que budget d'investissement et plan d'effectifs; assure le suivi auprès des unités administratives concernées et solutionne les problèmes qui y sont associés;
4. Analyse différents dossiers et formule à la personne désignée des recommandations afin d'apporter les correctifs appropriés; prépare, aux fins de suivi
administratif, différents documents tels que devis, contrat, protocole d'entente et les soumet à la signature des intervenantes, intervenants concernés; réalise des études associées à des dossiers spécifiques;
5. Ventile, gère et contrôle les dépenses associées aux budgets dont elle a la responsabilité tels que budget d'investissement, budget de fonctionnement et fonds spéciaux; prépare et vérifie des rapports, statistiques et prévisions budgétaires et formule à la personne désignée les recommandations
appropriées;
6. Élabore différents outils de gestion; rédige, tient à jour et voit à l'application ainsi qu'à la diffusion des politiques et procédures reliées aux activités
dont elle a la responsabilité;
7. Communique avec différentes intervenantes, différents intervenants tels qu’université, organisme externe, clientèle étudiante et personnel enseignant afin de les informer, de les conseiller, d'obtenir ou de transmettre des renseignements ayant un lien avec ses activités;
8. Agit, lorsque requis, à titre de représentante de la personne désignée tant à l'interne qu'à l'externe; prépare, convoque, anime et participe à des réunions ; rédige les procès-verbaux, les comptes rendus ou autres documents visant à assurer le suivi des décisions ou des travaux en découlant;
9. Agit à titre de personne ressource dans le cadre des travaux de différents comités ou dans la résolution de problèmes particuliers dérogeant de la réglementation, politiques et procédures en vigueur;
10. Collabore au développement, à l'implantation et à la mise à jour des programmes et systèmes informatiques reliés à son champ d'activités;
11. Peut être appelée à diriger du personnel de soutien, à collaborer à son entraînement, à répartir le travail, à en vérifier l'exécution et, à la demande de la notatrice, du notateur, à donner son avis lors de la notation;
12.Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis;
13. La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une salariée, un salarié occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l’évaluation.
EXIGENCES NORMALES :
Numéro du poste :
Emploi provisoire pour une durée de trois (3) mois
Horaire :
Régulier 35 heures / semaine
Pavillon :
J : Judith-Jasmin
Scolarité et expérience :
Baccalauréat en administration
Deux (2) années d’expérience pertinente
Ou
Baccalauréat dans une discipline appropriée
Deux (2) années d’expérience pertinente en administration
Salaire :
Entre 56 931 $ et 105 408 $
Classement salarial :
11
