Description

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Situé sur un bel espace vert au cœur de l'arrondissement St-Laurent

Le Cégep Vanier un établissement public de langue anglaise qui compte environ 1 000 employés à temps plein et à temps partiel, plus de 6 000 étudiants de jour et une direction de la formation continue florissante qui fournit des services aux étudiants adultes, aux étudiants étrangers ainsi qu'aux clients de la communauté et des entreprises.

Outre les Québécois anglophones et francophones, notre environnement multiculturel accueille des enseignants, des employés et des étudiants originaires de plus de 90 nations différentes du monde entier.

Notre établissement s'engage à assurer une représentation au sein de sa communauté. Le Cégep Vanier accueille les candidatures des membres des minorités visibles, des minorités ethniques, des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées, des personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que d'autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. L'établissement maintient son engagement pour l'excellence en éducation et reconnaît que l'augmentation de la diversité de son personnel contribue à cet objectif.

Titre d’emploi: Agent ou agente de soutien administratif, classe I (remplacement)

Numéro de référence: S-24-25-3551

Catégorie d’emploi:Soutien

Direction Direction des études

Services: Systèmes académiques – Registraire

Superviseur:Andrea Ramirez

Statut d’emploi: Remplacement à temps plein

Durée du contrat: 27 juin 2025 ou jusqu'au retour du titulaire à son poste

Lieu du travail: Cégep Vanier

Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)

Début de l’affichage: 7 Mars 2025

Fin de l’affichage: 13 mars 2025 à 17h00

Échelle salariale: $24.36 - $27.24

Date de début: 7 avril 2025

Description:

Sous la supervision du cadre responsable, l'agent(e) de référence fournit des services d'admission aux étudiants, aux professeurs, au personnel et aux visiteurs, tout en effectuant diverses tâches administratives et de bureau.

Plus particulièrement, mais sans s'y limiter, l'agent(e):

Fournit et supervise les services d'admission aux étudiants, à la faculté, au personnel et aux visiteurs du bureau du registraire;
Assure le service d'accueil des admissions au sein du bureau du registraire;
Prépare des modèles et produit de la correspondance, des formulaires, de la saisie de données, des notes de réunions et diverses demandes concernant le bureau des admissions;
Répond aux demandes et à la correspondance en personne, par écrit, par téléphone et par voie électronique adressées au bureau des admissions;
Veille à ce que toutes les demandes d'informations relatives à l'admission soient traitées avec courtoisie, tact et respect et à ce qu'un service précis soit fourni aussi rapidement et efficacement que possible;
Planifie et coordonne les rendez-vous des candidats potentiels et des étudiants actuels de Vanier;
Participe à la vérification et à l'archivage des documents d'admission des étudiants et s'assure de la conformité de tous les dossiers des étudiants;
Met à jour le site Web d'Admission Vanier avec des informations et des ressources importantes pour guider les étudiants potentiels et actuels;
Planifie et surveille les tests de placement des étudiants (anglais et français) au besoin;
Supervise l'exactitude de toutes les demandes de transfert de programme des étudiants, entre les codes de verdict d'admission et émet les lettres des étudiants en conséquence;
Répond aux demandes de renseignements du public, par téléphone, par courriel, par MIO et au comptoir, concernant tous les programmes du collège, les conditions d'admission, les préalables aux cours ou aux programmes, les procédures de demande d'admission, l'état du dossier, les processus d'admission, les questions relatives à la résidence au Québec, toutes les politiques et procédures académiques et toutes les autres questions liées au bureau des admissions;
Répond aux courriels du bureau des admissions et les redirige, si nécessaire, vers le personnel approprié du bureau des admissions et/ou les départements du collège Vanier;
Répond aux demandes de renseignements de la communauté concernant les activités liées aux admissions;
Effectue la saisie des données, la numérisation des documents pertinents et s'assure que les données dans les systèmes pédagogiques (Clara/Omnivox) sont à jour;
Veille à l'exactitude des informations enregistrées dans les dossiers communs d'admission sur le disque O:;
Est responsable de la distribution précise des informations et du matériel promotionnel en interne lors des journées portes ouvertes et des soirées d'information, et en externe lors des visites des lycées et des événements de recrutement organisés par les conseils scolaires;
Participe à tous les processus liés à la correspondance des documents des étudiants dans le département;
Assiste dans toutes les procédures relatives à la correspondance des documents étudiants au sein du département;
Vérifie les dossiers des étudiants/candidats pour s'assurer qu'ils disposent d'une preuve de résidence et d'autres documents/informations requis, demande et met à jour les données des étudiants/candidats, le cas échéant, et classe les documents de manière appropriée;
Participe à la procédure d'inscription des étudiants, le cas échéant;
Participe à la formation du personnel;
Assiste dans le traitement des équivalences de cours et des transferts de programme des étudiants;
Remplace d'autres membres du personnel du bureau des systèmes académiques et du registraire, le cas échéant;
Participe aux activités du bureau des systèmes académiques et du registraire, le cas échéant.

Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.

Classification: Agent ou agente de soutien administratif, classe I

Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)

Contrat: 27 juin 2025 ou jusqu'au retour du titulaire à son poste

Exigences

Qualifications:

DEP avec une spécialité appropriée, ou diplôme d'études secondaires (DES), ou diplôme ou attestation d'études reconnus équivalents;
Au moins une année d'expérience pertinente.

Conditions liées au poste spécifique:

Expérience auprès d’étudiants ayant des besoins particuliers;
Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations;
Expérience de travail avec les technologies d'adaptation, un atout;
Capacité à fournir une assistance technique et logicielle aux étudiants, le cas échéant;
Excellentes compétences organisationnelles;
Capacité à travailler en équipe;
Très bonnes compétences en communication écrite et orale en anglais (à tester);
Bonnes compétences en communication écrite et orale en français (à tester);
Connaissance intermédiaire de Microsoft Word et Excel (à tester).